Los empleados pueden enviar fácilmente sus gastos en Factorial desde la plataforma web o la aplicación móvil. Nuestro sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) leerá la foto del recibo o factura que subas y extraerá automáticamente la información principal, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.

Tipos de gastos que puedes crear

Al registrar un nuevo gasto, deberá elegir uno de los siguientes tipos:

• Gastos regulares: Cualquier recibo o factura estándar por una compra que haya realizado (por ejemplo, comidas, material de oficina, transporte).
• per diem - Asignación diaria para comidas y gastos imprevistos durante viajes de negocios, basada en tarifas definidas por la empresa.
• Kilometraje: Compensación por el uso de su vehículo personal para fines comerciales, calculada según la distancia recorrida y la tarifa establecida por su empresa.

Presentación de un gasto mediante OCR.

1. Iniciar un nuevo gasto
   1. En la web : Ve a Mis gastos → Gastos y haz clic en + Nuevo gasto .
   2. En la aplicación móvil : Abre Gastos desde el menú principal y pulse + Nuevo gasto .
2. Seleccionar kilometraje
3. Sube tu documento. Haz una foto del recibo o factura, o sube un archivo existente (JPG, PNG, PDF).
4. Captura automática de datos. El sistema OCR escaneará el documento y rellenará previamente campos como:
   1. Categoría
   2. Fecha
   3. Importe total (impuestos incluidos)
   4. Divisa
   5. Número de documento
   6. Nombre del proveedor
   7. Número de identificación fiscal del proveedor
5. Complete los campos adicionales obligatorios.
   1. Si es necesario, ajusta o agregua la información faltante (por ejemplo, categoría, proyecto, descripción).
   2. Para gastos por kilómetro, selecciona la tarifa correcta y proporcione los detalles del viaje.
6. Revisar y enviar. Verificar que todos los datos sean correctos.
7. Haz clic en Enviar para aprobación para enviar el gasto para su aprobación.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo subir recibos en formato PDF?
   Sí, se admiten los formatos PDF, JPG y PNG.
    
2. ¿Qué ocurre si el OCR no captura todos los detalles?
   Puedes editar o completar manualmente cualquier información que falte antes de enviarla.
    
3. ¿También se admiten los viáticos y los gastos de kilometraje en el móvil?
   Sí, ambos se pueden enviar a través de la aplicación móvil siguiendo el mismo procedimiento.