Ein schneller Leitfaden, der Ihnen hilft, Berechtigungsgruppen in Factorial zu verstehen und zu verwalten. Sie lernen, wie Sie benutzerdefinierte Gruppen erstellen, Berechtigungen zuweisen, Benutzer – einschließlich externer – einbeziehen und herausfinden, wo Sie erweiterte Einstellungen finden können. Berechtigungen bestimmen, was jeder Benutzer oder jede Gruppe innerhalb der Plattform sehen und tun kann. Administratoren können den Zugriff basierend auf Rollen oder Bedürfnissen anpassen.
Übersicht
In Factorial können Sie Berechtigungen einfach verwalten, indem Sie sie aktivieren oder deaktivieren und verschiedene Berechtigungen verschiedenen Arten von Mitarbeitenden zuweisen.
Der erste Schritt besteht darin, Berechtigungsgruppen für Ihr Unternehmen zu konfigurieren, die nichts anderes sind als Gruppen von Mitarbeitenden, die die gleichen Zugriffe haben, entweder durch die Verwendung von Standardgruppen oder durch die Erstellung von benutzerdefinierten Gruppen, falls erforderlich.
Anschließend können Sie Berechtigungen für jede Factorial-Funktion innerhalb jeder Berechtigungsgruppe konfigurieren.
Auf diese Weise haben Sie ein Berechtigungssystem, das vollständig auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Wo finde ich Berechtigungen?
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Wählen Sie unter Allgemein Berechtigungen
Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe in Berechtigungen
Eine Berechtigungsgruppe ist eine Gruppe von Mitarbeitenden mit derselben Autorität innerhalb der Factorial-Plattform. Einfacher ausgedrückt, ist es eine festgelegte Gruppe mit identischen Berechtigungen. Benutzerdefinierte Gruppen ermöglichen es Ihnen, Benutzer mit ähnlichen Zugriffsbedürfnissen zu gruppieren – ideal, um wiederholte Einstellungen zu vermeiden. Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise eine spezielle Autorisierungsgruppe für Manager, IT-Team und Finanzteam erstellen.
Factorial bietet standardmäßig zwei Berechtigungsgruppen an:
-
Administratoren
- Personen in dieser Gruppe haben volle Kontrolle über die Plattform
- Standardmitarbeitende
Um eine benutzerdefinierte Gruppe zu erstellen:
- Gehen Sie im Abschnitt Berechtigungen auf Neue benutzerdefinierte Gruppe
- Geben Sie einen klaren, beschreibenden Gruppennamen ein (z.B. „Urlaubsmanager“)
- Klicken Sie auf Speichern, um die Gruppe zu erstellen
Zuweisen von Berechtigungen zu einer Gruppe
Definieren Sie, was Gruppenmitglieder anzeigen oder verwalten können – Urlaubsanträge, Berichte, Mitarbeitendendaten usw.
- Öffnen Sie die erstellte Gruppe
- Überprüfen Sie die verfügbaren Optionen für Rollen wie Mitarbeitende, Manager, Teamleiter oder Urlaubsaufsicht
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die erforderlichen Berechtigungen basierend auf den Verantwortlichkeiten
- Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen anzuwenden
Benutzer zu einer Berechtigungsgruppe hinzufügen
Sobald konfiguriert, müssen Sie Teammitglieder in die Gruppe einbeziehen. Sie können Mitglieder jederzeit zu den Berechtigungsgruppen hinzufügen oder entfernen.
- Wählen Sie innerhalb der Gruppe die Registerkarte Mitarbeitende
- Klicken Sie auf das ( + )-Symbol
- Verwenden Sie Mitarbeiter zuweisen, um nach Benutzern zu suchen und diese auszuwählen
- Klicken Sie auf Speichern, um zu bestätigen
Sie können Alle auswählen für die Mitglieder eines bestimmten Filters verwenden; das können Sie mit nur einem Klick tun.
Externe Benutzer hinzufügen
- Gehen Sie in der Gruppe, in die Sie den externen Benutzer hinzufügen möchten, zur Registerkarte Externe Benutzer
- Klicken Sie auf das ( + )-Symbol
- Verwenden Sie Externen Benutzer zuweisen, um nach Benutzern zu suchen und diese auszuwählen
- Klicken Sie auf Speichern, um zu bestätigen
Gruppen-Sichtbarkeitsberechtigung konfigurieren
Sichtbarkeit ist eine zusätzliche Sicherheitseinstellung, die Sie für Ihre Berechtigungsgruppe konfigurieren können. Sie können auswählen, welche Mitarbeitenden und deren Informationen von den Mitgliedern der Berechtigungsgruppe angezeigt werden können.
- Öffnen Sie die Berechtigungsgruppe
- Klicken Sie auf die Sichtbarkeitsregisterkarte
- Wählen Sie aus, welche Mitarbeitenden und Informationen über sie von den Mitgliedern dieser Gruppe angezeigt werden können. Sie haben vier Optionen zur Auswahl:
- Das gesamte Unternehmen: beinhaltet alle als Mitarbeitende im Unternehmen registrierten Personen.
- Dynamische Gruppe: beinhaltet automatisch alle Mitarbeitenden der ausgewählten Gruppen. Die Gruppe ist nicht bearbeitbar.
- Direkte Untergebene: beinhaltet die Mitarbeitenden, die jeder Person der Berechtigungsgruppe direkt unterstellt sind. Die Sichtbarkeit wird automatisch aktualisiert, wenn sich die Berichtsbeziehungen ändern. Mitglieder ohne direkte Untergebene können sich trotzdem selbst sehen.
- Eigene: beinhaltet alle, die die ausgewählte Beziehung zu den Gruppenmitgliedern haben.
- Manuelle Auswahl: beinhaltet alle manuell ausgewählten Mitarbeitenden. Sie werden später Mitarbeitende hinzufügen oder entfernen können.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern
Sie können dies auch tun, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Gruppennamen auf der Berechtigungsseite klicken.
Mitarbeitende von einer Berechtigungsgruppe in eine andere verschieben
Wenn Sie es einzeln tun möchten, müssen Sie:
- Öffnen Sie die Berechtigungsgruppe
- Klicken Sie auf die Mitarbeitende-Registerkarte
- Klicken Sie auf die drei Punkte bei dem Mitarbeitenden, den Sie verschieben möchten
- Wählen Sie die Option In eine andere Gruppe verschieben
- Ein Pop-up wird angezeigt, in dem Sie auswählen können, in welche Gruppe Sie den Mitarbeitenden verschieben möchten
Wenn Sie es in großen Mengen tun möchten:
- Öffnen Sie die Berechtigungsgruppe
- Klicken Sie auf die Mitarbeitende-Registerkarte
- Klicken Sie auf + und wählen Sie Mitarbeitende hinzufügen
- Alle Mitarbeitenden werden angezeigt (auch wenn sie in einer anderen Gruppe sind)
- Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Speichern
- Sie können sie nach Berechtigungsgruppe filtern
- Sie können sie nach Berechtigungsgruppe filtern
- Die ausgewählten Mitarbeitenden werden automatisch in die Gruppe verschoben, die Sie ausgewählt haben
Wie man eine Berechtigungsgruppe dupliziert
Die Funktion Berechtigungsgruppe duplizieren ermöglicht es Ihnen, alle Berechtigungen von einer bestehenden Gruppe in eine neue Gruppe zu kopieren. Sie können dann einzelne Berechtigungen nach Bedarf ändern, ohne alles manuell neu konfigurieren zu müssen.
- Finden Sie die Berechtigungsgruppe, die Sie duplizieren möchten
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Gruppennamen
- Wählen Sie Duplizieren aus dem Dropdown-Menü
FAQ
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Kann ich jemanden aus einer Gruppe entfernen?
Alle Mitarbeitenden müssen einer Berechtigungsgruppe angehören, daher müssen Sie sie, anstatt sie zu entfernen, in eine andere Gruppe verschieben. Gehen Sie dazu zur Registerkarte Mitarbeitende, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben ihrem Namen, wählen Sie In eine andere Gruppe verschieben und wählen Sie die neue Gruppe.
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Kann ich eine benutzerdefinierte Gruppe löschen?
Ja, aber zuerst müssen Sie alle Mitarbeitenden, die dieser Gruppe zugewiesen sind, in eine andere Berechtigungsgruppe verschieben. Sobald die Gruppe leer ist, können Sie sie löschen.
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Was ist mit Administratorrollen?
Benutzer mit einer Administratorrolle haben standardmäßig vollen Zugriff auf alle Funktionen und Daten. Sie müssen sie keiner benutzerdefinierten Berechtigungsgruppe zuweisen.
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Wer kann eine Zugriffsberechtigung entfernen?
Nur die Person, die ursprünglich die Zugriffsberechtigung gewährt hat, kann sie entfernen.