Las personas aprobadoras en Factorial desempeñan un papel fundamental para garantizar el cumplimiento y la eficiencia de los gastos de la empresa. A continuación, encontrarás respuestas a las preguntas más frecuentes que plantean los roles de aprobadores al revisar gastos e informes.
1. ¿Puedo delegar mi rol de aprobador/a?
Sí. Si te vas de baja o quieres que otra persona apruebe gastos temporalmente en tu nombre, las personas administradoras de la cuenta pueden reasignar o delegar derechos de aprobación. Esto garantiza que ninguna aprobación pendiente se bloquee. La delegación suele gestionarse desde la configuración de Flujos de Aprobación.
2. ¿Qué pasa si rechazo un gasto por error?
Si un gasto se rechazó por error, las personas administradoras pueden usar la opción de restablecer flujo. Esto devuelve el gasto a borrador para que la persona pueda volver a enviarlo. Contacta con el equipo de Finanzas/Administración de tu empresa si no tienes permisos para restablecerlo.
3. ¿Cómo sé si ya he revisado un gasto?
Los gastos revisados ya no aparecen en el filtro de Aprobaciones pendientes.
- Si lo has aprobado, verás el estado como Aprobado (o Pendiente del próximo aprobador si hay otro paso).
- Si lo has rechazado o solicitado cambios, el estado lo reflejará y su acción aparecerá en la pestaña Historial de actividades del gasto.
4. No encuentro un gasto asignado a mí
Verifica lo siguiente:
- Filtros: asegúrate de estar en Aprobaciones pendientes = Mi vista.
- Estado: Es posible que el gasto ya haya sido aprobado, rechazado o reasignado.
- Notificaciones: abre tu bandeja de entrada o notificación por correo electrónico para acceder directamente al gasto.
Si aún falta, comunícate con una persona administradora de la cuenta para confirmar si el flujo de aprobación fue reasignado o modificado.
5. Cómo tratar los gastos con tarjeta frente a los manuales cuando faltan documentos
- Gastos manuales: No se pueden aprobar sin recibo o comprobante de pago. Utilice "Solicitar cambios" para devolverlo.
- Gastos con tarjeta: La transacción existe, pero se requiere comprobante para cumplir con los requisitos. Factorial enviará recordatorios al empleado hasta que se adjunte el recibo. Si persiste la ausencia, puedes rechazarlo y escalar internamente para que el/la empleado/a lo reembolse.
6. ¿Necesito revisar los gastos ya aprobados de la Tarjeta Factorial?
Sí, pero el proceso suele ser más rápido. Las transacciones con la Tarjeta Factorial superan controles preventivos (p. ej., límites, categorías), pero las personas aprobadoras deben verificar el recibo y confirmar la relevancia para el negocio. Es como una revisión superficial, no una auditoría completa.
7. ¿Por qué veo los estados “Listo para pagar” o “Pagado”?
Estos aparecen después de la etapa de aprobación. Una vez que Finanzas mueve un gasto a reembolso (mediante nómina o SEPA) y luego a Pagado, queda bloqueado. Las personas aprobadoras no necesitan realizar ninguna acción adicional, pero el estado ayuda a rastrear la etapa en la que se encuentra el gasto.
8. ¿Puedo aprobar gastos en masa?
Sí. En Gastos → Gastos, filtra por Aprobaciones pendientes, selecciona varios gastos y apruébalos en masa. Siempre revisa los recibos y las alertas (Fuera de política, Fuera de presupuesto) antes de hacer acciones en masa.
9. ¿Debo verificar las alertas “Fuera de presupuesto” o “Fuera de política” cada vez?
Sí. Las alertas son indicadores de aviso, pero señalan posibles excepciones. Puedes aprobar, rechazar o solicitar cambios, pero se recomienda dejar un comentario explicando por qué se aprobó a pesar de la alerta (registro de auditoría).
10. ¿Dónde puedo ver el historial completo de un gasto?
Dentro del gasto, ve a la pestaña Actividad o Historial. Verás lo siguiente:
- ¿Quién lo presentó y cuándo?
- Cada paso de aprobación y comentario
- Cambios de estado (por ejemplo, borrador → pendiente → aprobado → pagado)
Esto es útil para resolver disputas o auditorías.