Configurazione dei permessi

Per abilitare i gruppi di dipendenti che vuoi possano richiedere formazione

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. In Generale, apri Permessi
3. Scegli il Gruppo di permessi
4. Clicca su Formazione
5. Abilita il permesso Crea richieste di formazione
6. Scegli il campo di applicazione:
   • Per se stessi
   • Per le persone direttamente e indirettamente subordinate
   • Per le persone nei team che guidano
   • Per le persone nella loro entità legale
   • Per l'intera azienda
7. Clicca su Salva modifiche

Per abilitare i gruppi di dipendenti che devono poter rivedere, approvare o rifiutare le richieste di formazione (Manager o HR)

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. In Generale, apri Permessi
3. Scegli il Gruppo di permessi
4. Clicca su Formazione
5. Abilita i permessi:
   • Accesso allo spazio di gestione della formazione
   • Approva le richieste di formazione
   • Rifiuta le richieste di formazione
   • Gestisci le richieste di formazione (scegli il campo di applicazione)
6. Clicca su Salva

Creazione dei flussi di approvazione

Creiamo un caso tipico con tre gruppi di approvazione:

1. Gruppo di approvazione predefinito: quando un dipendente invia una richiesta di formazione, nel primo passaggio deve essere esaminata e approvata dal manager. Se il manager approva la richiesta, allora, in un secondo passaggio, deve essere esaminata e approvata da un membro del personale HR.
2. Gruppo di approvazione per le richieste dei manager: se la richiesta è fatta da un manager, solo il personale HR deve esaminarla e accettarla o rifiutarla.
3. Gruppo di approvazione per le richieste del personale HR: se la richiesta è fatta dal personale HR, verrà approvata automaticamente.

1. Gruppo di approvazione predefinito

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. Accedi alla Sezione Formazione
3. Nella sezione Configurazione dell'approvazione per le richieste di corso, apri il Gruppo di approvazione predefinito
4. Cambia il Titolo e la Descrizione se vuoi
5. Configura il primo livello di approvazione:
   1. Clicca sul livello di approvazione
   2. Clicca sull'icona della penna per modificare l'approvatore
   3. Configura il livello di approvazione come segue: Tipo di approvatore: ruolo relativo e Approvatore: manager
   4. Clicca su Salva approvatore
6. Configura il secondo livello di approvazione:
   1. Clicca su Aggiungi livello di approvazione
   2. Seleziona Utente come tipo di approvatore
   3. Seleziona tutti gli utenti che vuoi siano approvatori in questo livello
   4. Clicca su Salva livello di approvazione
7. Clicca su Salva modifiche - nell'angolo in alto a destra della pagina

2. Gruppo di approvazione per le richieste dei manager

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. Accedi alla Sezione Formazione
3. Nella sezione Configurazione dell'approvazione per le richieste di formazione, clicca su Aggiungi nuovo gruppo di approvazione
4. Digita un Titolo e una Descrizione
   • Puoi scegliere di impostarlo come un gruppo di approvazione automatica
5. Clicca su Salva

   

6. Clicca sul livello di approvazione
7. Clicca sull'icona della penna per modificare l'approvatore
8. Seleziona Utente come tipo di approvatore
9. Seleziona tutti gli utenti che vuoi siano approvatori in questo livello
10. Clicca su Salva
11. Clicca su Salva modifiche
12. Vai alla scheda Dipendenti
13. Clicca su Aggiungi dipendenti nell'angolo in alto a destra
14. Seleziona i dipendenti le cui richieste vuoi vadano a questo gruppo di approvazione.
    Puoi usare i filtri per trovare solo i manager, ad esempio
15. Infine, clicca su Salva

3. Gruppo di approvazione per le richieste del personale HR

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. Accedi alla Sezione Formazione
3. Nella sezione Configurazione dell'approvazione per le richieste di formazione, clicca su Aggiungi nuovo gruppo di approvazione
4. Digita un Titolo e una Descrizione
5. Attiva l'interruttore Gruppo di approvazione automatica
6. Clicca su Salva
7. Vai alla scheda Dipendenti
8. Clicca su Aggiungi dipendenti nell'angolo in alto a destra
9. Seleziona i dipendenti le cui richieste vuoi vadano a questo gruppo di approvazione
10. Infine, clicca su Salva

Attivazione del periodo di richiesta

Potresti essere interessato a definire quando i tuoi dipendenti possono richiedere formazione. Potresti voler limitare i momenti in cui possono creare queste richieste.

Per questo:

1. Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
2. Accedi alla Sezione Formazione
3. Nella sezione Richieste di corso, attiva Abilita richieste di corso
   • Quando questo interruttore è attivato, i dipendenti con i permessi appropriati potranno richiedere formazione
   • Quando questo interruttore è disattivato, nessuno potrà richiedere formazione

Creazione di una richiesta di formazione

Nuova proposta

1. Nella tua barra laterale, vai su La mia formazione
2. Vai alla scheda Le mie richieste di formazione
3. Clicca su Richiedi corso
4. Compila il campo Richiesta di formazione. Devi specificare:
   • Il bisogno del corso
   • Informazioni di base
     • Nome del corso
     • Nome del fornitore
     • Link esterno
     • Competenze correlate
   • Informazioni su tempi e costi
     • Data
     • Ore totali del corso
     • Programma del corso
     • Costo
     • Corso sovvenzionato (se necessario)
   • Partecipanti
   • Commenti
5. Clicca su Invia per approvazione

Dal catalogo

I dipendenti possono anche richiedere di unirsi a un corso già esistente nel piano di formazione

1. Cliccando su Controlla il catalogo completo
2. Direttamente nella scheda Catalogo
3. Cliccando su + Richiedi corso → Dal catalogo

Scegli un gruppo o iscriviti direttamente dal catalogo

Per ogni corso del catalogo, gli amministratori possono consentire ai partecipanti di scegliere il gruppo che vogliono unirsi e decidere se le richieste necessitano di approvazione o meno.

Configura il corso

1. Nella tua barra laterale, vai su Formazione
2. Apri il corso che vuoi configurare
3. Clicca su Impostazioni del corso
4. Vai alla sezione Visibilità
5. Sotto Richieste, attiva le opzioni di cui hai bisogno:
   • I partecipanti scelgono il loro gruppo: le persone possono vedere i gruppi aperti del corso e scegliere quello che vogliono unirsi
   • Auto-iscrizione: le richieste del catalogo per questo corso saltano l'approvazione e le persone si uniscono al corso immediatamente
6. Clicca su Salva

Richiedi un corso e scegli un gruppo

1. Apri il corso dalla scheda Catalogo
2. Controlla le date disponibili. Ogni gruppo mostra le proprie date, formato e il numero di posti rimasti
3. Clicca su Richiedi corso
4. Sotto Scegli le tue date, seleziona il gruppo che vuoi unirti
5. Invia la richiesta

Il gruppo scelto viene salvato con la richiesta: il richiedente può vederlo nella propria richiesta e gli approvatori possono vederlo prima di decidere.

• Vengono offerti solo i gruppi che sono ancora aperti per unirsi. I gruppi la cui sessione si è già svolta o la cui data di fine è passata vengono nascosti automaticamente.
• Un gruppo completo è comunque mostrato e può essere selezionato, ma non terrà un posto.
• Se Auto-iscrizione è abilitata, il pulsante cambia in Iscriviti ora e la persona si unisce al corso immediatamente, nel gruppo scelto se ce n'è uno.

Cosa succede quando la richiesta viene approvata

• Se il gruppo scelto ha posti disponibili, la persona viene inserita automaticamente in quel gruppo e nelle sue sessioni.
• Se il gruppo si riempie mentre la richiesta è in attesa, la richiesta non viene rifiutata. La persona si iscrive al corso in attesa di assegnazione al gruppo, il gruppo richiesto rimane registrato e un manager della formazione può inserirla in un gruppo quando un posto diventa disponibile.
• Un gruppo non viene mai riempito oltre il suo limite. Scopri di più in Limiti di posti per i gruppi di formazione.

Approvazione o rifiuto di una richiesta di formazione

Quando una richiesta viene inviata, inizia il flusso di approvazione. Per ogni livello di approvazione, le notifiche vengono inviate agli approvatori, e la richiesta non avanzerà al livello successivo fino a quando almeno un approvatore del livello attuale non l'ha approvata.

Gli approvatori riceveranno:

• Una notifica in Posta in arrivo → Richieste dalla quale possono esaminare le informazioni di base della richiesta e approvarla o rifiutarla.
• Un'email dalla quale possono approvare o rifiutare direttamente la richiesta.

Gli approvatori possono accedere all'elenco di tutte le richieste navigando su Formazione → Richieste, dove possono visualizzare le richieste per Stato e applicare filtri per Richiedente, Competenze, e/o Data di richiesta. Quando i partecipanti scelgono il loro gruppo, il gruppo scelto è anche mostrato come colonna in questo elenco.

Gli approvatori possono:

• Aggiungere informazioni a una richiesta in attesa
• Approvare una richiesta: Se ci sono passaggi in attesa nel flusso di approvazione, la richiesta rimane in attesa; se è l'ultimo passaggio, cambia in approvata
• Rifiutare una richiesta: Il motivo è obbligatorio e la richiesta viene rifiutata senza ulteriori passaggi.