Les approbateurs de Factorial jouent un rôle essentiel dans la conformité et l'efficacité des dépenses de l'entreprise. Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquentes qu'ils posent lors de l'examen des dépenses et des rapports.
1. Puis-je déléguer mon rôle d’approbateur ?
Oui. Si vous partez en congé ou souhaitez que quelqu'un d'autre approuve temporairement des dépenses en votre nom, les administrateurs peuvent réattribuer ou déléguer les droits d'approbation . Cela permet d'éviter que les approbations en attente ne restent bloquées. La délégation peut généralement être gérée depuis les paramètres des flux d'approbation .
2. Que se passe-t-il si je rejette une dépense par erreur ?
Si une dépense a été rejetée par erreur, les administrateurs peuvent utiliser l'option de réinitialisation du flux . Cela ramène la dépense au statut de brouillon afin que l'employé puisse la soumettre à nouveau. Contactez l'équipe Finance/Administration de votre entreprise si vous ne disposez pas des autorisations de réinitialisation.
3. Comment savoir si j’ai déjà examiné une dépense ?
Les dépenses examinées n’apparaissent plus dans votre filtre Approbations en attente .
- Si vous avez approuvé , vous verrez le statut comme Approuvé (ou En attente du prochain approbateur s'il y a une autre étape).
- Si vous avez rejeté ou demandé des modifications , le statut le reflétera et votre action apparaîtra dans l'onglet Historique des activités de la dépense.
4. Je ne trouve pas une dépense qui m'est attribuée
Vérifiez les éléments suivants :
- Filtres - Assurez-vous que vous êtes dans la vue Approbations en attente = Mine .
- Statut - La dépense a peut-être déjà été approuvée, rejetée ou réaffectée.
- Notifications - Ouvrez votre boîte de réception ou votre notification par e-mail pour accéder directement à la dépense.
S'il manque toujours, contactez un administrateur pour confirmer si le flux d'approbation a été réaffecté ou modifié.
5. Comment gérer les dépenses par carte ou manuelles lorsque des documents sont manquants
- Dépenses manuelles : impossibles à approuver sans reçu ou preuve de paiement. Utilisez « Demander des modifications » pour les renvoyer.
- Dépenses par carte : la transaction existe, mais une preuve est toujours requise pour la conformité. Factorial enverra des rappels à l'employé jusqu'à ce que le reçu soit joint. En cas d'absence persistante, vous pouvez la rejeter et la faire remonter en interne pour obtenir un remboursement auprès de l'employé.
6. Dois-je revoir les dépenses déjà approuvées au niveau de la carte ?
Oui, mais le processus est généralement plus rapide. Les transactions par carte Factorial passent des contrôles préventifs (par exemple, limites, catégories), mais les approbateurs doivent néanmoins vérifier le reçu et confirmer la pertinence commerciale. Il s'agit d'un examen rapide , et non d'un audit complet.
7. Pourquoi est-ce que je vois les statuts « Prêt à payer » ou « Payé » ?
Ces statuts apparaissent après l'étape d'approbation . Une fois qu'une dépense est passée en remboursement (par bulletin de paie ou SEPA), puis en paiement , le service financier la verrouille. Les approbateurs n'ont aucune autre action à effectuer, mais le statut vous permet de suivre l'état d'avancement de la dépense.
8. Puis-je approuver des dépenses en bloc ?
Oui. Dans Dépenses > Dépenses , filtrez les approbations en attente , sélectionnez plusieurs dépenses et approuvez-les en bloc. Vérifiez toujours les reçus et les alertes ( Hors politique , Hors budget ) avant d'utiliser des actions groupées.
9. Dois-je vérifier les alertes « Hors budget » ou « Hors politique » à chaque fois ?
Oui. Les alertes sont des indicateurs de conseil , mais elles mettent en évidence des exceptions potentielles. Vous pouvez toujours approuver, rejeter ou demander des modifications, mais la meilleure pratique consiste à laisser un commentaire expliquant pourquoi vous avez approuvé malgré l'alerte (piste d'audit).
10. Où puis-je voir l’historique complet d’une dépense ?
Dans la dépense, accédez à l'onglet « Activité » ou « Historique » . Vous y trouverez :
- Qui l'a soumis et quand
- Chaque étape d'approbation et commentaire
- Changements de statut (par exemple brouillon → en attente → approuvé → payé)
Ceci est utile pour résoudre des litiges ou des audits.