Factorial vous permet d'exporter vos données de dépenses à des fins de reporting, d'analyse et de comptabilité. Vous pouvez exporter votre vue actuelle ou utiliser l' exportation avancée pour accéder à davantage de filtres et de champs.
Il existe deux principaux moyens d'exporter les dépenses :
- Exporter – vue actuelle → Exportez rapidement la liste telle qu'elle est affichée à l'écran, y compris les filtres appliqués et les colonnes sélectionnées.
- Exportation avancée → Personnalisez les filtres, sélectionnez des champs supplémentaires, renommez les étiquettes de colonnes et réorganisez les colonnes pour une analyse plus approfondie.
Si un administrateur utilise la fonction « Devenir » pour télécharger une exportation telle que les dépenses (PDF), les exportations universelles (Excel/CSV) ou les factures, le système détecte que l’action a été effectuée sous « Devenir ».
Au lieu d'envoyer l'e-mail d'exportation à l'utilisateur usurpé, Factorial identifie l'administrateur qui a initié la session Become et lui envoie directement la notification d'exportation et le fichier.
Cela garantit que les données exportées parviennent toujours à la personne qui effectue l'action lors de l'usurpation d'identité.
Exporter – vue actuelle
- Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Frais des employés → Dépenses
- Cliquez sur les trois points
- Sélectionnez la vue Exporter
Filtres disponibles :
- Date d'approbation
- Catégorie
- Date de création
- monnaie du document
- Date du document
- Type de document
- Type de dépense
- Propriétaire
- Entité juridique propriétaire
- Paiement
- En attente d'approbation
- Projet
- monnaie remboursable
- Signalé par
- Statut
- Sous-projet
- Équipe
Colonnes affichées par défaut :
- Alertes
- Montant
- Catégorie
- Date du document
- Propriétaire
- Statut
Colonnes facultatives que vous pouvez activer :
- Date de création
- Type de document
- Référence interne
- Mode de paiement
- Montant remboursable
C'est l'option la plus rapide si vous souhaitez exporter simplement le tableau que vous consultez actuellement.
Exportation avancée
- Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Frais des employés → Dépenses
- Cliquez sur les trois points
- Sélectionnez Exportation avancée
L'exportation avancée offre plus de flexibilité, vous permettant de renommer les colonnes, de les réorganiser et d'extraire des valeurs à plusieurs niveaux (par exemple, les champs fiscaux et les dates d'approbation pour un maximum de 5 niveaux d'approbation).
Filtres disponibles :
- Date d'approbation
- Catégorie
- Date de création
- monnaie du document
- Date du document
- Type de document
- Type de dépense
- Propriétaire
- Entité juridique propriétaire
- Paiement
- En attente d'approbation
- Projet
- monnaie remboursable
- Signalé par
- Statut
- Sous-projet
- Équipe
Les champs extractibles comprennent :
- Alertes
- Date d'approbation
- Date du niveau d'approbation (jusqu'à 5 niveaux)
- Montant de base (jusqu'à 5 niveaux)
- ID du budget / Nom du budget
- 4 derniers chiffres de la carte
- Catégorie / Sous-catégorie
- centre de coûts
- Date de création
- Description
- Montant du document, devise, date, numéro, type
- Nom et numéro du compte bancaire de l'employé
- Date de fin / Date de début
- Taux de change
- ID du groupe de dépenses / ID de dépense
- Type de dépense
- ID du groupe / Nom du groupe
- Référence interne
- Lien vers Factorial
- Tarif kilométrique, unité, kilométrage total, aller-retour
- cycle de paie
- Projet / Code du projet / Sous-projet
- Montant remboursable / devise
- Date de rejet / motif de rejet
- Signalé par
- Statut
- Numéro d'identification fiscale du fournisseur (NIF)
- Montant et type de taxe (jusqu'à 5 niveaux)
- Nom du fournisseur
Utilisez l'exportation avancée lorsque vous avez besoin d'ensembles de données détaillés et personnalisables pour les rapports financiers ou les audits.
Si vous avez besoin d'un rapport plus personnalisé, vous pouvez en créer un à partir d'Analytics à l'aide du générateur de widgets, à condition qu'il soit inclus dans votre forfait.
Conseils et bonnes pratiques
- Utilisez l'exportation de la vue actuelle pour obtenir rapidement des listes.
- Passez en mode d'exportation avancée pour les rapports financiers, les rapprochements bancaires ou lorsque vous avez besoin de données fiscales, d'approbations à plusieurs niveaux ou de données budgétaires.
- Renommez et réorganisez les colonnes dans l'exportation avancée pour qu'elles correspondent aux modèles de rapports de votre entreprise.
- Enregistrez vos fichiers d'exportation (CSV ou Excel) dans un emplacement sécurisé à des fins de conformité et d'audit.
FAQ
- Puis-je programmer des exportations automatiques ?
Pas pour le moment. Les exportations doivent être déclenchées manuellement.
- Quels formats sont pris en charge ?
Les exportations sont disponibles aux formats CSV et Excel . Les groupes de dépenses peuvent également être exportés au format PDF .
- Puis-je modifier l'ordre des colonnes ?
Oui, dans l'interface utilisateur pour la vue actuelle, et dans l'exportation avancée pour les fichiers téléchargés.