Grâce à notre OCR optimisé par l'IA, les échecs de téléchargement de reçus sont rares. Cependant, si vous rencontrez une erreur, ne vous inquiétez pas : la plupart peuvent être corrigées rapidement. Vous trouverez ci-dessous les types de fichiers acceptés, les causes courantes, les solutions directes, les étapes spécifiques à chaque rôle et des conseils de prévention pour un téléchargement correct des reçus et un bon fonctionnement de l'OCR.

Types de fichiers acceptés

• Factorial accepte : PDF, PNG, JPG, JPEG, XML .
• Si vous essayez un autre format, convertissez le fichier dans l'un de ceux-ci avant de le télécharger.

Problèmes courants et solutions

1. Mauvaise qualité de la photo ou échec de l'OCR
   • Cause : photo floue, peu éclairée, froissée ou recadrée.
   • Correction : Reprenez la photo : bon éclairage, ne bougez pas, remplissez le cadre, aplatissez le reçu et évitez les reflets. Utilisez une application de numérisation pour créer un PDF clair si nécessaire.
2. Type de fichier non pris en charge
   • Cause : tentative de téléchargement de fichiers HEIC, TIFF ou d'autres formats.
   • Correction : convertissez en JPG ou PDF sur votre téléphone ou votre PC, puis téléchargez.
3. Fichier trop volumineux ou délai de téléchargement expiré
   • Cause : Photo très haute résolution ou réseau lent.
   • Correction : réduisez la résolution de l’image ou compressez le PDF, essayez un réseau ou un Wi-Fi plus rapide, ou téléchargez depuis le bureau.
4. Reçus de plusieurs pages ou très longs
   • Cause : Reçu plus long qu'une photo.
   • Correction : Combinez plusieurs photos en un seul PDF, ou joignez plusieurs images si le système le permet. Privilégiez un seul PDF pour les longs reçus.
5. Fichier corrompu ou malformé
   • Cause : fichier corrompu lors du transfert ou de l’exportation.
   • Correction : réexportez ou réenregistrez le fichier, renommez-le sans caractères spéciaux, puis téléchargez-le à nouveau.
6. Problèmes d'appareil photo ou d'autorisation de l'application mobile
   • Cause : l'application ne dispose pas de l'autorisation d'accès à l'appareil photo ou au stockage, ou elle doit être mise à jour.
   • Correction : accordez les autorisations de caméra et de stockage, mettez à jour l'application, redémarrez l'appareil ou téléchargez depuis le Web.
7. Extraction OCR erronée ou incomplète
   • Cause : mauvaise mise en page, incompatibilité de langue, écriture manuscrite ou polices inhabituelles.
   • Correction : Modifiez manuellement les champs analysés dans le formulaire de dépenses ou joignez une version numérisée plus claire. Si l'OCR omet des lignes fiscales, ajoutez-les manuellement.
8. Problème de nom de fichier ou de caractères spéciaux
   • Cause : noms de fichiers très longs ou caractères non standard.
   • Correction : renommez le fichier avec un nom ASCII court et réessayez.
9. Réseau, navigateur ou pare-feu bloquant les téléchargements
   • Cause : interférence du pare-feu d'entreprise, du VPN ou de l'extension du navigateur.
   • Solution : essayez un autre navigateur, désactivez les extensions, essayez la navigation privée ou changez de réseau. Vérifiez les règles du VPN ou du pare-feu.
10. La facture XML n'est pas traitée correctement
    • Cause : format XML incorrect ou champs de facture obligatoires manquants.
    • Correction : confirmez que le XML est la norme attendue par votre équipe financière ou joignez une copie PDF en plus du XML.

Dépannage étape par étape - employé

1. Reprenez la photo avec un bon éclairage, un arrière-plan plat, tous les coins visibles.
2. Si le reçu est long, combinez les photos dans un seul PDF.
3. Assurez-vous que le type de fichier est PDF, PNG, JPG, JPEG ou XML.
4. Si le téléchargement échoue, essayez à partir du navigateur de bureau ou d'un autre réseau.
5. Si l'OCR a extrait des données incorrectes, corrigez les champs du formulaire de dépenses avant de le soumettre.
6. Si rien ne fonctionne, enregistrez le fichier et contactez votre administrateur ou votre support avec le fichier joint.

Ce que les gestionnaires et les administrateurs financiers devraient essayer

• Demandez à l'employé de télécharger à nouveau une numérisation plus claire ou un PDF.
• Vérifiez si la pièce jointe apparaît dans les détails des dépenses - si c'est le cas mais que l'OCR est incorrect, modifiez les champs analysés manuellement.
• Confirmez que les versions de l’application et du Web sont à jour dans toute l’équipe.
• Si plusieurs utilisateurs signalent des pannes, vérifiez les politiques de réseau de l'entreprise ou les quotas de stockage auprès du service informatique.
• Si vous suspectez un problème systémique, collectez des exemples et contactez le support Factorial .

Conseils de capture préventive : informez vos utilisateurs

• Prenez des photos à la lumière naturelle ou sous une lampe, pas à contre-jour.
• Placez le reçu sur une surface sombre et plane et remplissez le cadre de la caméra.
• Lisser les plis, éviter les bords pliés.
• Gardez l'appareil photo stable, utilisez une application de numérisation pour les longs reçus.
• Utilisez le format PDF pour les reçus de plusieurs pages ou longs.
• Nommez les fichiers avec des noms ASCII courts s'ils sont enregistrés avant le téléchargement.

Quand contacter le support Factorial

Contactez l'assistance si les téléchargements échouent malgré les solutions ci-dessus, ou si l'interface utilisateur présente un comportement anormal. Fournissez :

• ID de dépense (le cas échéant).
• Capture d'écran d'une erreur ou d'un téléchargement échoué.
• Le fichier que vous avez essayé de télécharger.
• Appareil et système d'exploitation, version de l'application ou navigateur et version, et heure de la tentative.
• Cela permet au support de reproduire et de résoudre le problème plus rapidement.