Questo articolo è per: dipendenti, approvatori, team finance, admin e team HR.
Chiedi a One, il nostro assistente AI, con parole semplici e lui svolge il lavoro di Spese per te: le ricevute diventano spese, le code di approvazione si svuotano, le domande sulle spese trovano risposta. One opera entro i tuoi permessi: vede e fa solo ciò che potresti fare tu stesso.
Cosa può fare One per te
Panoramica
La tua azienda ha bisogno del modulo Spese e One deve essere disponibile per te. Apri One e di' cosa ti serve.
| Sei… | One può… | Prova a chiedere |
|---|---|---|
| Dipendente | Creare spese dalle ricevute, associarle ai pagamenti con carta, registrare i chilometri, modificare le bozze e correggere ciò che impedisce l'invio (budget, progetto, centro di costo, campo mancante), ritirare una spesa in attesa, raggruppare, eliminare o commentare, dire chi approva dopo, richiedere una carta virtuale o monouso, bloccarla o sbloccarla (blocca i nuovi pagamenti, reversibile), mostrare i limiti della carta | "Ecco le mie ricevute della trasferta a Leeds, creale" · "Chi deve approvare dopo la mia spesa per il taxi?" |
| Approvatore | Elencare la tua coda, approvare o rifiutare in blocco con le tue regole, richiedere modifiche, mostrare chi è il prossimo, rispondere alle domande sulle spese del team, inviare un riepilogo programmato o approvare con una programmazione (routine) | "Approva quelle conformi alla policy sotto i 20 €" · "Quanto ha speso il mio team in viaggi lo scorso trimestre?" · "Ogni lunedì, inviami le spese in attesa del mio team" |
| Team finance | Analizzare le spese in tabelle, grafici e dashboard, creare file Excel, PDF, PowerPoint o Word, impostare come pagata o annullare, controllare budget e avvisi | "Spese per centro di costo, ultimi 6 mesi" · "Esporta in Excel le spese del mio team del Q3" · "Quali budget sono superati?" |
| Admin | Configurare il flusso di approvazione e i controlli spese in chat, leggere tariffe e categorie, emettere carte, bloccare qualsiasi carta, aprire il conto carte per le spese, creare spese per conto di altri | "Approva automaticamente le spese sotto i 20 €" · "Qual è la diaria ufficiale per la Germania?" · "Emetti una carta virtuale con un limite mensile di 500 € per il nostro nuovo commerciale" |
| Team HR | Aggiungere le spese approvate alla busta paga corrente o successiva, oppure toglierle (dipende dai tuoi permessi e dal tuo piano) | "Aggiungi le spese approvate di Ana alla prossima busta paga" · "Togli la spesa dell'hotel dalla busta paga di Ana" |
Lettura e azioni
- Le domande riguardano solo le spese che puoi vedere. Se One non trova nulla, potrebbe essere perché non hai accesso.
- Le azioni vengono eseguite come te: se Factorial non te lo permetterebbe, non può farlo nemmeno One. La maggior parte delle azioni avviene non appena le chiedi; per l'eliminazione ti viene sempre chiesta conferma.
Dove lavora One
| Dove | Cosa cambia |
|---|---|
| Web | Tutto, comprese le dashboard e la configurazione delle impostazioni. |
| App mobile | Solo testo: niente dashboard, grafici o configurazione delle impostazioni. Le finestre di conferma vengono comunque mostrate. |
| Altri assistenti collegati a One | Solo testo, nessuna configurazione delle impostazioni; conferma le azioni scrivendo sì. |
| Routine (programmate) | Vengono eseguite con una programmazione senza di te, come te, e ti inviano il risultato via email. Possono anche agire, ad esempio approvare le spese che corrispondono alle tue istruzioni. |
Consigli e best practice
- Dillo in un solo messaggio quando sei sicuro, ad esempio "creale e inviale per l'approvazione". Altrimenti One crea le bozze e chiede prima.
- Controlla prima delle azioni in blocco. Approvare o impostare come pagata avviene subito, quindi chiedi prima a One di elencare le spese.
-
Passaggi completi per ruolo:
- Dipendenti: Come invio le spese mandando le ricevute a One? · Come richiedo il rimborso chilometrico? · Come modifico o ritiro una spesa? · Come raggruppo le spese di una trasferta? · Come elimino una spesa? · Come lascio un commento su una spesa? · Stati e avvisi delle spese · FAQ su Spese per i dipendenti · Come creo o richiedo una carta virtuale, fisica o monouso? · Come pago con la mia carta Factorial, aggiungo la ricevuta e la disattivo se la perdo?
- Approvatori: Come approvo le spese con One? · Come trovo le spese che devo approvare? · Perché una spesa resta in attesa o ha l'approvatore sbagliato? · Come configuro notifiche e avvisi delle spese?
- Team finance: Come analizzo le spese con One? · Come vedo quanto spende la mia azienda? · Come segno una spesa come pagata o annullo l'operazione? · Come rimborso le spese con un file SEPA?
- Admin: Come configuro il flusso di approvazione? · Come verifico le spese rispetto alla mia policy? · Come rileva Factorial automaticamente duplicati e altri errori? · Come scrivo una policy di spesa che One possa verificare? · Come aggiungo una spesa per conto di un'altra persona?
- Team HR: Come rimborso le spese tramite payroll? · Come configuro come appaiono le spese in busta paga? · Cosa succede alle spese quando un dipendente lascia l'azienda?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
One dice di non poter fare ciò che ho chiesto.
Non hai il permesso per farlo in Factorial, oppure lo stato della spesa non lo consente (ad esempio è già approvata). One fa solo ciò che potresti fare tu stesso.
One dice di non aver trovato spese.
One legge solo le spese che puoi vedere. Controlla il periodo e i filtri nella tua domanda, oppure chiedi a un admin del tuo accesso.
Dal telefono non riesco a vedere una dashboard né a configurare il flusso di approvazione.
Le dashboard e la configurazione delle impostazioni funzionano solo sul web. Nell'app mobile One risponde in testo.
FAQ
1. One chiede conferma prima di agire?
Per l'eliminazione, sempre. Quando crea spese dalle ricevute, crea bozze e chiede prima di inviarle, a meno che tu non abbia chiesto di inviarle nello stesso messaggio. Approvare, rifiutare e impostare come pagata avviene non appena lo chiedi.
2. Posso configurare il flusso di approvazione con One?
Sì, gli admin possono configurare il flusso di approvazione o i controlli spese chattando con One sul web.
3. Dove posso usare One?
Sul web di Factorial, nell'app mobile e in altri assistenti collegati a One.
4. One può vedere le spese dei miei colleghi?
Solo se potresti vederle in Factorial, ad esempio perché le approvi o hai il permesso di visualizzarle.
5. Che cos'è una routine?
Un'attività che One esegue con una programmazione, ad esempio "Ogni lunedì, inviami le spese in attesa del mio team". Viene eseguita come te e ti invia il risultato via email. Una routine può anche approvare spese con una programmazione, ad esempio "Ogni venerdì, approva le spese del mio team conformi alla policy sotto i 50 €", ma solo quelle che potresti approvare tu stesso. Controlla le istruzioni che One ti mostra prima di salvarla, perché viene eseguita senza che tu la supervisioni. Per approvare subito, vedi Come approvo le spese con One?