Questo articolo è per: approvatori.
Invece di aprire le spese una per una, chiedi a One, il nostro assistente IA, di mostrarti cosa ti aspetta e di approvare, rifiutare o rimandare indietro le spese con parole semplici, sul web o nell'app mobile. È il modo più rapido per smaltire una coda di piccole spese conformi alla policy. One agisce non appena glielo chiedi, senza passaggio di conferma.
Vedi cosa ti aspetta
Panoramica
One elenca le spese che aspettano la tua approvazione con i dati che ti servono per decidere: chi l'ha inviata, importo, categoria, descrizione, da chi è attesa ed eventuali avvisi o esiti della policy. Devi avere attivi Spese e One. One lavora solo con le spese che puoi vedere e su cui puoi decidere.
Come si usa
- Apri One.
- Chiedi, ad esempio, "Quali spese aspettano la mia approvazione?" oppure "Mostrami le spese che aspettano me e hanno avvisi della policy."
- Fai domande di approfondimento su una qualsiasi spesa dell'elenco.
Approvare, rifiutare o richiedere modifiche
Panoramica
Dì a One cosa fare e con quali spese: una o molte insieme, usando criteri come l'importo, il dipendente o l'esito della policy. Quando rifiuti o richiedi modifiche, il motivo è obbligatorio: se non lo indichi, One te lo chiede. Quando approvi, il motivo è facoltativo.
Importante: One non ti chiede di confermare un'approvazione. Sii preciso su quali spese intendi.
Come si usa
- Approva: "Approva le spese che aspettano me, conformi alla policy e inferiori a £20."
- Rifiuta: "Rifiuta le mie approvazioni in sospeso che hanno avvisi della policy, con la motivazione che sono non conformi alla policy."
- Richiedi modifiche (una spesa alla volta): "Richiedi modifiche sulla spesa del taxi: aggiungi la ricevuta dettagliata."
Quando One ha finito, ti dice quali spese sono cambiate. Il risultato è lo stesso che si ottiene decidendo dalla pagina della spesa.
Suggerimenti e buone pratiche
- Abbina One ai Controlli delle spese. Chiedi a One di approvare ciò che è conforme alla policy e dedica il tuo tempo alle spese con avvisi.
- Prima chiedi, poi agisci. Se non sei sicuro di quali spese comprenderà una richiesta, chiedi prima a One di elencarle, poi chiedigli di approvare quell'elenco.
- Indica un motivo quando rifiuti o richiedi modifiche. One lo richiede; nella pagina della spesa è facoltativo ma utile. Il dipendente lo vede.
- Puoi chiedere a One anche cose che faresti nella pagina della spesa, come "Da chi è attesa questa spesa?".
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
One dice che alcune spese non hanno potuto essere approvate.
Non aspettano te: un altro approvatore deve decidere prima, oppure erano già state decise. One approva solo il tuo passaggio del flusso di approvazione.
One dice che non si possono richiedere modifiche su una spesa.
Le modifiche si possono richiedere solo sulle spese In sospeso che hanno un flusso di approvazione. Se la spesa è già approvata o rifiutata, non è stato cambiato nulla.
Ho approvato le spese sbagliate con One. Posso annullare?
Non da One. Chiedi a chi ha il permesso Reimposta il flusso di approvazione delle spese di reimpostare quelle spese (funziona sulle spese In sospeso, Approvate e Rifiutate, non su quelle già in payroll, inviate al pagamento o pagate). Vedi Perché una spesa resta In sospeso o ha l'approvatore sbagliato?.
FAQ
1. Cosa succede dopo che One approva, rifiuta o richiede modifiche?
Esattamente come quando decidi dalla pagina della spesa: il dipendente viene avvisato, l'approvatore successivo riceve la richiesta oppure la spesa diventa Approvata, Rifiutata o Modifiche richieste. La tua decisione viene registrata sulla spesa.
2. Posso approvare più spese insieme, o tutto ciò che mi aspetta?
Sì, ad esempio "Approva le spese che aspettano me." One le approva subito, quindi elencale prima se non sei sicuro di cosa sia incluso.
3. One può approvare spese che aspettano qualcun altro?
No. One decide solo sulle spese che aspettano te. Per approvare fuori dal flusso, chi ha il permesso Approvatore globale per le spese usa Approvazione globale nella pagina della spesa.
4. One mi chiede di confermare prima di approvare?
No. Agisce non appena glielo chiedi. Per i rifiuti e le richieste di modifiche, chiede un motivo se non l'hai indicato.
5. Posso usarlo dal telefono?
Sì, nell'app mobile di Factorial.
6. One può reimpostare il flusso di approvazione di una spesa?
No. Lo fa chi ha il permesso Reimposta il flusso di approvazione delle spese da Spese > Spese dei dipendenti.
7. Posso approvare con One un intero gruppo di spese?
One decide sulle spese una per una. Per approvare un gruppo nel suo insieme, usa la pagina del gruppo.
8. Come rifiuto una spesa o chiedo modifiche senza One?
Apri la spesa, oppure usa Spese > Spese dei dipendenti, e decidi lì. Nella pagina il motivo è facoltativo. Vedi Come approvo, rifiuto o rimando indietro una spesa?