Le notifiche automatiche in Factorial ti aiutano a tenere aggiornati dipendenti, manager e team finanziari sulle spese inviate e approvate. Come amministratore, puoi decidere chi riceve quali notifiche e configurare notifiche personalizzate aggiuntive, se necessario.

Cosa sono le notifiche automatiche?

Le notifiche sono avvisi inviati quando si verificano azioni specifiche nel modulo Spese.

Possono essere consegnati tramite:

• Posta in arrivo (piattaforma Factorial )
• E-mail
• Notifiche push (app mobile)

Notifiche predefinite in Spese

Per impostazione predefinita, Factorial invia automaticamente le seguenti notifiche:

• Agli approvatori :
  • quando un dipendente presenta una nuova spesa.
• Ai dipendenti :
  • quando la loro spesa viene approvata, respinta o vengono richieste modifiche.
  • quando si effettua un pagamento con la Factorial Card, il dipendente riceve una notifica push che conferma l'avvenuto pagamento e chiede di caricare il documento.
• Per finanziare/amministrare :
  • quando una spesa è completamente approvata e pronta per l'elaborazione.

Configura notifiche personalizzate

Se hai bisogno di un maggiore controllo, puoi creare notifiche personalizzate . Questo è possibile in:

1. Nella barra laterale, vai su Impostazioni → Configurazione avanzata
2. Seleziona Notifiche personalizzate
3. Fai clic su Crea notifica
4. Definisci quanto segue:
   • Trigger : quando deve essere inviata la notifica? (ad esempio, quando viene creata una spesa, periodicamente o in una data specifica).
   • Condizioni : a quali spese o utenti dovrebbe essere applicato? (ad esempio, in base a policy, soglie di importo, reparto).
   • Azione : chi deve ricevere la notifica e come.
5. Salva e attiva la notifica

Buone pratiche

• Per evitare ritardi, utilizzare le notifiche predefinite per le approvazioni.
• Aggiungi notifiche personalizzate solo nei casi in cui il tuo flusso di lavoro richiede maggiore visibilità (ad esempio, avvisare la Finanza quando le spese superano i 500 € o avvisare le Risorse umane quando le spese vengono inviate senza ricevute).
• Rivedere periodicamente le impostazioni di notifica per assicurarsi che i dipendenti non siano sovraccarichi.

Domande frequenti

1. È possibile disattivare le notifiche predefinite?
   No, le notifiche predefinite sono obbligatorie per garantire flussi di lavoro corretti per le spese.
    
2. Le notifiche possono essere inviate solo via e-mail?
   Sì, quando crei una notifica personalizzata puoi scegliere il metodo di consegna.