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A proposito dei flussi di lavoro

Scopri flussi di lavoro predefiniti e digitalizzati per semplificare i tuoi processi

Come creare e configurare un flusso di lavoro

Hai due modi per creare un flusso di lavoro:

  1. Da un modello: I modelli sono costituiti da fasi e attività predefinite, che facilitano l'impostazione di un flusso di lavoro. Sono completamente personalizzabili e consentono di adattare il flusso di lavoro alle tue esigenze specifiche. È una soluzione flessibile per organizzare molti tipi di attività di onboarding e offboarding, risparmiando tempo.
  2. Da zero: inizia a costruire il tuo flusso di lavoro da zero, con la massima libertà e flessibilità nel progettare il processo in base alle tue esigenze.

 

Per creare un flusso di lavoro da un modello

  1. Dalla barra laterale, fai clic su Flussi di lavoro
  2. Scegli il modello che ti serve tra Onboarding o Offboarding e fai clic su di esso
  3. Fai clic su Usa questo modello
  4. Apparirà l'anteprima del modello, leggila e clicca su Avanti
  5. Inserisci un nome per il flusso di lavoro e una descrizione
  6. Fai clic su Usa questo modello

7. Verrai reindirizzato alla pagina di configurazione
8. Controlla tutte le fasi e le attività e, se necessario, modificali o eliminali facendo clic sull'icona dei tre puntini

💡 Puoi anche aggiungere nuove fasi e/o attività.

 

 


 

Per creare un flusso di lavoro personalizzato

  1. Dalla barra laterale, fai clic su Flussi di lavoro
  2. Fai clic su Flusso di lavoro personalizzato
  3. Fai clic su Nuovo flusso di lavoro 
  4. Inserisci un nome per il flusso di lavoro e una descrizione
  5. Scegli la Categoria: Personalizzato, Onboarding o Offboarding
  6. Fai clic su Crea

 

Come aggiungere una fase

  1. Dalla pagina di Configurazione, fai clic su Nuova fase
  2. Inserisci il nome
  3. Seleziona la progressione delle fasi, cioè le fasi o i passaggi sequenziali coinvolti in un particolare flusso di lavoro:
  • Programmata: Stabilisci quando vuoi che questa fase abbia inizio. Questa condizione consente di configurare l'attivazione della fase in base a date relative. Se questa fase è la prima del flusso di lavoro, non si avvierà automaticamente se la data di attivazione non è ancora arrivata. 
  • Automatica: la fase verrà attivata una volta completate le attività obbligatorie della fase precedente. Se questa fase è la prima del flusso di lavoro, verrà avviata non appena verranno aggiunti i dipendenti.
  • Manuale: Questa fase inizia solo quando viene attivata manualmente.

Solo le persone con l'autorizzazione Modifica flusso di lavoro e i dipendenti assegnati al flusso di lavoro possono vedere le fasi.

❗Se è necessario modificare la progressione delle fasi:

  1. Dalla barra laterale, vai su Flussi di lavoro
  2. Dall'elenco dei flussi di lavoro, vai al flusso di lavoro in questione
  3. Vai alla scheda Configurazione
  4. Scegli una fase, quindi fai clic sull'icona dei tre puntini 
  5. Fai clic su Modifica fase 
  6. Modifica la progressione delle fasi 
  7. Clicca su Salva
 

La progressione delle fasi può essere modificata manualmente abilitando l'esecuzione parallela, liberandosi dai vincoli dell'esecuzione lineare e rendendo i flussi di lavoro più dinamici ed efficienti.

Per modificare manualmente la sequenza delle fasi:
1. Apri il flusso di lavoro in questione
2. Nella scheda Dipendenti, seleziona il dipendente per il quale si desidera modificare la sequenza delle fasi
3. Vai alla fase che vuoi attivare e fare clic su Inizia questa fase

 

 

Come aggiungere un'attività

  1. Dalla pagina di Configurazione, fai clic su Nuova attività
  2.  Seleziona il tipo di attività:
    1.  Attività personalizzata
    2. Informazioni personali
    3. Informazioni aggiuntive del dipendente (campi personalizzati)
    4. Informazioni sull'ID
    5. Informazioni sul conto bancario
    6. Caricamento di file
    7. Richiesta di completamento di documenti
  3. Clicca su Avanti
  4. Configura l'attività
  5. Clicca su Avanti
  6. Controlla che tutto sia corretto dall'anteprima e clicca su Salva attività

❗Un flusso di lavoro per funzionare correttamente deve avere almeno una fase con un'attività e almeno un assegnatario.

 

 


 

Panoramica delle attività

Dalla pagina di panoramica delle attività, è possibile vedere i dati più importanti del flusso di lavoro e l'elenco delle attività in sospeso. È possibile visualizzare:

- Flussi di lavoro in corso
- Attività obbligatorie in sospeso
- Attività obbligatorie in ritardo

Puoi filtrare la lista per creare visualizzazioni specifiche.

 

È possibile intervenire sulle attività che non sono state ancora completate inviando dei promemoria alle persone con attività in sospeso. È sufficiente cliccare su Invia un promemoria. I promemoria verranno inviati alla posta elettronica e alla casella di posta di Factorial.

 

 


 

Pagina Dipendenti

Dalla pagina dipendenti è possibile aggiungere uno o più dipendenti al flusso di lavoro. Nella panoramica possiamo vedere:

  • Nome dipendente
  • Fase in cui si trova
  • Quante attività sono state completate rispetto al numero totale di attività nella fase
  • Quando è la data di scadenza dell'attività successiva

Solo le persone con l'autorizzazione Modifica flusso di lavoro e i dipendenti assegnati al flusso di lavoro possono vedere la pagina panoramica.

 

 

Per aggiungere dipendenti al flusso di lavoro

  1. Dalla pagina Dipendenti, fai clic su Aggiungi dipendente
  2. Seleziona i dipendenti
  3. Fai clic su Aggiungi dipendenti

💡 Per ciascun dipendente vengono visualizzati:

  • Lo stato di ogni fase
  • Attività completate e in sospeso
  • Assegnatari dell'attività
 

💡 Quando un flusso di lavoro attiva una nuova fase, tutte le sue attività vengono assegnate contemporaneamente a persone diverse.

 

 


 

Notifiche

Gli assegnatari e i dipendenti, ogni volta che viene attivata una nuova fase, vedranno le nuove attività nella posta in arrivo e nella sezione attività. Riceveranno anche un'email contenente tutte le nuove attività. Queste attività avranno una sequenza temporale che mostra la fase in cui si trovano nel processo.

Quando un'attività viene completata, verrà automaticamente contrassegnata come completata anche nella vista del manager.

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