Questo articolo è per: team finanziari e amministratori.
Una volta che Factorial è connesso a DATEV, invia le spese approvate e le loro ricevute al tuo cliente DATEV (Mandant) in pochi clic, così il tuo consulente fiscale ha tutto senza che nessuno debba digitare o caricare. Scegli tu quando inviare, quindi DATEV riceve solo ciò che hai controllato.
Invia spese a DATEV
Panoramica
Solo le spese che sono Approvate, In busta paga, Inviate per pagamento o Pagate vengono inviate.
Cosa ti serve: Factorial connesso a DATEV, con ogni entità legale che mostra Pronto (vedi Come collego Factorial a DATEV?), e permesso per gestire le spese.
Come usare
- Controlla che la connessione sia attiva: in Impostazioni > Spese > Integrazioni, la scheda Connessione mostra Connesso. Se mostra Riconnessione necessaria, clicca Collegati a DATEV e accedi di nuovo.
- Vai a Spesa > Spese dei dipendenti > Spese.
- Seleziona le spese approvate, o filtra per Stato di sincronizzazione = Sincronizzazione in sospeso.
- Clicca Sincronizza con DATEV.
- Controlla la revisione e clicca Sincronizza.
La revisione, la colonna Stato di sincronizzazione e cosa significa ciascuno stato funzionano come per qualsiasi connessione. Vedi Come invio spese al mio software di contabilità?
Controlla cosa ha accettato DATEV
Come usare
- Vai a Impostazioni > Spese > Integrazioni e apri la scheda Registro di elaborazione.
- Ogni invio mostra il mese, il cliente (Mandant), il libro (Rechnungseingangsbuch, il libro delle fatture in entrata, o Kassenbuch, il libro cassa) e il suo Stato: In elaborazione, Completato, Parzialmente accettato, Fallito o Controlla in DATEV.
- In DATEV, il tuo consulente fiscale elabora i Belege (le ricevute e i voucher). Per il Kassenbuch, finalizzano le voci (Festschreiben) nel Kassenbuch online.
Consigli e migliori pratiche
- Concorda un ritmo con il tuo consulente fiscale, ad esempio inviando ogni venerdì, in modo che DATEV sia aggiornato prima che inizino.
- Collegati proprio prima di inviare. La connessione scade dopo circa 11 ore.
- Controlla il Registro di elaborazione dopo ogni invio, non solo quando qualcosa sembra sbagliato.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
| Cosa vedi | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Riconnessione necessaria | La connessione di 11 ore è terminata | Clicca Collegati a DATEV e accedi di nuovo |
| Parzialmente accettato o Controlla in DATEV | Alcune spese sono state rifiutate, o il risultato non è chiaro | Apri il Registro di elaborazione. Controlla i Belege di DATEV online prima di inviare di nuovo, così niente viene registrato due volte |
| Una spesa è cambiata dopo essere stata inviata | DATEV non può aggiornare un Beleg già registrato, quindi Factorial non lo invia di nuovo | Correggilo in DATEV e clicca Accetta come esportato, oppure, solo se DATEV non lo ha, clicca Non registrato in DATEV così la prossima sincronizzazione lo invia di nuovo |
| Impossibile esportare, Conti che DATEV rifiuterebbe o "Questo cliente non ha Kassenbuch" | Un problema di configurazione con il cliente o i suoi conti | Vedi la risoluzione dei problemi in Come collego Factorial a DATEV? |
FAQ
1. Anche le ricevute vengono inviate?
Sì, ogni spesa va con la sua ricevuta.
2. Le spese vengono inviate automaticamente quando sono approvate?
No. Le invii dalla lista Spese quando sei pronto, così DATEV riceve solo ciò che hai controllato.
3. Dove vanno le spese con carta?
Nel Rechnungseingangsbuch, a meno che tu non abbia attivato il Kassenbuch per le carte aziendali. Allora le spese con carta in euro pagate con le carte scelte vanno al Kassenbuch. Le spese rimborsate vanno sempre al Rechnungseingangsbuch.
4. Quanto dura la connessione DATEV?
La registrazione DATEV dura circa 11 ore. Dopo di che, lo stato mostra Riconnessione necessaria. Collegati di nuovo proprio prima di inviare.
5. Posso inviare più mesi a DATEV in una sola volta?
Sì, ma DATEV prende un mese di Kassenbuch alla volta. Se invii più mesi, il più vecchio va per primo e gli altri seguono man mano che DATEV completa ciascuno.
6. Con quale frequenza dovrei inviare spese a DATEV?
Settimanale o a fine mese, ogni volta che il tuo consulente fiscale ha bisogno delle ultime spese. Dopo ogni invio, il Registro di elaborazione mostra cosa ha fatto DATEV, così sai se il tuo consulente fiscale ha tutto prima di iniziare.