I flussi di approvazione definiscono i passaggi che una spesa deve seguire prima di essere rimborsata o registrata nel sistema. In Factorial , ogni flusso include:
- Un nome e una descrizione (per rendere i flussi facilmente identificabili).
- Uno o più livelli di approvazione .
- A ogni livello, uno o più approvatori .
- Approvatori scelti in base al ruolo o selezionando persone specifiche.
Ruoli di approvazione disponibili
Quando si crea un flusso di approvazione, è possibile assegnare gli approvatori utilizzando i seguenti ruoli:
- Autoapprovazione → i dipendenti possono approvare le proprie spese. Raramente utilizzata, solo per fondatori o dirigenti di alto livello.
- Manager → il responsabile diretto del dipendente.
- Approvatore ferie → la persona già designata ad approvare le assenze del dipendente. Utile per garantire la coerenza tra i processi HR.
- Amministratori → amministratori di sistema in Factorial . Comunemente utilizzati per la finanza o le risorse umane.
- Team → un intero team (tutti i membri saranno avvisati e chiunque potrà approvare).
- Team Lead → il responsabile del team assegnato al dipendente.
Flussi consigliati per tipologia di azienda
Startup (fino a ~50 dipendenti)
- Obiettivo : ridurre al minimo le approvazioni ed evitare ritardi.
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Flusso suggerito:
- Nome : Approvazione standard di avvio
- Descrizione : Flusso a un livello per una rapida convalida delle spese
- Livello 1: Manager
Se ci sono fondatori o dirigenti senza manager, creare un flusso dedicato utilizzando l'autoapprovazione o gli amministratori come approvatori.
PMI (da 50 a ~500 dipendenti)
- Obiettivo : aggiungere un livello finanziario mantenendo i flussi efficienti.
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Flusso suggerito:
- Nome : Approvazione in 2 fasi per le PMI
- Descrizione : Il responsabile verifica la pertinenza aziendale, la finanza garantisce la conformità
- Livello 1: Manager
- Livello 2: Amministratori (team finanziario)
Facoltativamente, sostituire Livello 2 con Responsabile del team o Approvatore dei permessi se il controllo del budget è gestito a quel livello.
Multinazionale (oltre 500 dipendenti o più entità)
- Obiettivo : garantire controlli coerenti tra i dipartimenti e le entità legali.
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Flusso suggerito:
- Nome : Approvazione di entità multinazionale
- Descrizione : Validazione multi-step per la conformità di reparto ed entità
- Livello 1: Manager
- Livello 2: Responsabile del team o responsabile del dipartimento (impostato come ruolo di Responsabile del team)
- Livello 3: Amministratori (team finanziario dell'ente locale)
Per i reparti ad alto rischio o ad alta spesa (come Vendite o Operazioni), è possibile aggiungere un Livello 4 con il Direttore dell'entità (assegnato direttamente come persona).
Buone pratiche
- Assegnare sempre nomi e descrizioni chiari ai flussi, in modo che i reparti Finanza e Risorse Umane sappiano quali dipendenti sono interessati.
- Inizia in modo semplice : di solito bastano uno o due livelli. Aggiungine altri solo quando strettamente necessario.
- Ove possibile , utilizzare ruoli, non singoli individui . In questo modo si evitano interruzioni nei flussi quando le persone cambiano posizione.
- Adatta i tuoi flussi di conseguenza.
- Revisionare regolarmente : le strutture di approvazione dovrebbero evolversi insieme alla tua organizzazione.