Was sind Sonderöffnungszeiten?
„Sonderstunden“ ist eine Zeitkategorie, mit der Sie die während bestimmter Zeiten geleistete Arbeit – wie z. B. an Wochenenden, Feiertagen oder in Nachtschichten – erfassen und vergüten können.
Sie können mehrere Sonderstunden nach Ihren Bedürfnissen erstellen. Für jede Sonderstunde gilt Folgendes:
- Geben Sie einen Namen zur einfachen Identifizierung an.
- Legen Sie fest, wann es gilt , indem Sie bestimmte Tage und Zeitfenster auswählen oder es auf einen ganzen Tag anwenden.
- Legen Sie einen individuellen Stundensatz fest
- Wählen Sie eine Vergütungsmethode , z. B. Freizeitausgleich, Gehaltsabrechnung oder Guthaben.
Dies ermöglicht es Ihnen, die Arbeit Ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen und sie angemessen zu vergüten.
So konfigurieren Sie Sonderöffnungszeiten
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Einstellungen.
- Unter „Zeit“ die Option „Zeiterfassung“ auswählen
- Wählen Sie die entsprechende Zeiterfassungsrichtlinie aus.
- Greifen Sie auf die Registerkarte „Zusätzliche und Sonderöffnungszeiten“ zu.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Sonderöffnungszeiten“.
- Klicken Sie auf „Neue Sonderstunde“ , um einen neuen Eintrag zu erstellen:
- Geben Sie den Namen der Sonderstunde ein oder wählen Sie einen aus der Dropdown-Liste aus.
- Legen Sie den Geltungszeitraum fest – Wählen Sie bestimmte Tage und Zeitfenster aus, wenden Sie die Regelung für einen ganzen Tag an oder wählen Sie ein bestimmtes Datum.
- Legen Sie den Stundensatz fest , der für diese Sonderstunde gelten soll.
- Wählen Sie die Kompensationsmethode :
- Abwesenheit : Die erfasste Zeit wird mit dem angewendeten Stundensatz in den Abwesenheitszähler übertragen.
- Lohnabrechnung : Die erfasste Arbeitszeit kann über den Stundenzettel manuell vergütet werden. Im Reiter „Vergütung“ sehen Sie die erfassten Stunden, die Kategoriebezeichnung und den Multiplikatorwert.
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- Saldo : Die erfasste Zeit wird mit dem angewendeten Stundensatz auf den Saldozähler übertragen.
Überlappende Kategorien
Standardmäßig hat, wenn ein Mitarbeiter während eines Zeitfensters arbeitet, das unter mehrere Sonderarbeitszeitkategorien fällt (z. B. eine Nachtschicht an einem Feiertag), nur die spezifischste Kategorie Vorrang, die anderen werden ignoriert.
Durch die Aktivierung überlappender Kategorien ändert sich dieses Verhalten: Dieselbe Stunde wird gleichzeitig in allen passenden Kategorien erfasst, und jede Kategorie wendet ihre eigenen Vergütungsbedingungen unabhängig an. So würde beispielsweise eine Stunde, die während einer Nachtschicht an einem Feiertag gearbeitet wird, sowohl als Nachtschichtstunde als auch als Feiertagsstunde zählen und jeweils nach ihren eigenen Regeln vergütet.
Durch Deaktivierung des Schalters wird das Standardverhalten wiederhergestellt, bei dem die spezifischere Kategorie Vorrang vor der allgemeineren hat.
Beispiel: Überlappende Kategorien aktiviert
Ein Mitarbeiter arbeitet an einem Feiertag von 22:00 bis 23:00 Uhr. Diese Stunde fällt in zwei Kategorien:
- Nachtschicht: 1,5x → (1h × 1,5) − 1h = 0,5 Bonusstunden
- Feiertag: 2x → (1h × 2) − 1h = 1 Bonusstunde
Gesamtvergütung: 1,5 Bonusstunden zusätzlich zum regulären Gehalt.
Beispiel: Überlappende Kategorien deaktiviert
Gleiches Szenario, aber nur die spezifischste Kategorie trifft zu:
- Nachtschicht (Priorität): 1,5x → (1 Std. × 1,5) − 1 Std. = 0,5 Bonusstunden
- Bankfeiertag: ignoriert
Gesamtvergütung: Nur 0,5 Bonusstunden .
Sie können Überschneidungen von Sonderstunden zulassen. Dadurch erhält Ihr Unternehmen mehr Kontrolle über die Konfiguration der Sonderstunden und die Zeiterfassung eignet sich besser für komplexere Vergütungsszenarien.
Wo kann ich die geleisteten Arbeitsstunden in der Kategorie „Sonderstunden“ einsehen?
Sie können die als Sonderstunden klassifizierten Arbeitszeiten der Mitarbeiter hier einsehen:
- Stundenzettel des Mitarbeiters.
Öffnen Sie das Seitenfeld „Zeiterfassung“ mit der Aufschlüsselung der Sonderstunden, indem Sie auf „Vergütung“ klicken. Führungskräfte und Mitarbeitende können dort alle nach Kategorien kategorisierten Zeiten einsehen.
- Stundenzettel des Mitarbeiters – Saldo
Klicken Sie auf den Saldozähler, um das Saldo-Seitenfeld mit der Aufschlüsselung der Sonderstunden zu öffnen.
- Die Zeiterfassungsseite – Saldo
Gehen Sie zur Seite „Zeiterfassung“ und klicken Sie auf eine beliebige Mitarbeiterzeile, um das Dashboard „Saldo“ zu öffnen.
- Exporte
Mit der Exportfunktion „Zeiterfassung – Vollversion“ können Sie pro Tag Folgendes einsehen: die Anzahl der erfassten Sonderstunden, deren Kategoriebezeichnung und den angewendeten Multiplikator.
Wie Arbeitszeit in der Kategorie „Sonderstunden“ vergütet wird
Für jede Sonderstunde stehen drei Vergütungsmethoden zur Verfügung, die Sie bei der Einrichtung der Sonderstunde in den Einstellungen festlegen können:
- Freizeit
- Lohnabrechnung
- Gleichgewicht
Freizeit
Die Vergütung erfolgt automatisch und bedarf keiner Genehmigung durch den Vorgesetzten.
Der Abwesenheitszähler des Mitarbeiters wird automatisch mit dem Bonusstundensatz aktualisiert.
Lohnabrechnung
- Über den Stundenzettel:
Manager mit der Berechtigung „Stundenzettel prüfen und genehmigen“ müssen diese Zeit manuell kompensieren:
- Klicken Sie im Stundenzettel auf den Zähler „Gesamtvergütung“, um auf das Seitenfeld „Vergütung“ zuzugreifen.
- Drücken Sie die Schaltfläche „ Kompensieren “, um fortzufahren.
- Wählen Sie die konkreten Stunden aus, die Sie vergüten möchten.
- Wählen Sie den entsprechenden Abrechnungszeitraum für die Vergütung aus.
- Kartenergänzungen, falls Sie dies noch nicht getan haben.
- Per Zeiterfassung:
Manager können auf der Zeiterfassungsseite mehrere Mitarbeiter auswählen und diese per Lohnabrechnung gesammelt vergüten.
Nach erfolgter Vergütung sehen Mitarbeiter und Führungskräfte diese Zeit im Stundenzettel als an die Lohnbuchhaltung gesendet markiert. Benutzer mit Zugriff auf die Lohnbuchhaltung können diese Ergänzung im Lohnbuchhaltungssystem einsehen.
Gleichgewicht
Die Arbeitsstunden werden erfasst und entsprechend dem angewendeten Multiplikator umgerechnet. Die Stunden werden dem Mitarbeiter in seinem Stundenzettel angezeigt; weitere Maßnahmen sind nicht erforderlich.
Die Formel für die Vergütung von Sonderstunden verstehen
Mithilfe dieser Formel wird ein Multiplikator für Sonderstunden angewendet, um die Höhe der zusätzlichen Vergütung zu berechnen, die ein Mitarbeiter erhält. Dadurch wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter nur den Bonusbetrag erhält, da sein reguläres Gehalt bereits die Vergütung für die geleisteten Stunden beinhaltet.
Formel:
(Sonderstunden × Multiplikator) - Sonderstunden = Zu vergütende Bonusstunden
- Sonderstunden × Multiplikator ergibt die Gesamtvergütung für die Sonderstunden, einschließlich des regulären Lohns und des Bonus.
- Durch den Abzug der Sonderstunden wird das Grundgehalt (das bereits im Gehalt enthalten ist) entfernt, sodass nur noch der zusätzliche Bonus zu kompensieren ist.
- Das Ergebnis sind die Bonusstunden, auf die der Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem Gehalt Anspruch hat.
Zum Beispiel:
Ein Mitarbeiter arbeitet eine Nachtschicht von 22:00 bis 23:00 Uhr, mit einem Multiplikator von 2:
1 Stunde × 2 - 1 Stunde = 1 Bonusstunde
In diesem Fall erhält der Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem regulären Lohn für die geleistete Arbeitsstunde eine weitere bezahlte Stunde als Bonus.
Diese Methode gewährleistet eine faire und genaue Vergütung für Sonderstunden und vermeidet gleichzeitig die doppelte Zahlung des Grundgehalts.
So konfigurieren Sie Multiplikatoren: Zusätzliche Stunden vs. Sonderstunden
Der Multiplikator wird unterschiedlich konfiguriert, je nachdem, ob Sie Überstunden oder Sonderstunden einrichten.
Überstunden — Geben Sie den Multiplikator unverändert ein.
- Bei einem Zinssatz von 1,45x konfigurieren Sie ihn als
1 = 1.45
Sonderstunden – Der Multiplikator muss immer um 1 erhöht werden. Da Sonderstunden zu den bereits im Gehaltszettel enthaltenen Arbeitsstunden zählen, muss das Grundgehalt bei der Konfiguration berücksichtigt werden.
- Bei einem Zinssatz von 1,45x konfigurieren Sie ihn als
1 = 2.45
Diese Regel gilt wie folgt:
- Urlaub & Stundenkonto — Multiplikator immer um 1 erhöhen
- Lohnabrechnung – Aus Gründen der Einheitlichkeit wird empfohlen, 1 hinzuzufügen. Die Arbeitszeit wird jedoch unverändert an die Lohnabrechnung übermittelt. Somit entspricht 1 geleistete Stunde einer an die Lohnabrechnung übermittelten Stunde.