Les employés peuvent facilement soumettre leurs dépenses dans Factorial depuis la plateforme web ou l'application mobile. Notre système OCR (reconnaissance optique de caractères) lit le reçu ou la photo de la facture que vous téléchargez et en extrait automatiquement les informations principales, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.
Types de dépenses que vous pouvez créer
Lorsque vous soumettez une nouvelle dépense, vous choisirez l'un des types suivants :
- Dépense régulière – Tout reçu ou facture standard pour un achat que vous avez effectué (par exemple, repas, fournitures de bureau, transport).
- Indemnité journalière - Indemnité journalière pour les repas et les frais accessoires lors de voyages d'affaires, basée sur les tarifs définis par l'entreprise.
- Kilométrage - Indemnité pour l'utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles, calculée en fonction de la distance parcourue et du tarif fixé par votre entreprise.
Soumettre une dépense à l'aide de l'OCR
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Commencer une nouvelle dépense
- Sur le Web : Allez dans Mes dépenses → Dépenses et cliquez sur + Nouvelle dépense .
- Sur l'application mobile : ouvrez Dépenses depuis le menu principal et appuyez sur + Nouvelle dépense .
- Téléchargez votre document. Prenez une photo du reçu ou de la facture, ou téléchargez un fichier existant (JPG, PNG, PDF).
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Saisie automatique des données. Le système OCR numérise le document et pré-remplit des champs tels que :
- Catégorie
- Date
- Montant total (taxes comprises)
- Devise
- Numéro de document
- Nom du fournisseur
- NIF du fournisseur
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Remplissez tous les champs supplémentaires obligatoires
- Si nécessaire, ajustez ou ajoutez les informations manquantes (par exemple, catégorie, projet, description).
- Pour les indemnités journalières ou les frais de kilométrage , sélectionnez le tarif approprié et fournissez les détails du voyage.
- Vérifiez et soumettez. Assurez-vous que tous les détails sont corrects.
- Cliquez sur Envoyer pour approbation pour envoyer la dépense pour approbation.
Meilleures pratiques pour la précision de l'OCR
- Assurez-vous que l’intégralité du reçu est visible sur la photo.
- Évitez les images floues ou sombres.
- Téléchargez les reçus dès que possible après la transaction pour éviter de perdre des détails.
Une fois soumise, votre dépense apparaîtra dans la liste Mes dépenses > Dépenses et suivra le processus d'approbation de votre entreprise.
FAQ
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Puis-je télécharger des reçus au format PDF ?
Oui, les formats PDF, JPG et PNG sont pris en charge.
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Que se passe-t-il si l’OCR ne capture pas tous les détails ?
Vous pouvez modifier ou compléter manuellement toute information manquante avant de soumettre.
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Les indemnités journalières et les frais de kilométrage sont-ils également pris en charge sur mobile ?
Oui, les deux peuvent être soumis via l'application mobile en suivant le même processus.