Connectez votre système RH pour synchroniser les données des employés et maintenir automatiquement votre annuaire des employés à jour. Votre système RH devient la seule source de vérité pour les informations des employés, réduisant ainsi la gestion manuelle des données.

Avantages de la connexion d'un système RH

La synchronisation avec votre système RH automatise les tâches quotidiennes chronophages telles que la gestion des arrivées et des départs, l'organisation des équipes et le suivi des attributions d'équipement.

Avec un système RH connecté, vous pouvez :

• Créer et mettre à jour automatiquement les profils des employés
• Déclencher des processus d'intégration et de départ en fonction des dates de contrat
• Maintenir les données d'équipe, de rôle et d'attribution cohérentes
• Réduire les mises à jour manuelles et les incohérences de données

Vous pouvez connecter une ou plusieurs sources de systèmes RH au même compte. Cela est utile si votre organisation utilise différents outils RH selon le pays ou l'entité légale.

Connectez votre système RH

1. Allez dans Paramètres > Synchronisation des employés
2. Sélectionnez votre fournisseur de système RH
3. Suivez les étapes d'authentification
4. Lancez la première synchronisation

Une fois connecté, les employés sont synchronisés avec leurs métadonnées associées (coordonnées, dates de contrat, équipes, rôles).
Vous pouvez connecter plusieurs sources RH et les gérer indépendamment.

Tenir compte des exigences spécifiques aux systèmes RH

Certains fournisseurs de systèmes RH nécessitent une configuration supplémentaire.

Lucca

Pour garantir que les intégrations et départs à venir sont synchronisés, activez des autorisations spécifiques dans Lucca :

1. Connectez-vous à votre compte administrateur Lucca
2. Allez dans Paramètres > Clés API
3. Modifiez les autorisations associées à la clé API

   

4. Activez les autorisations requises

• Voir les futurs employés
• Voir les employés partis

  

  
  Sans ces autorisations, Factorial IT ne recevra pas les données d'intégration et de départ de Lucca.

Gérer la synchronisation du système RH

Cette synchronisation s'applique à :

• Les employés nouvellement créés
• Les mises à jour apportées aux dossiers des employés existants
• Les intégrations et départs à venir, si pris en charge par le système RH

Aucune action manuelle n'est requise après la configuration initiale

Appliquer des filtres de synchronisation

Vous pouvez restreindre quels employés sont synchronisés depuis votre système RH.
Des filtres peuvent être appliqués pour inclure uniquement des populations spécifiques, telles que :

• Entités légales sélectionnées
• Types de contrat ou d'emploi spécifiques
• Équipes sélectionnées

Ces filtres aident à garantir que seuls les employés pertinents sont gérés.

Définir comment les champs sont synchronisés

Pour chaque champ synchronisé depuis le système RH, vous pouvez définir comment les mises à jour sont gérées.
Deux modes de synchronisation sont disponibles :

• Importer une fois : le champ est importé uniquement lors de la première synchronisation et peut être géré directement
• Synchronisation continue : le champ est automatiquement mis à jour chaque fois qu'il est modifié dans le système RH, et ne peut pas être mis à jour manuellement.
  

Exemples typiques :

• Les dates de début et de fin de contrat sont généralement maintenues en synchronisation continue
• Les titres de poste ou rôles internes peuvent être importés une fois et maintenus manuellement

Gérer les employés externes

Certains systèmes RH incluent des individus qui ne font pas partie de votre main-d'œuvre opérationnelle, tels que des consultants, des comptables externes ou des administrateurs RH.

Pour masquer ces profils de votre liste d'employés :

1. Ouvrez le profil de l'employé
2. Sélectionnez Masquer

Comprendre quelles données sont récupérées

Avant de connecter un système RH, la liste des données accessibles via Kombo est affichée. Vous pouvez consulter cette information avant d'autoriser la connexion.
Les données typiques récupérées incluent :

Liste complète des données récupérées depuis le système RH

• Entités légales
  • Nom
  • Adresse
• Sites de travail
  • Nom
  • Adresse
• Employés
  • Numéro d'employé
  • Prénom
  • Nom
  • Titre de poste
  • Email professionnel
  • Email personnel (optionnel)
  • Numéro de téléphone mobile (optionnel)
  • Statut d'emploi
  • ID de lieu de travail
  • ID d'entité légale
  • ID de manager
  • Adresse personnelle (optionnel)
  • Date de début
• Emplois
  • ID d'employé
  • Type d'emploi
  • Date d'effet
• Groupes
  • Nom
  • Type

​
Politique GDPR et traitement des données

Pour des détails concernant la conformité de Kombo au GDPR et les pratiques de traitement des données, référez-vous à le centre de confiance de Kombo.

Résoudre les problèmes d'employés manquants

Résoudre les problèmes d'intégrations et de départs manquants de Lucca

Si les intégrations ou départs n'apparaissent pas lors de l'utilisation de Lucca, la configuration Lucca–Kombo est probablement incomplète.
Dans ce cas, vérifiez que la documentation de synchronisation Kombo a été correctement appliquée et que les autorisations requises sont activées dans Lucca.

Référez-vous à Tenir compte des exigences spécifiques aux systèmes RH > Lucca pour confirmer que :

• Les futurs employés peuvent être récupérés
• Les employés partis peuvent être récupérés

Sans ces autorisations, les événements d'intégration et de départ ne seront pas synchronisés depuis Lucca.

Enquêter sur un employé d'intégration manquant

Si un employé qui devrait être intégré n'apparaît pas, suivez ces étapes.

1. Vérifiez la présence de l'employé dans le système RH
   • Vérifiez que l'employé existe dans votre système RH
   • Confirmez qu'une date de début est correctement définie
2. Vérifiez les listes d'employés existantes
   • L'employé peut déjà exister. Vérifiez qu'il n'est pas présent dans :
     • Employés actifs (y compris les employés masqués)
     • Onboarding (assurez-vous de retirer tous les filtres)
3. Examinez les données récupérées par Kombo : Si l'employé n'est pas visible, vous pouvez vérifier si ses données ont été récupérées par Kombo :
   • Allez dans Paramètres > Synchronisation des employés
   • Cliquez sur le système RH où l'employé a été ajouté
   • Sélectionnez Mettre à jour les paramètres
   • Ouvrez le filtrage des employés
   • Cliquez sur Aperçu

Cette prévisualisation affiche les données des employés récupérées par Kombo et si l'employé est inclus dans la synchronisation.

Résultats possibles des données Kombo

• Inclus : l'employé est inclus dans la synchronisation et devrait exister. Recherchez à nouveau en utilisant le nom de famille de l'employé dans :
  • Employés actifs
  • Onboarding
  • Offboarding
• Exclu : Kombo indique pourquoi l'employé est exclu (le plus souvent en raison de filtres de synchronisation ou de catégories exclues). Mettez à jour les filtres pour inclure l'employé.

Enquêter sur un employé de départ manquant

Si un employé n'apparaît pas dans la vue des Offboarding, la date de départ n'est probablement pas synchronisée correctement. Dans la plupart des cas, cela est causé par une configuration de champ incorrecte dans les paramètres de synchronisation de votre système RH.

Vérifiez les paramètres de synchronisation des champs :

• Allez dans Paramètres > Synchronisation des employés
• Examinez comment le champ de date de départ ou de fin de contrat est synchronisé
• Assurez-vous que le champ est réglé sur Synchronisation continue

Si le champ est réglé sur Importer une fois, les mises à jour effectuées dans le système RH ne seront pas reflétées.