Os fluxos de aprovação definem as etapas pelas quais uma despesa deve passar antes de ser reembolsada ou contabilizada no sistema. No Factorial , cada fluxo inclui:
- Um nome e uma descrição (para facilitar a identificação dos fluxos).
- Um ou mais níveis de aprovação .
- Em cada nível, um ou mais aprovadores .
- Aprovadores escolhidos por função ou pela seleção de pessoas específicas.
Funções de aprovador disponíveis
Ao criar um fluxo de aprovação, você pode atribuir aprovadores usando as seguintes funções:
- Autoaprovação → os funcionários podem aprovar suas próprias despesas. Raramente usado, apenas para fundadores ou executivos de alto escalão.
- Gerente → gerente de linha direta do funcionário.
- Aprovador de faltas → a pessoa já designada para aprovar as ausências do funcionário. Útil para manter a consistência entre os processos de RH.
- Administradores → administradores de sistema no Factorial . Comumente usado para Finanças ou RH.
- Equipe → uma equipe inteira (todos os membros serão notificados e qualquer um poderá aprovar).
- Líder de equipe → líder da equipe designada ao funcionário.
Fluxos recomendados por tipo de empresa
Startup (até ~50 funcionários)
- Objetivo : Manter as aprovações leves e evitar atrasos.
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Fluxo sugerido:
- Nome : Aprovação do padrão de inicialização
- Descrição : Fluxo de um nível para validação rápida de despesas
- Nível 1: Gerente
Se houver fundadores ou executivos de nível C sem gerentes, crie um fluxo dedicado usando Autoaprovação ou Administradores como aprovador.
PME (50 a ~500 funcionários)
- Objetivo : adicionar uma camada financeira mantendo os fluxos eficientes.
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Fluxo sugerido:
- Nome : Aprovação em duas etapas para PMEs
- Descrição : O gerente verifica a relevância do negócio, o financeiro garante a conformidade
- Nível 1: Gerente
- Nível 2: Administradores (Equipe Financeira)
Opcionalmente, substitua o Nível 2 por Líder de Equipe ou Aprovador de Folgas se o controle orçamentário for gerenciado nesse nível.
Multinacional (mais de 500 funcionários ou múltiplas entidades)
- Objetivo : Garantir controles consistentes entre departamentos e entidades legais.
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Fluxo sugerido:
- Nome : Aprovação de entidade multinacional
- Descrição : Validação em várias etapas para conformidade de departamentos e entidades
- Nível 1: Gerente
- Nível 2: Líder de equipe ou chefe de departamento (configurado como função de líder de equipe)
- Nível 3: Administradores (Equipe financeira da entidade local)
Para departamentos de alto risco ou gastos elevados (como Vendas ou Operações), você pode adicionar um Nível 4 com o Diretor da Entidade (atribuído diretamente como uma pessoa).
Melhores práticas
- Sempre dê nomes e descrições claras aos fluxos para que o Financeiro e o RH saibam quais funcionários estão cobertos.
- Comece de forma simples — um ou dois níveis geralmente são suficientes. Adicione mais somente quando for absolutamente necessário.
- Use funções, não indivíduos, sempre que possível. Isso evita interrupções no fluxo quando as pessoas trocam de posição.
- Adapte-se à cultura da empresa : startups valorizam velocidade, multinacionais valorizam controle. Adapte seus fluxos de acordo.
- Revise regularmente - as estruturas de aprovação devem evoluir junto com sua organização.