Los flujos de aprobación definen los pasos que debe seguir un gasto antes de ser reembolsado o contabilizado en el sistema. En Factorial, cada flujo incluye:
- Un nombre y una descripción (para que los flujos sean fáciles de identificar).
- Uno o más niveles de aprobación.
- En cada nivel, uno o más aprobadores/as.
- Aprobadores/as elegidos por rol o seleccionando personas específicas.
Roles de aprobador/a disponibles
Al crear un flujo de aprobación, puedes asignar aprobadores/as utilizando los siguientes roles:
- Autoaprobación → Los/as empleados/as pueden aprobar sus propios gastos. Rara vez se usa, solo para fundadores o altos ejecutivos.
- Manager → manager de línea directa del/la empleado/a.
- Aprobador/a de ausencias → la persona ya designada para aprobar las ausencias del/la empleado/a. Útil para mantener la coherencia en los procesos de RR. HH.
- Administradores/as → administradores/as de la cuenta en Factorial. Se usa comúnmente en finanzas o recursos humanos.
- Equipo → un equipo completo (todos los miembros serán notificados y cualquiera podrá aprobar).
- Líder de equipo → el líder del equipo asignado al empleado/a.
Flujos recomendados por tipo de empresa
Startup (hasta ~50 empleados/as)
- Objetivo: Mantener las aprobaciones ligeras y evitar demoras.
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Flujo sugerido:
- Nombre: Aprobación estándar para startups
- Descripción: Flujo de un nivel para validación rápida de gastos
- Nivel 1: Manager
Si hay fundadores o altos ejecutivos sin gerentes, cree un flujo dedicado utilizando la autoaprobación o los administradores como aprobador.
PYME (50 a ~500 empleados/as)
- Objetivo: Agregar una capa de finanzas manteniendo los flujos eficientes.
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Flujo sugerido:
- Nombre: Aprobación en dos pasos para PYMEs
- Descripción: El/la manager verifica la relevancia del negocio, Finanzas garantiza el cumplimiento.
- Nivel 1: Manager
- Nivel 2: Administradores/as (equipo de finanzas)
Opcionalmente, sustituye el Nivel 2 por Líder de equipo o Aprobador de ausencias si el control presupuestario se gestiona en ese nivel.
Multinacional (más de 500 empleados/as o varias entidades)
- Objetivo: Garantizar controles consistentes en todos los departamentos y entidades legales.
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Flujo sugerido:
- Nombre: Aprobación por entidad multinacional
- Descripción: Validación multinivel para cumplimiento de departamento y entidad
- Nivel 1: Manager
- Nivel 2: Líder de equipo o responsable de departamento (configurado como rol de líder de equipo)
- Nivel 3: Administradores/as (equipo de finanzas de la entidad local)
Para departamentos de alto riesgo o alto gasto (como Ventas u Operaciones), puedes añadir un Nivel 4 con el Director/a de entidad (asignado/a directamente como persona).
Buenas prácticas
- Pon siempre nombres y descripciones claras a los flujos, para que Finanzas y RR. HH. sepan qué empleados/as están cubiertos.
- Empieza simple: uno o dos niveles suelen ser suficientes. Añade más solo cuando sea estrictamente necesario.
- Usa roles, no personas siempre que sea posible. Así evitas que los flujos se rompan cuando alguien cambia de puesto.
- Adapta a la cultura de la empresa: las startups valoran la agilidad, las multinacionales el control. Ajusta tus flujos en consecuencia.
- Revisa periódicamente: la estructura de aprobaciones debe evolucionar junto con tu organización.