Kilometergeld ist ein Erstattungsantrag für die mit dem Privatfahrzeug für dienstliche Zwecke zurückgelegte Strecke. Anstatt Tankquittungen einzureichen, erfassen die Mitarbeiter die gefahrenen Kilometer oder Meilen und erhalten eine Vergütung gemäß dem firmeneigenen Kilometergeldsatz.

Die korrekte Erfassung von Fahrtkosten ist ein wesentlicher Bestandteil einer geordneten und gesetzeskonformen Unternehmensführung. Ob Mitarbeiter zu Kundenterminen, Veranstaltungen oder anderen Standorten reisen – Unternehmen benötigen eine klare und einheitliche Methode zur Erstattung dieser Reisekosten.

Mit Factorial ist die Erstellung von Kilometergeldabrechnungen einfach und effizient. Die Plattform ermöglicht es Mitarbeitern, die gefahrene Strecke zu erfassen, relevante Details hinzuzufügen, Zwischenstopps einzutragen und den Antrag in wenigen Schritten einzureichen. Führungskräfte und Finanzabteilungen können die Spesenabrechnung anschließend schnell prüfen und genehmigen. So bleiben alle Daten zentral gespeichert und der Bedarf an manuellen Berechnungen oder verstreuten Dokumenten reduziert sich.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in Factorial eine Kilometerpauschale erstellen – von der Eingabe der Reisedetails bis zur Einreichung der Spesenabrechnung zur Genehmigung.

Einreichung einer Kilometerpauschale

1. Neue Ausgabe starten
   1. Im Web: Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Meine Ausgaben“ und klicken Sie auf „+ Ausgabe hinzufügen“.
   2. In der mobilen App: Öffnen Sie „Ausgaben“ im Hauptmenü und tippen Sie auf „+ Hinzufügen“.
2. Kilometerstand auswählen
3. Füllen Sie das Feld aus Information
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   • Reiseinformationen
     • Herkunft
     • Ziel
     • Haltestellen (falls vorhanden)
     • Wählen Sie aus, ob es sich um eine Hin- und Rückreise handelt oder nicht.
   • Kilometerangaben
     • Dokumentenwährung
     • Fester Wert pro km
     • Maßeinheit: km oder mi
     • Gesamtstrecke
     • Gesamterstattung
   • Budget und Projekt: Fügen Sie unternehmensinterne Details hinzu, um eine korrekte Verarbeitung zu gewährleisten.
   • Kostenstellen: Definieren Sie die Kostenstellen Ihres Unternehmens, um Ihre Ausgaben zuzuordnen und mit Ihrem ERP-System zu synchronisieren.
   • Weitere Informationen
   • Dateien
4. Klicken Sie auf „Senden“ zur Genehmigung oder speichern Sie die Datei als Entwurf.

Häufig gestellte Fragen

1. Kann ich PDF-Belege hochladen?
   Ja, die Formate PDF, JPG und PNG werden unterstützt.
   
2. Wie wird der Erstattungsbetrag berechnet?
   Die Höhe der Erstattung wird automatisch anhand der eingegebenen Entfernung und des von Ihrem Unternehmen festgelegten Kilometergelds berechnet. Sobald Sie die Gesamtstrecke eingegeben haben, berechnet die Plattform den Endbetrag für Sie.
   
3. Wer genehmigt meine Kilometerpauschale?
   Kilometergeldabrechnungen werden in der Regel nach Einreichung an Ihren zuständigen Vorgesetzten oder den zuständigen Sachbearbeiter für die Spesenabrechnung weitergeleitet. Dieser prüft die Angaben und genehmigt oder lehnt den Antrag ab.