Questo articolo è per: dipendenti.
Allega la tua ricevuta, il tuo scontrino o la tua fattura: è ciò che permette al tuo approvatore di approvare la spesa e al team finanza di registrarla. Aggiungila quando crei la spesa o più tardi, senza perdere ciò che hai già digitato.
Aggiungere una ricevuta a una spesa già creata
Panoramica
Usalo quando hai creato la spesa a mano oppure quando hai pagato con una carta Factorial e la spesa è in attesa della ricevuta. Stai creando una nuova spesa? Parti dalla ricevuta e Factorial compila la spesa: consulta Come creo una spesa?.
Come si usa
Nell'app mobile
- Apri la spesa da Spese.
- In Documento allegato, aggiungi una foto o un file.
- Salva, poi tocca Invia per approvazione.
Hai pagato con una carta Factorial? Tocca la notifica della ricevuta sul telefono e scatta una foto: One, il nostro assistente IA, la allega e invia la spesa. Consulta Come invio le spese mandando le ricevute a One?.
Sul web
- Apri la spesa da Le mie spese > Le mie spese. Senza ricevuta vedrai "Controlla i dettagli della spesa: campo obbligatorio mancante: File".
- A destra, fai clic su Carica documento (oppure trascina il file su quell'area).
- In the Upload a file window, choose:
- Carica: allega il file senza modificare alcun campo.
- Scansiona e compila automaticamente: legge il file e compila la spesa, sovrascrivendo ciò che hai inserito.
- Controlla l'anteprima della ricevuta e fai clic su Salva. L'avviso di file mancante scompare.
- Fai clic su Invia per approvazione.
Documenti certificati digitalmente (Spagna, Francia, Italia)
Panoramica
In Spagna, Francia e Italia, se la tua azienda l'ha attivato, Factorial firma digitalmente (Spagna, Francia) o archivia (Italia) la ricevuta che carichi, così esiste una copia digitale protetta. Se devi comunque conservare l'originale cartaceo dipende dalle norme locali: chiedi al tuo consulente fiscale. La finestra Carica un documento ti dice se la funzione è attiva. Se indica che il documento digitale non sostituisce quello fisico, conserva la copia cartacea come richiede la tua azienda. Consulta Ricevute certificate digitalmente: in quali paesi e cosa significa.
Suggerimenti e best practice
- Aggiungi la ricevuta appena paghi. Le spese con carta restano in bozza finché non lo fai e riceverai dei promemoria.
- Scegli Carica, non Scansiona e compila automaticamente, quando i dati che hai inserito sono corretti e devi solo aggiungere il giustificativo.
- Allega altri giustificativi se serve, per esempio la conferma di prenotazione accanto alla fattura dell'hotel. Puoi allegare più file a una spesa.
- Correlati: Perché la mia ricevuta non si carica o perché è stata letta male? · Spese senza ricevuta · Spese con carta e spese manuali
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
L'importo e la data sono cambiati dopo aver aggiunto un file.
Hai scelto Scansiona e compila automaticamente, che compila la spesa a partire dal file. Correggi i campi, oppure rimuovi il file e aggiungilo di nuovo con Carica.
"Impossibile inviare per approvazione" e File risulta mancante.
La tua azienda richiede una ricevuta per questo tipo di spesa. Allegane una e invia di nuovo.
Il file non si carica.
Consulta Perché la mia ricevuta non si carica o perché è stata letta male?.
FAQ
1. Quali formati posso allegare?
PDF, PNG, JPG o JPEG. Le foto dell'iPhone (HEIC) vengono convertite per te. Le foto grandi vengono compresse; un file che supera ancora i 10 MB non può essere caricato.
2. Posso allegare più di un file a una spesa?
Sì. Allega ciascuno come file separato.
3. Devo conservare la ricevuta cartacea?
Factorial non può deciderlo al posto tuo: dipende dalle norme del tuo paese e dalla policy della tua azienda. Dove la tua azienda ha attivato i documenti certificati digitalmente (Spagna, Francia, Italia), Factorial firma o archivia la copia digitale, ma chiedi al tuo consulente fiscale o al team finanza prima di buttare qualcosa. Se la funzione non è attiva, conserva la copia cartacea come richiede la tua azienda.
4. Posso aggiungere o cambiare una ricevuta dopo aver inviato la spesa?
Non mentre è in attesa di approvazione, né dopo che è stata approvata o rifiutata. Finché è In sospeso, ritirala prima con Riporta in bozza. Consulta Come modifico o ritiro una spesa?.
5. Posso inviare una spesa ordinaria senza ricevuta?
Di solito no: la maggior parte delle aziende richiede una ricevuta sulle spese ordinarie, quindi Factorial non ne invia una senza. Consulta Spese senza ricevuta.
6. Qual è il modo più rapido per allegare una ricevuta a una nuova spesa?
Parti dalla ricevuta: vai su Le mie spese > Le mie spese, fai clic su Nuova spesa > Spesa ordinaria, trascina la ricevuta in Carica un documento, controlla i dati compilati da Factorial e fai clic su Invia per approvazione. Passaggi completi: Come creo una spesa?.
7. Factorial chiede Carica o Scansiona e compila automaticamente nelle spese chilometriche e nelle diarie?
No. Nelle spese chilometriche e nelle diarie il file viene allegato senza questa domanda.
8. Cosa succede dopo che salvo una ricevuta su una spesa?
L'avviso di file mancante scompare. Se la tua azienda usa i controlli delle spese, Factorial verifica anche la spesa rispetto alla policy.
9. Come attiva la mia azienda i documenti certificati digitalmente?
Un amministratore con il permesso Può accedere alle impostazioni delle spese va su Impostazioni > Spese, in Configurazione > Documenti certificati digitalmente, e accetta i termini. Compare solo per le aziende con un'entità legale in Spagna, Francia o Italia e dipende dal tuo piano: il tuo Account Manager può confermarlo. Le ricevute caricate prima dell'accettazione dei termini non vengono firmate.