Il tuo flusso di approvazione decide chi esamina una spesa e quando. In Factorial lo costruisci con One, il nostro assistente AI: descrivi la tua politica di approvazione con parole tue, One redige il flusso e tu lo esamini e lo salvi.

Perché impostare il tuo flusso di approvazione con One

• Qualsiasi regola di cui ha bisogno la tua politica. Non sei limitato a opzioni preimpostate. Approva in base a importo, categoria, team, progetto, entità legale, commerciante, centro di costo, o qualsiasi combinazione di essi, con quanti più passaggi il tuo processo richiede.
• Approva automaticamente ciò che è già in politica. Se utilizzi i controlli delle spese, One verifica ogni spesa rispetto alla tua politica di spesa prima che venga esaminata. Il tuo flusso di approvazione può agire sul risultato: approva automaticamente le spese che sono in politica, invia avvisi a un revisore e rifiuta o escalda ciò che è fuori politica. Il tuo team trascorre tempo solo sulle spese che ne hanno bisogno.
• Continua a funzionare quando la tua azienda cambia. Le regole puntano a ruoli, come "il manager dell'impiegato", non a nomi fissi. Quando qualcuno cambia team o un manager se ne va, il flusso continua a inviare le spese alla persona giusta e nessuno deve modificarlo.
• Niente da imparare. Nessun modulo da compilare e nessuna impostazione da risolvere. Scrivi la tua politica come la spiegheresti a un collega, e One la imposta.
• Rimani in controllo. One redige solo. Vedi l'intero flusso sulla pagina e nulla cambia finché non clicchi su Salva.
• È gratuito. Impostare e modificare il tuo flusso di approvazione non utilizza crediti di One, in nessun piano.

Dove trovare i flussi di approvazione

1. Vai su Impostazioni e cerca la configurazione delle Spese, oppure vai su Finanza > Spese > Impostazioni.
2. Apri la sezione Flusso di approvazione: "Regole che decidono chi esamina una spesa e quando."

Crea il tuo flusso di approvazione

1. Clicca su Modifica flusso di approvazione. Si apre la chat di One, già impostata per aiutarti con il tuo flusso di approvazione.
2. Descrivi come la tua azienda approva le spese, in parole semplici. Ad esempio:
   • "Richiedere un manager per approvare spese superiori a €500"
   • "Approva automaticamente le spese inferiori a €20"
   • "Invia le spese di viaggio alla finanza per revisione"
3. One redige il flusso e lo mostra sulla pagina, così puoi controllarlo prima che qualcosa cambi.
4. Se qualcosa non va, continua a chattare con One per modificarlo, ad esempio "chiedi anche al team lead per spese superiori a €1,000".
5. Quando il flusso sembra corretto, clicca su Salva. Il nuovo flusso si applica alle spese inviate da quel momento in poi.

Cosa puoi chiedere a One di fare

Puoi combinare regole nello stesso flusso. Ad esempio:

• Chiedi a qualcuno di esaminare una spesa: un manager, una persona specifica o un team come la finanza.
• Approva automaticamente le spese che soddisfano una condizione, come un importo basso.
• Rifiuta automaticamente le spese che violano una regola. Scegli il messaggio che l'impiegato vede.
• Usa il risultato dei controlli delle spese per decidere cosa succede dopo (vedi sotto).
• Basare le regole sui dettagli delle spese, come importo, team, entità legale, centro di costo, commerciante, gruppo di spese, valuta, budget o date.

Automatizza le approvazioni con i controlli delle spese

I controlli delle spese esaminano ogni spesa inviata rispetto alla tua politica di spesa, ad esempio "Le persone possono spendere al massimo €100 a settimana per i pasti" o "I pasti superiori a €50 necessitano di una fattura dettagliata che mostri l'IVA". Li imposti con One nella sezione Controlli delle spese delle tue impostazioni di spesa.

Ogni spesa controllata riceve uno di questi risultati, e il tuo flusso di approvazione può usarlo:

Ad esempio, chiedi a One: "Approva automaticamente le spese che superano i controlli delle spese, invia avvisi al manager dell'impiegato e invia qualsiasi cosa fuori politica alla finanza."

Il flusso di approvazione attende che i controlli finiscano prima di iniziare, quindi agisce sempre sull'ultimo risultato.

Come vengono applicate le regole

• Il flusso inizia quando un impiegato invia una spesa per revisione. Non influisce sulle bozze.
• Le regole vengono valutate dall'alto verso il basso. La prima che corrisponde è quella che si applica.
• Le spese che non corrispondono a nessuna regola seguono la regola "Tutte le altre spese".
• I revisori ricevono la richiesta nella loro casella di posta di Factorial e via email. Le spese nello stesso report sono raggruppate in un'unica richiesta.

Modifica il tuo flusso di approvazione

1. Vai su Flusso di approvazione e clicca su Modifica flusso di approvazione.
2. Dì a One cosa vuoi cambiare, ad esempio "rimuovi il passaggio della finanza per spese inferiori a €100".
3. Esamina il flusso aggiornato e clicca su Salva.

Leggere il tuo flusso sulla pagina

• Flusso semplice: mostrato come un elenco di regole che puoi leggere a colpo d'occhio.
• Flusso complesso: se il flusso non può essere mostrato come un elenco semplice, la pagina mostra la definizione completa One ha scritto. Per capire o modificarlo, chiedi a One nella chat, ad esempio "spiega il mio flusso di approvazione".

Risoluzione dei problemi & FAQ

Risoluzione dei problemi

• "Questo flusso di lavoro non è stato salvato. La bozza di One non ha superato la validazione. Chiedi a One di perfezionarlo e riprova.
• Non vedo il pulsante Modifica flusso di approvazione. Controlla che One sia attivato per la tua azienda e che tu abbia il permesso di personalizzare le impostazioni delle spese.

FAQs

1. Posso ancora impostare il flusso di approvazione manualmente, senza One? 
   No. One è l'unico modo per impostare il flusso di approvazione. Questo ti consente di scrivere qualsiasi regola di cui la tua politica ha bisogno, invece di scegliere da un elenco fisso di opzioni. Rivedi comunque ogni modifica e decidi se salvarla.
    
2. Impostare il flusso di approvazione utilizza i miei crediti di One? 
   No. Creare e modificare il flusso di approvazione è gratuito in ogni piano, incluso il piano gratuito di One.
    
3. Devo aggiornare il flusso quando qualcuno entra, cambia team o se ne va? 
   No, finché le tue regole puntano a ruoli, come "il manager dell'impiegato", e non a persone specifiche. Il flusso sceglie il revisore giusto ogni volta che viene inviata una spesa.
    
4. Ho bisogno dei controlli delle spese per utilizzare il flusso di approvazione? 
   No. Il flusso di approvazione funziona da solo. I controlli delle spese aggiungono un risultato di politica che il tuo flusso può utilizzare per approvare o rifiutare automaticamente le spese.
    
5. One non ha capito bene la mia politica. Cosa dovrei fare? 
   Continua a chattare con One e dille cosa cambiare. Se sei ancora bloccato, contatta il nostro team di supporto e ti aiuteremo a impostarlo.
    
6. One cambia il mio flusso da solo? 
   No. One redige solo. La modifica ha effetto solo quando clicchi su Salva.
    
7. Cosa succede ai miei vecchi gruppi di approvazione? 
   Sono stati convertiti nel tuo nuovo flusso di approvazione, quindi le spese continuano a seguire le stesse regole. Per vederli o modificarli, apri Flusso di approvazione o chiedi a One.