Questo articolo è per: team finance, admin e approvatori.
Scopri dove vanno i soldi della tua azienda senza costruire un foglio di calcolo. La scheda Report ti mostra i totali per stato, categoria, dipendente, team e centro di costo, l'elenco delle spese ti mostra le spese che stanno dietro a quei totali e One, il nostro assistente IA, risponde a tutto il resto.
Cosa ti serve: il permesso di visualizzare le spese. Vedi le spese coperte da quel permesso (il tuo team, una persona giuridica o tutta l'azienda).
La pagina Report
Come si usa
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti, poi apri la scheda Report.
- Scegli il periodo con il selettore di date in alto a destra.
- Controlla prima il filtro Valuta: il report mostra una valuta alla volta e potrebbe non partire dalla tua. Se alcune spese sono in un'altra valuta, un avviso ti dice che sono state escluse: cambia il filtro Valuta per vederle.
- Restringi con gli altri filtri: Persona giuridica, Tipo di spesa, Dipendente e Progetto.
- Per vedere le spese dietro a un widget, clicca sul suo titolo. Si apre l'elenco delle spese con gli stessi filtri.
I widget mostrano i totali in sospeso e approvati, il funnel degli stati, la spesa per categoria, dipendente, team e centro di costo e l'andamento mensile (vedi FAQ 9).
L'elenco delle spese
Come si usa
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti > Spese.
- Filtra per data (Data del documento, Data di creazione, Data del report, Data di approvazione), stato, categoria, proprietario e altro.
- Mostra o nascondi le colonne ed esporta il risultato. Vedi Come esporto le spese?.
Chiedi a One
Come si usa
- Apri One da qualsiasi punto di Factorial.
- Scrivi la tua domanda con parole semplici, ad esempio "Mostra l'andamento della spesa degli ultimi 6 mesi per centro di costo." One risponde con una tabella o un grafico.
- Affina la richiesta con una domanda successiva, come "solo la persona giuridica di Madrid".
Suggerimenti e buone pratiche
- Controlla il funnel ogni settimana. Il denaro fermo in Approvata è in attesa di essere rimborsato.
- Usa l'andamento prima delle riunioni sul budget. Scegli almeno un trimestre, così il grafico ha abbastanza mesi.
- Chiedi a One per le domande una tantum e tieni la pagina Report per la routine settimanale.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
"L'andamento richiede un periodo più lungo".
Scegli un periodo di almeno un trimestre, oppure clicca Vedi questo trimestre.
La pagina Report mostra 0,00 oppure i totali sembrano più bassi del previsto.
- Alcune spese sono in un'altra valuta: la pagina Report mostra una valuta alla volta, quindi cambia il filtro Valuta.
- Vedi solo le spese coperte dal tuo permesso.
One dice di non aver trovato spese.
One legge solo le spese che puoi vedere. Controlla il periodo e i filtri nella tua domanda, oppure chiedi a un admin del tuo accesso.
FAQ
1. È possibile filtrare le spese per la data in cui sono state pagate?
Non nell'elenco né nella pagina Report. Chiedi a One, ad esempio "quali spese sono state pagate a ottobre?", oppure aggiungi la colonna Data di pagamento a un'esportazione avanzata e filtrala nel tuo foglio di calcolo.
2. Posso esportare la pagina Report?
No. Esporta invece l'elenco delle spese, oppure chiedi a One la tabella che ti serve.
3. I report si aggiornano in tempo reale?
La pagina Report legge le tue spese ogni volta che la apri o cambi un filtro. Ricaricala per vedere i dati più recenti.
4. Perché la stessa spesa viene conteggiata in due team?
Per le persone che fanno parte di più team, le loro spese contano nel totale di ciascun team. I centri di costo sono diversi: lì la spesa viene suddivisa in base alla percentuale della persona in ogni centro di costo.
5. "Nota spese" è la stessa cosa della pagina Report?
No. Un gruppo di spese (a volte chiamato report) è un insieme di spese che un dipendente invia insieme, ad esempio una trasferta. La pagina Report mostra i totali di tutte le spese.
6. A quali domande risponde la pagina Report?
Quanto è in attesa di approvazione, quanto è stato approvato e deve ancora essere pagato, e dove vanno i soldi. Ogni totale è confrontato con il periodo precedente.
7. Quando devo usare l'elenco delle spese e quali filtri ha?
Usa l'elenco quando ti servono le spese stesse, non i totali: ogni spesa con il suo stato, importo, categoria e avvisi. Filtri: Data del documento, Data di creazione, Data del report, Data di approvazione, stato, categoria, sottocategoria, valuta, proprietario, persona giuridica, progetto, avvisi e altro. Puoi filtrare, mostrare o nascondere le colonne ed esportare il risultato.
8. Cosa posso chiedere a One sulle spese?
One legge le spese che hai il permesso di vedere e risponde in pochi secondi con una tabella o un grafico. È il modo più rapido per rispondere a ciò che la pagina Report non copre, come un confronto, una classifica o un periodo a tua scelta. Ad esempio: "Mostra l'andamento della spesa degli ultimi 6 mesi per centro di costo.", "Quali 10 dipendenti hanno speso di più in trasferte quest'anno?", "Quanto abbiamo speso in pasti nel terzo trimestre, per team?", "Quali spese sono state pagate tra il 1° e il 15 ottobre?", "Quante spese sono in attesa della mia approvazione?"
9. Cosa mostra ogni widget della pagina Report?
| Widget | Cosa ti dice |
|---|---|
| Spese in sospeso | Quanto è in attesa di approvazione, rimborsabile e non, rispetto al periodo precedente |
| Spese approvate | Quanto è approvato, rimborsabile e non, rispetto al periodo precedente |
| Funnel degli stati delle spese | Quante spese e quanto denaro sono In sospeso, Approvate, In cedolino, Inviate al pagamento e Pagate |
| Spese per categoria | Dove vanno i soldi: trasferte, pasti, hotel… |
| Spese per dipendente | Chi spende di più |
| Spese per team | Spesa per team |
| Spese per centro di costo | Spesa per centro di costo. Per le persone in più centri di costo, viene suddivisa in base alla loro percentuale in ciascuno |
| Andamento totale delle spese | Spesa mese per mese (scegli almeno un trimestre) |
10. Come vedo i totali per dipendente, categoria o centro di costo?
Nella scheda Report, apri Spese per dipendente, Spese per categoria o Spese per centro di costo. Ognuno mostra il totale per il periodo e i filtri che hai scelto. Clicca sul titolo di un widget per vedere le spese che ci stanno dietro, oppure chiedi a One, ad esempio "Spesa totale per dipendente in questo trimestre."
11. Posso ricevere un report di spesa automaticamente ogni settimana o ogni mese?
No. Report ed esportazioni si avviano manualmente. Apri la scheda Report, oppure chiedi a One, ogni volta che ti servono i dati più recenti.