Vous pouvez contrôler quels types de dépenses votre entreprise permet aux employé·e·s de soumettre. En activant ou désactivant les dépenses régulières, les frais de déplacement et les indemnités journalières, vous pouvez vous assurer que les employé·e·s ne voient que les options qui correspondent à la politique de dépenses de votre entreprise.
Présentation
Les paramètres des types de dépenses permettent aux administrateur·trice·s de décider quels remboursements de dépenses manuels les employé·e·s peuvent créer.
Cette fonctionnalité vous aide à :
- Aligner le module de dépenses avec la politique de remboursement de votre entreprise
- Réduire les soumissions de dépenses incorrectes
- Assurer que les employé·e·s ne voient que les types de dépenses qui leur sont disponibles
Lorsqu'un type de dépense est désactivé :
- Les employé·e·s ne peuvent plus créer ce type de dépense depuis le site web ou l'application mobile
- L'option n'est également pas disponible via One
- Les dépenses soumises existantes restent inchangées
- Les dépenses automatisées créées via Factorial Cards continuent de se synchroniser comme d'habitude : seules les soumissions de dépenses manuelles sont affectées
Comment utiliser
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Accédez à la section Dépenses
- Dans Types de dépenses, localisez les types de dépenses disponibles :
- Dépenses régulières
- Frais de déplacement
- Indemnités journalières
- Utilisez le bouton à bascule à côté de chaque type de dépense pour l'activer ou le désactiver
- Vos modifications sont appliquées immédiatement
Si les employé·e·s peuvent toujours voir un type de dépense après qu'il a été désactivé, demandez à l'employé·e de rafraîchir la page ou de rouvrir l'application mobile et de confirmer que le type de dépense a été désactivé avec succès. Si le problème persiste, contactez votre équipe de support.
Si les dépenses par carte apparaissent encore après que les dépenses manuelles ont été désactivées, cela est un comportement attendu. Désactiver un type de dépense empêche uniquement les soumissions de dépenses manuelles. Les dépenses générées automatiquement via Factorial Cards continuent d'apparaître.
Conseils et meilleures pratiques
- Révisez votre politique de dépenses avant de modifier ces paramètres
- Désactivez les types de dépenses que votre entreprise ne rembourse pas pour réduire les soumissions inutiles
- Si votre entreprise gère les dépenses exclusivement via Factorial Cards, envisagez de désactiver les types de dépenses manuels tout en continuant d'utiliser les dépenses par carte automatisées
- Informez les employé·e·s lorsque vous mettez à jour votre politique de dépenses afin qu'ils comprennent quels types de dépenses sont disponibles
FAQ
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Que se passe-t-il pour les dépenses existantes si je désactive un type de dépense ?
Les enregistrements de dépenses existants restent disponibles. Désactiver un type de dépense empêche uniquement les nouvelles soumissions manuelles.
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Désactiver un type de dépense affecte-t-il les dépenses de Factorial Card ?
Non. Les dépenses automatisées provenant de Factorial Cards continuent de se synchroniser normalement.
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Les employé·e·s peuvent-ils soumettre des types de dépenses désactivés depuis l'application mobile ?
Non. Les types de dépenses désactivés sont cachés à la fois sur le web et dans les applications mobiles, ainsi que dans One.
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Puis-je réactiver un type de dépense plus tard ?
Oui. Vous pouvez activer ou désactiver chaque type de dépense à tout moment depuis les paramètres des types de dépenses.