Una richiesta di rimborso chilometrico è una richiesta di rimborso per la distanza percorsa utilizzando un veicolo personale per scopi lavorativi. Invece di presentare le ricevute del carburante, i dipendenti registrano il numero di chilometri o miglia percorsi e ricevono un compenso in base alla tariffa chilometrica aziendale.

Gestire correttamente le spese chilometriche è essenziale per mantenere le finanze aziendali organizzate e conformi. Che i dipendenti viaggino per incontrare clienti, partecipare a eventi o visitare diverse sedi di lavoro, le aziende hanno bisogno di un modo chiaro e coerente per rimborsare le spese di viaggio.

Con Factorial , creare una nota spese chilometrica è semplice ed efficiente. La piattaforma consente ai dipendenti di registrare la distanza percorsa, allegare i dettagli rilevanti, aggiungere fermate e inviare la richiesta in pochi passaggi. Manager e team finanziari possono quindi rivedere e approvare la spesa rapidamente, mantenendo i registri centralizzati e riducendo la necessità di calcoli manuali o documentazione sparsa.

In questo articolo ti guideremo attraverso la creazione di una spesa chilometrica in Factorial , dall'inserimento dei dettagli del viaggio all'invio della spesa per l'approvazione.

Invio di una spesa chilometrica

1. Inizia una nuova spesa
   1. Sul Web: nella barra laterale, vai su Le mie spese e fai clic su + Aggiungi spesa
   2. Sull'app mobile: apri Spese dal menu principale e tocca + Aggiungi
2. Seleziona chilometraggio
3. Compila il informazioni
   • Informazioni sulle spese
     • Titolare della spesa
     • Data del viaggio
   • Informazioni sul viaggio
     • Origine
     • Destinazione
     • Fermate (se presenti)
     • Seleziona se si tratta di un viaggio di andata e ritorno o meno
   • Informazioni sul chilometraggio
     • Valuta del documento
     • Valore fisso per km
     • Unità di misura: KM o MI
     • Distanza totale
     • Rimborso totale
   • Budget e progetto: aggiungere dettagli interni all'azienda per garantire un'elaborazione corretta.
   • Centri di costo: definisci i centri di costo della tua azienda per allocare le spese e sincronizzarle con il tuo ERP
   • Informazioni aggiuntive
   • File
4. Clicca su Invia per l'approvazione o salvalo come bozza

Domande frequenti

1. Posso caricare le ricevute in formato PDF?
   Sì, sono supportati i formati PDF, JPG e PNG.
   
2. Come viene calcolato l'importo del rimborso?
   L'importo del rimborso viene calcolato automaticamente in base alla distanza inserita e alla tariffa chilometrica configurata dalla tua azienda. Una volta inserita la distanza totale, la piattaforma calcolerà l'importo finale per te.
   
3. Chi approva le mie spese chilometriche?
   Una volta inoltrate, le spese chilometriche vengono solitamente inviate al responsabile o all'approvatore spese assegnato. Questi esamineranno i dettagli e approveranno o respingeranno la richiesta.