Une indemnité kilométrique correspond à une demande de remboursement des frais de déplacement effectués avec un véhicule personnel à des fins professionnelles. Au lieu de fournir des justificatifs de carburant, les employés enregistrent le nombre de kilomètres parcourus et sont indemnisés selon le barème kilométrique de l'entreprise.

La gestion précise des notes de frais kilométriques est essentielle à la bonne organisation et à la conformité des finances d'une entreprise. Que les employés se déplacent pour rencontrer des clients, assister à des événements ou se rendre sur différents lieux de travail, les entreprises ont besoin d'une méthode claire et uniforme pour rembourser ces frais de déplacement.

Avec Factorial , la création d'une note de frais kilométriques est simple et rapide. La plateforme permet aux employés d'enregistrer la distance parcourue, de joindre les informations nécessaires, d'ajouter les étapes et de soumettre la demande en quelques clics. Les responsables et les équipes financières peuvent ensuite examiner et approuver la note rapidement, centralisant ainsi les données et réduisant le besoin de calculs manuels ou de documents dispersés.

Dans cet article, nous vous guiderons pas à pas dans la création d'une note de frais kilométriques dans Factorial , de la saisie des détails du trajet à la soumission de la note pour approbation.

Soumettre une note de frais kilométriques

1. Démarrez une nouvelle dépense
   1. Sur le Web : Dans votre barre latérale, accédez à Mes dépenses et cliquez sur + Ajouter une dépense
   2. Sur l'application mobile : ouvrez Dépenses depuis le menu principal et appuyez sur + Ajouter
2. Kilométrage sélectionné
3. Remplissez le information
   • Informations sur les dépenses
     • Responsable des dépenses
     • Date du voyage
   • Informations sur le voyage
     • Origine
     • Destination
     • Arrêts (le cas échéant)
     • Indiquez s'il s'agit d'un aller-retour ou non.
   • Informations sur le kilométrage
     • monnaie du document
     • Valeur fixe par km
     • Unité de mesure : km ou milles
     • Distance totale
     • Remboursement total
   • Budget et projet : Ajouter les détails internes à l’entreprise pour assurer un traitement correct.
   • Centres de coûts : Définissez les centres de coûts de votre entreprise afin de répartir vos dépenses et de les synchroniser avec votre ERP.
   • Informations Complémentaires
   • Fichiers
4. Cliquez sur Envoyer pour approbation ou enregistrez-le comme brouillon

FAQ

1. Puis-je télécharger des reçus au format PDF ?
   Oui, les formats PDF, JPG et PNG sont pris en charge.
   
2. Comment calculer le kilométrage de mon trajet ?
   Vous pouvez calculer le kilométrage à l'aide d'une application de navigation, du compteur kilométrique de votre voiture ou d'un outil de cartographie comme Google Maps. Il vous suffit ensuite de saisir la distance totale parcourue entre votre point de départ et votre destination lors de la création de la dépense.
   
3. Comment le montant du remboursement est-il calculé ?
   Le montant du remboursement est calculé automatiquement en fonction de la distance saisie et du barème kilométrique défini par votre entreprise. Une fois la distance totale indiquée, la plateforme calcule le montant final.
   
4. Qui approuve mes frais kilométriques ?
   Les notes de frais kilométriques sont généralement transmises à votre responsable ou à la personne chargée de les approuver une fois soumises. Celle-ci examinera les détails et approuvera ou refusera la demande.