Questo articolo è per: admin, team finance e approvatori.
La maggior parte dei problemi con le spese nasce da poche abitudini: una ricevuta mancante, la categoria sbagliata, una spesa inviata dopo settimane. Qui sotto trovi indicazioni pronte da condividere, così ogni ruolo sa le poche cose che contano. Factorial si occupa del resto: può leggere le ricevute, verificare le spese rispetto alla tua policy e indirizzarle all'approvatore giusto.
Cosa dire ai dipendenti
I dipendenti vogliono essere rimborsati in fretta e non vedersi restituire le spese. Condividi queste cinque abitudini:
- Fotografa la ricevuta quando paghi. Scatta una foto nell'app Factorial o carica il PDF. Factorial compila importo, data, esercente e imposte a partire da essa.
- Controlla cosa ha letto Factorial, poi scegli la categoria. La categoria determina la contabilità, quindi Hotel e Pasti non sono intercambiabili.
- Indica a cosa serviva. "Pranzo con il cliente Acme, 3 persone" è meglio di "Pranzo".
- Leggi il controllo della policy prima di inviare. Mentre la spesa è in bozza, vedrai Pronta per l'invio oppure Da controllare prima di inviare, con il motivo. Correggi subito invece di vederla tornare indietro.
- Paghi con una carta Factorial? La spesa viene creata per te. Aggiungi solo la ricevuta.
Cosa dire agli approvatori
- Approva entro la scadenza della tua azienda, ad esempio due giorni lavorativi. Puoi approvare dall'app.
- Usa la raccomandazione. Ogni spesa mostra Approvazione consigliata, Verifica consigliata o Rifiuto consigliato, con il motivo. Dedica il tuo tempo a quelle che ne hanno bisogno.
- Richiedi modifiche invece di rifiutare quando qualcosa si può correggere, e indica esattamente cosa correggere.
- Non approvare ciò che non capisci. Prima fai una domanda nei commenti.
Cosa configurare come finance o admin
Meno scelte hanno i dipendenti, meno errori commettono.
- Mantieni le categorie semplici. Disattiva quelle che non usi e aggiungi qualche sottocategoria chiara, ciascuna con un conto contabile.
- Rendi obbligatori i campi importanti in Impostazioni > Spese > Modulo della spesa, ad esempio progetto o partecipanti, e nascondi il resto.
- Scrivi la tua policy una sola volta, nei controlli spese. Descrivila a One con parole semplici. Vedi Come verifico le spese rispetto alla mia policy?
- Lascia che sia il flusso di approvazione a indirizzare le spese. Descrivi a One chi approva cosa; approva automaticamente ciò che rispetta la policy. Vedi Come configuro il flusso di approvazione?
- Permetti a chiunque spenda di creare spese. Se la tua azienda paga per utente, aggiungili come utenti di Spese; altrimenti dai loro il permesso di creare spese.
Consigli e best practice
- Annuncia le novità negli strumenti che il tuo team legge (Slack, Teams, email) e inserisci il link alla policy.
- Guarda gli avvisi una volta al mese. Se una regola segnala molte spese, la regola o la comunicazione vanno migliorate.
- Parti in piccolo. Inizia con i controlli spese predefiniti e un flusso di approvazione semplice; aggiungi regole quando ne vedi la reale necessità.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Un dipendente non riesce a creare spese.
Non è ancora un utente di Spese oppure non ha il permesso di creare spese. Lo configura un admin. Vedi Come aggiungo persone a Spese?
Le spese tornano indietro sempre per lo stesso motivo.
Controlla il motivo nell'esito della policy. Se è sempre la stessa regola, spiegala al team oppure modifica il controllo.
FAQ
1. La ricevuta è sempre obbligatoria?
Dipende dalla tua policy. I controlli spese predefiniti segnalano le spese ordinarie senza una ricevuta leggibile. Le spese segnalate possono comunque essere inviate: decide l'approvatore.
2. I dipendenti possono inviare una spesa segnalata?
Sì. Gli esiti della policy non bloccano mai l'invio o l'approvazione: decide l'approvatore.
3. Gli approvatori devono conoscere a memoria la nostra policy?
No. I controlli spese la applicano a ogni spesa e indicano all'approvatore cosa guardare.
4. Come possono i dipendenti sapere a che punto è la loro spesa senza chiedere alla finance?
I dipendenti possono controllare lo stato in Factorial: In attesa, Approvata, In busta paga, Inviata al pagamento, Pagata, oppure Modifiche richieste se qualcosa va corretto. Vedi Stati e avvisi delle spese.
5. Perché gli approvatori dovrebbero approvare in fretta?
Gli approvatori mantengono il flusso del denaro: un'approvazione lenta ritarda ogni rimborso successivo. Concordate una scadenza, ad esempio due giorni lavorativi; gli approvatori possono approvare dall'app mobile.
6. Perché è importante la configurazione di finance o admin?
La tua configurazione determina quanto è facile fare la cosa giusta. Con i controlli spese, ogni spesa viene verificata rispetto alla policy che descrivi a One.