Els aprovadors de Factorial tenen un paper clau per mantenir la despesa de l'empresa conforme i eficient. A continuació trobareu respostes a les preguntes més freqüents que fan els aprovadors quan revisen despeses i informes.

1. Puc delegar el meu rol d'aprovador?

Sí. Si marxes de vacances o vols que algú altre aprovi temporalment les despeses en nom teu, els administradors poden reassignar o delegar drets d'aprovació . Això garanteix que les aprovacions pendents no es quedin bloquejades. La delegació normalment es pot gestionar des de la configuració de Fluxos d'aprovació .

2. Què passa si rebutjo una despesa per error?

Si una despesa s'ha rebutjat per error, els administradors poden utilitzar l'opció de restablir el flux . Això envia la despesa de nou a esborrany perquè l'empleat la pugui tornar a enviar. Poseu-vos en contacte amb l'equip de finances/administració de la vostra empresa si no teniu permisos de restabliment.

3. Com puc saber si ja he revisat una despesa?

Les despeses revisades ja no apareixen al filtre d'aprovacions pendents .

• Si has Aprovat , veuràs l'estat com a Aprovat (o Pendent del proper aprovador si hi ha un altre pas).
• Si heu rebutjat o sol·licitat canvis , l'estat ho reflectirà i la vostra acció apareixerà a la pestanya Historial d'activitats de la despesa.

4. No puc trobar una despesa que se m'hagi assignat

Comproveu el següent:

• Filtres : assegureu-vos que esteu a la vista Aprovacions pendents = Mina .
• Estat : és possible que la despesa ja hagi estat aprovada, rebutjada o reassignada.
• Notificacions : obriu la safata d'entrada o les notificacions per correu electrònic per anar directament a la despesa.

Si encara no hi és, contacteu amb un administrador per confirmar si el flux d'aprovació s'ha reassignat o modificat.

5. Com tractar les despeses amb targeta en comparació amb les manuals quan falten documents

• Despeses manuals : no es pot aprovar sense un rebut o comprovant de pagament. Feu servir Sol·licita canvis per enviar-ho de tornada.
• Despeses amb targeta : la transacció existeix, però encara es requereix un justificant per al compliment de la normativa. Factorial enviarà recordatoris a l'empleat fins que s'adjunti el rebut. Si persisteix la seva manca, el podeu rebutjar i derivar-lo internament per obtenir el reemborsament de l'empleat.

6. He de revisar les despeses ja aprovades a nivell de targeta?

Sí, però el procés sol ser més ràpid. Les transaccions amb targeta Factorial passen controls preventius (per exemple, límits, categories), però els aprovadors encara haurien de verificar el rebut i confirmar la rellevància empresarial. Penseu-ho com una revisió superficial , no com una auditoria completa.

7. Per què veig els estats "A punt per pagar" o "Pagat"?

Aquests apareixen després de la fase d'aprovació . Un cop Finances mou una despesa a reemborsament (mitjançant nòmina o SEPA) i després a Pagat , es bloqueja. Els aprovadors no cal que facin més coses, però l'estat us ajuda a fer un seguiment de la fase en què es troba la despesa.

8. Puc aprovar despeses de manera massiva?

Sí. Des de Despeses > Despeses , filtreu per Aprovacions pendents , seleccioneu diverses despeses i aproveu-les de manera massiva. Comproveu sempre els rebuts i les alertes ( Fora de política , Fora de pressupost ) abans d'utilitzar accions massives.

9. He de comprovar les alertes "Fora de pressupost" o "Fora de política" cada vegada?

Sí. Les alertes són senyals d'assessorament , però destaquen possibles excepcions. Encara podeu aprovar, rebutjar o sol·licitar canvis, però la millor pràctica és deixar un comentari explicant per què heu aprovat malgrat l'alerta (pista d'auditoria).

10. On puc veure l'historial complet d'una despesa?

Dins de la despesa, aneu a la pestanya Activitat o Historial . Veureu:

• Qui ho va presentar i quan
• Cada pas d'aprovació i comentari
• Canvis d'estat (per exemple, esborrany → pendent → aprovat → pagat)

Això és útil per resoldre disputes o auditories.