Questo articolo è per: dipendenti, approvatori e admin.
Hai perso una ricevuta o non sei sicuro di poter inviare una spesa senza? Di default le spese ordinarie richiedono una ricevuta, quindi se manca l'approvazione rallenta e la contabilità resta senza prova. Factorial ricorda alle persone i pagamenti con carta senza ricevuta e aiuta chi revisiona a rimandare indietro quelli poco chiari.
Aggiungi la ricevuta mancante (dipendenti)
Panoramica
Ricevi un promemoria quando manca una ricevuta:
- Dopo un pagamento con carta Factorial, una notifica sul telefono ti chiede di aggiungere la ricevuta.
- Se hai bozze di spesa in attesa, ricevi un promemoria Spese in bozza.
- Se provi a inviare senza una ricevuta obbligatoria, vedrai Controlla i dettagli della spesa con File come mancante.
Come si usa
- Apri la spesa in Le mie spese > Le mie spese.
- Aggiungi la ricevuta. Se hai già compilato i dettagli, scegli Carica così non vengono sovrascritti.
- Clicca su Invia per approvazione.
Revisiona le spese senza una ricevuta valida (approvatori e finance)
Come si usa
Quando una ricevuta manca, è illeggibile o non è valida, apri la spesa dalla tua richiesta di approvazione o da Spese > Spese dei dipendenti e scegli:
- Richiedi modifiche, con un motivo come "Allega la fattura dettagliata". Il dipendente riceve una notifica e può correggerla e inviarla di nuovo.
- Rifiuta, con un motivo, se la spesa non deve essere pagata.
- Approva, se la tua azienda accetta un'altra prova. Lascia un commento che spieghi perché, così il team finance potrà vederlo in seguito.
Rendi la ricevuta obbligatoria o facoltativa (admin)
Panoramica
Di default le spese ordinarie richiedono una ricevuta: un dipendente non può inviarle senza. Se il tuo piano include la personalizzazione del modulo spese, un admin può rendere facoltativa la ricevuta. Le spese di chilometraggio e le diarie non richiedono una ricevuta.
Come si usa
- Vai su Impostazioni > Spese e, in Configurazione, clicca su Modulo spese.
- Apri Spesa ordinaria e scorri fino al campo Documento. Mostra Obbligatorio quando la ricevuta è richiesta.
- Per cambiarlo, clicca sull'icona delle impostazioni (ingranaggio) accanto a Documento, attiva (ricevuta obbligatoria) o disattiva (facoltativa) l'interruttore Obbligatorio e clicca su Accetta.
Consigli e buone pratiche
- Mantieni la ricevuta obbligatoria a meno che tu non abbia un buon motivo. È il modo più semplice per evitare eccezioni.
- Annota le eccezioni in un commento sulla spesa. I commenti restano nella spesa.
- I documenti con certificazione digitale (Spagna, Francia, Italia) firmano o archiviano la copia digitale di una ricevuta. Se serva ancora la copia cartacea dipende dalle norme locali: verifica con il tuo consulente fiscale. Vedi Ricevute con certificazione digitale: quali paesi e cosa significa.
- Vai oltre con i Controlli delle spese. Vedi la FAQ 5 e Come verifico le spese rispetto alla mia policy spese?.
- Correlati: Come lascio un commento su una spesa? · Spese con carta e spese manuali · Come rileva Factorial in automatico duplicati e altri errori?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Un dipendente ha inviato una spesa senza ricevuta.
La ricevuta è facoltativa nel tuo modulo spese. Chiedila con Richiedi modifiche e valuta di rendere obbligatorio il campo Documento.
Il dipendente dice di averla allegata, ma io non la vedo.
Potrebbe averla allegata dopo l'invio, cosa non possibile mentre è in sospeso. Chiedigli di usare Riporta in bozza, allegarla e inviare di nuovo.
FAQ
1. Posso inviare una spesa senza ricevuta?
Solo se la tua azienda ha reso facoltativa la ricevuta. Se provi a inviare senza e la ricevuta è obbligatoria, vedrai Controlla i dettagli della spesa con File come mancante. Altrimenti allegane prima una.
2. Le spese di chilometraggio e le diarie richiedono una ricevuta?
No. Puoi comunque allegare documenti di supporto.
3. Le spese con carta richiedono una ricevuta?
Sì. Ha pagato l'azienda, ma la ricevuta serve comunque per l'approvazione e la contabilità.
4. Ho perso la ricevuta. Cosa posso fare?
Chiedi una copia all'esercente o scarica la fattura dalla tua prenotazione o dal tuo account online. Se non riesci a ottenerla, chiedi al tuo team finance quale prova accettano, per esempio una conferma di prenotazione, e allegala.
5. One può verificare le ricevute rispetto alla nostra policy?
Sì, con i Controlli delle spese. I controlli predefiniti includono regole sulle ricevute: ogni spesa ordinaria ha una ricevuta o fattura leggibile, lo scontrino del POS non basta e la ricevuta elenca ciò che è stato acquistato. One li verifica su ogni spesa e avvisa il dipendente prima dell'invio. Vedi Come verifico le spese rispetto alla mia policy spese?.
6. Tutte le aziende possono rendere facoltativa la ricevuta?
Rendere facoltativa la ricevuta richiede la personalizzazione del modulo spese, che dipende dal tuo piano. Il tuo Account Manager può confermarlo. Senza, le spese ordinarie richiedono sempre una ricevuta.