Genehmigungsabläufe definieren die Schritte, die eine Ausgabe durchlaufen muss, bevor sie erstattet oder im System verbucht wird. In Factorial umfasst jeder Ablauf:
- Ein Name und eine Beschreibung (um Flows leicht identifizierbar zu machen).
- Eine oder mehrere Genehmigungsebenen .
- Auf jeder Ebene ein oder mehrere Genehmiger .
- Genehmiger werden nach Rolle oder durch Auswahl bestimmter Personen ausgewählt.
Verfügbare Genehmigerrollen
Beim Erstellen eines Genehmigungsablaufs können Sie Genehmiger mithilfe der folgenden Rollen zuweisen:
- Selbstgenehmigung → Mitarbeiter können ihre Ausgaben selbst genehmigen. Wird selten verwendet, nur für Gründer oder Führungskräfte der obersten Ebene.
- Manager → der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters.
- Urlaubsgenehmiger → Die Person, die bereits für die Genehmigung der Abwesenheiten des Mitarbeiters zuständig ist. Nützlich für die Wahrung der Konsistenz in allen HR-Prozessen.
- Administratoren → Systemadministratoren in Factorial . Wird häufig für Finanzen oder Personalwesen verwendet.
- Team → ein ganzes Team (alle Mitglieder werden benachrichtigt und jeder kann zustimmen).
- Teamleiter → der Leiter des dem Mitarbeiter zugewiesenen Teams.
Empfohlene Abläufe nach Unternehmenstyp
Startup (bis zu ~50 Mitarbeiter)
- Ziel : Genehmigungen zügig durchführen und Verzögerungen vermeiden.
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Vorgeschlagener Ablauf:
- Name : Startup-Standardgenehmigung
- Beschreibung : Einstufiger Ablauf zur schnellen Kostenvalidierung
- Ebene 1: Manager
Wenn es Gründer oder C-Levels ohne Manager gibt, erstellen Sie einen dedizierten Ablauf mit Selbstgenehmigung oder Administratoren als Genehmiger.
KMU (50 bis ~500 Mitarbeiter)
- Ziel : Fügen Sie eine Finanzebene hinzu und halten Sie gleichzeitig die Abläufe effizient.
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Vorgeschlagener Ablauf:
- Name : KMU-2-Stufen-Genehmigung
- Beschreibung : Manager prüft Geschäftsrelevanz, Finanzen stellt Compliance sicher
- Ebene 1: Manager
- Ebene 2: Administratoren (Finanzteam)
Ersetzen Sie optional Ebene 2 durch Teamleiter oder Urlaubsgenehmiger, wenn die Budgetkontrolle auf dieser Ebene verwaltet wird.
Multinational (500+ Mitarbeiter oder mehrere Unternehmen)
- Ziel : Gewährleistung einheitlicher Kontrollen über alle Abteilungen und juristischen Personen hinweg.
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Vorgeschlagener Ablauf:
- Name : Genehmigung für multinationale Unternehmen
- Beschreibung : Mehrstufige Validierung zur Einhaltung der Vorschriften von Abteilungen und Unternehmen
- Ebene 1: Manager
- Ebene 2: Teamleiter oder Abteilungsleiter (als Teamleiterrolle eingerichtet)
- Ebene 3: Administratoren (Finanzteam der lokalen Einheit)
Für Abteilungen mit hohem Risiko oder hohen Ausgaben (wie Vertrieb oder Betrieb) können Sie mit dem Entity Director (direkt als Person zugewiesen) eine Ebene 4 hinzufügen.
Bewährte Methoden
- Geben Sie den Abläufen immer eindeutige Namen und Beschreibungen, damit die Finanz- und Personalabteilung weiß, welche Mitarbeiter abgedeckt sind.
- Beginnen Sie einfach – ein oder zwei Ebenen reichen normalerweise aus. Fügen Sie nur dann mehr hinzu, wenn es unbedingt nötig ist.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit Rollen, nicht Einzelpersonen . Dadurch werden unterbrochene Abläufe vermieden, wenn Personen ihre Positionen wechseln.
- Passen Sie Ihre Unternehmenskultur an – Startups legen Wert auf Geschwindigkeit, multinationale Konzerne auf Kontrolle. Passen Sie Ihre Abläufe entsprechend an.
- Überprüfen Sie dies regelmäßig – Genehmigungsstrukturen sollten sich mit Ihrer Organisation weiterentwickeln.