Las políticas de gastos son una de las herramientas más eficaces para controlar el gasto de la empresa y garantizar su cumplimiento. Una política bien estructurada indica a los empleados qué pueden gastar, cuánto y bajo qué condiciones.
Factorial le permite crear políticas de gasto flexibles personalizando:
- Categorías y subcategorías (por ejemplo, Comidas, Viajes, Alojamiento).
- Formularios de gastos (campos a rellenar por los empleados).
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Reglas de política basadas en:
- Categoría
- Cantidad
- Divisa
- Marco temporal (por gasto, diario, semanal, mensual, anual)
- Requisitos de descripción
- Empleados afectados (por equipo, proyecto, centro de costos, ubicación o individuo)
Por qué es importante la estructura
- Equidad: todos los colaboradores saben que se aplican las mismas reglas.
- Claridad: Reduce las idas y venidas con las finanzas y menos gastos rechazados.
- Cumplimiento: garantiza la alineación con los requisitos fiscales, legales y de auditoría.
- Eficiencia: ahorra tiempo a los colaboradores, aprobadores y equipos financieros.
Paso 1: Definir categorías y subcategorías
Comience con una lista clara de categorías que reflejen cómo suele gastar su empresa. Ejemplos comunes:
- Comidas
- Viajes (vuelos, trenes, taxis, kilometraje)
- Alojamiento
- Material de oficina
- Suscripciones / Software
- Representación (entretenimiento de clientes, regalos)
Consejo: Utilice subcategorías cuando los límites difieran dentro de una categoría más amplia. Ejemplo:
- Categoría: Viajes
- Subcategoría: Vuelo
- Subcategoría: Tren
- Subcategoría: Taxi
Paso 2: Personalice los formularios de gastos
Factorial le permite agregar o eliminar campos que los/as colaboradores/as deben completar al enviar un gasto.
Ejemplos de campos útiles:
- Proyecto / Centro de costos
- Nombre del cliente
- Justificación empresarial
- Número de asistentes (para comidas o entretenimiento)
Paso 3: Definir reglas de gasto
Para cada categoría, decide:
- Importe máximo (por gasto o por día).
- Moneda (si los empleados trabajan en diferentes regiones).
- Marco temporal (diario, mensual, anual).
- Requisitos de descripción (por ejemplo, justificación obligatoria de las comidas del cliente).
- Público objetivo (qué empleados, equipos u oficinas).
Paso 4: Ejemplos de políticas que puedes utilizar
Aquí tiene tres políticas comunes que adoptan la mayoría de las empresas. Puede copiarlas y ajustar los valores a sus necesidades:
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Comidas
- Categoría: Comidas
- Límite: 25 EUR por día
- Empleados: Todos los empleados
- Notas: Se requiere recibo, la descripción debe incluir el propósito comercial.
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Viajes - Taxi
- Categoría: Viajes → Taxi
- Límite: 50 EUR por viaje
- Empleados: Todos los empleados que viajan por negocios.
- Notas: Solo se permite si no hay transporte público disponible o si se viaja tarde en la noche.
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Viajes - Alojamiento
- Categoría: Viajes → Alojamiento
- Límite: 150 EUR por noche
- Empleados: Todos los empleados que viajan al extranjero
- Notas: Hoteles estándar, no estancias de lujo ni resorts.
Paso 5: Pruebe y comunique sus políticas
- Realice una prueba piloto con un equipo antes de implementarla en toda la empresa.
- Comunique con claridad: comparta las políticas en su manual interno o en Slack/Teams.
- Forme a managers: Son la primera línea de aprobación.
- Revise periódicamente: al menos una vez al año, actualizar las políticas en función de la inflación, nuevos mercados o cambios comerciales.
Consejos de los mejores equipos financieros
- Mantenga las políticas simples y fáciles de recordar (por ejemplo, “límite de comida diaria de 25 EUR”).
- Utilice diferentes políticas por equipo si es necesario (Ventas puede necesitar límites de representación más altos que TI).
- Incluya políticas de viáticos o kilometraje si los empleados viajan con frecuencia.
- Vincule cada política a un flujo de aprobación claro (ver: Configurar flujos de aprobación).
- Realice un seguimiento del uso con informes/exportaciones para ver si los límites son realistas.
Cómo capacitar a su equipo sobre el uso adecuado del módulo