Les flux d'approbation des dépenses flexibles vous permettent de créer des processus d'approbation qui s'adaptent au contexte de chaque dépense. Au lieu d'utiliser un seul chemin d'approbation pour toutes les soumissions, vous pouvez configurer des règles basées sur des facteurs tels que le projet ou les détails de la dépense, rendant ainsi les approbations plus efficaces et alignées avec les processus de votre organisation.
Présentation
Les flux d'approbation flexibles vous permettent de définir qui doit approuver une dépense en fonction de son contexte, plutôt que d'appliquer le même approbateur à chaque soumission.
Le routage des approbations peut être configuré en utilisant différents critères, tels que :
- Le projet associé à la dépense
- Le type de dépense
- Le montant de la dépense
- D'autres attributs de dépense pris en charge
La fonctionnalité prend également en charge :
- Les Chefs de projet en tant qu'approbateurs, permettant aux dépenses liées au projet d'être examinées par la personne responsable du projet
- Des flux d'approbation à plusieurs étapes, où une dépense peut nécessiter l'approbation de plusieurs personnes avant d'être approuvée
- Une configuration assistée par IA avec One, qui génère un flux d'approbation basé sur une description rédigée en langage naturel
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez des flux d'approbation flexibles lorsque vous souhaitez :
- Routage des dépenses vers l'approbateur le plus pertinent
- Créer différents processus d'approbation pour différents types de dépenses
- Inclure les Chefs de projet dans le processus d'approbation
- Configurer des flux de travail d'approbation avec plusieurs étapes d'approbation
- Réduire le temps nécessaire pour configurer les approbations de dépenses.
Comment utiliser
- Ouvrez la configuration du flux d'approbation
- Ouvrez One
- Dans votre barre latérale, allez à Paramètres
- Allez à Dépenses
- Naviguez vers Flux d'approbation
- Décrivez votre processus d'approbation en utilisant un langage naturel. Exemples :
- “Les dépenses de projet doivent être approuvées par le Chef de projet”
- “Les dépenses supérieures à 1 000 € nécessitent l'approbation du Responsable financier après celle du manager de l'employé”
- Examinez le flux d'approbation généré par One
- Apportez les ajustements nécessaires
- Enregistrez la configuration
Si le Chef de projet n'est pas désigné comme approbateur, confirmez que la dépense est liée au bon projet et vérifiez qu'un Chef de projet a été assigné à ce projet.
Si le flux généré par l'IA n'est pas ce que vous attendiez, essayez de décrire le processus d'approbation avec des conditions plus spécifiques. Examinez le flux généré avant de sauvegarder et apportez les ajustements nécessaires.
Conseils et meilleures pratiques
- Gardez les flux d'approbation aussi simples que possible pour réduire les temps d'approbation
- Examinez soigneusement les conditions de routage pour éviter les règles d'approbation qui se chevauchent
- Utilisez les Chefs de projet comme approbateurs pour les dépenses liées aux projets afin de garantir que les approbations sont gérées par quelqu'un de familier avec le travail
- Testez les nouveaux flux d'approbation avant de les déployer dans votre organisation
FAQ
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Puis-je créer différents flux d'approbation pour différents types de dépenses ?
Oui. Les flux d'approbation peuvent être configurés en utilisant le contexte des dépenses, permettant différents processus d'approbation pour différents scénarios.
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Les Chefs de projet peuvent-ils approuver des dépenses ?
Oui. Vous pouvez configurer les dépenses liées aux projets pour qu'elles soient routées vers le Chef de projet responsable du projet associé.
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Une dépense peut-elle nécessiter plus d'une approbation ?
Oui. Les flux d'approbation flexibles prennent en charge des processus d'approbation à plusieurs étapes.
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Dois-je configurer les flux d'approbation manuellement ?
Non. Vous pouvez décrire votre processus d'approbation en langage naturel, et One générera un flux d'approbation pour vous, que vous pouvez examiner et modifier avant de sauvegarder.