Las notificaciones automáticas de Factorial te ayudan a mantener a empleados/as, managers y equipos financieros al tanto de los envíos y aprobaciones de gastos. Como administrador, puedes decidir quién recibe cada notificación y configurar notificaciones personalizadas adicionales si es necesario.

¿Qué son las notificaciones automáticas?

Las notificaciones son alertas que se envían cuando ocurren acciones específicas en el módulo Gastos.

Se pueden entregar a través de:

• Bandeja de entrada (plataforma Factorial )
• Correo electrónico
• Notificaciones push (aplicación móvil)

Notificaciones predeterminadas en Gastos

Por defecto, Factorial envía automáticamente las siguientes notificaciones:

• Para los/as aprobadores/as:
  • cuando un empleado envía un nuevo gasto.
• A los/as empleados/as:
  • cuando su gasto sea aprobado, rechazado o se soliciten cambios.
  • Cuando se realiza un pago con la Tarjeta Factorial, la persona recibe una notificación push confirmando el pago y solicitando cargar el documento.
• Para financiar/administrar:
  • cuando un gasto está totalmente aprobado y listo para ser procesado.

Configurar notificaciones personalizadas

Si necesita más control, puede crear notificaciones personalizadas. Esto se hace en:

1. En la barra lateral, ir a Configuración → Configuración avanzada
2. Seleccionar notificaciones personalizadas
3. Hacer clic en Crear notificación
4. Definir lo siguiente:
   • Disparador: ¿Cuándo debe enviarse la notificación? (por ejemplo, cuando se crea un gasto, periódicamente o en una fecha específica).
   • Condiciones: ¿A qué gastos o usuarios debería aplicarse? (por ejemplo, basado en políticas, umbrales de monto, departamento).
   • Acción: ¿Quién debe recibir la notificación y cómo?
5. Guardar y activar la notificación

Buenas prácticas

• Utiliza notificaciones predeterminadas para las aprobaciones para evitar retrasos.
• Agrega notificaciones personalizadas solo para los casos en que su flujo de trabajo requiera visibilidad adicional (por ejemplo, alertar a Finanzas cuando los gastos superen los 500 € o notificar a Recursos Humanos cuando los gastos se envíen sin recibos).
• Revisa periódicamente la configuración de notificaciones para asegurarse de que los empleados no estén sobrecargados.

Preguntas frecuentes

1. ¿Se pueden desactivar las notificaciones predeterminadas?
   No, las notificaciones predeterminadas son obligatorias para garantizar flujos de trabajo de gastos adecuados.
    
2. ¿Las notificaciones se pueden enviar solo por correo electrónico?
   Sí, al crear una notificación personalizada puedes elegir el método de envío.