1. Was bedeutet der Status „abgelehnt“ auf einem Dokument, das ich zur Unterschrift gesendet habe?

Der Status „Abgelehnt“ auf einem Dokument, das Sie zur Unterschrift gesendet haben, bedeutet, dass die Person sich geweigert hat, das Dokument zu unterzeichnen. Wenn eine Person ablehnt, muss sie in einer vom System erfassten Textnachricht einen Grund angeben. Der Administrator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Angabe des Grundes, die auch im Dokumentenviewer angezeigt wird.

2. Wie sende ich mehrere Dokumente zum Unterschreiben?

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mehrere Dokumente zur Unterzeichnung zu senden:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste auf Dokumente
2. Wählen Sie Massenversand
3. Laden Sie ein PDF-Dokument hoch
4. Legen Sie die Einstellungen für die Aufteilung fest 
   
   • Dokumente mit allen Seiten beibehalten
   • Nach Seiten aufteilen
   • Alle Dokumente in einem Dokument zusammenfassen
5. Zielordner wählen
6. Wählen Sie „E-Signatur anfordern“. 
   
   1. Empfänger: Der Empfänger des Dokuments wird eine Signaturanforderung erhalten.
   2. Zusätzlicher Unterzeichner: Die ausgewählten Benutzer erhalten ebenfalls eine Aufforderung, die Datei zu signieren.
7. Klicken Sie auf Datei hochladen
8. Nachdem das Dokument hochgeladen wurde, wenden Sie bei Bedarf Filter an und wählen die Mitarbeiter = Empfänger aus
9. Klicken Sie auf An X Mitarbeiter senden
    

Das Dokument wird in den Bereich „Meine Dokumente“ des Empfängers im festgelegten Ordner hochgeladen. Sobald ein neues Dokument hochgeladen wird, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail und eine Benachrichtigung per E-Mail und in seiner Ausstehenden Aufgabe.

3. Wie unterschreibe ich ein Dokument?

Um ein Dokument zu signieren, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie die erhaltene Benachrichtigung in Ihrem Dashboard, die darauf hinweist, dass eine Unterschrift erforderlich ist
2. Lesen Sie die Anweisungen und klicken Sie auf Start
3. Unterschreiben Sie das Dokument
4. Akzeptieren Sie die Bedingungen
5. Klicken Sie auf Dokument senden

Das Dokument, das Sie signieren, sollte im PDF-Format vorliegen und darf nicht bearbeitet oder verschlüsselt sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterschrift in das dafür vorgesehene Feld legen.

Nach der Unterzeichnung und dem Versand des Dokuments wird Ihr Administrator über Ihre Unterschrift benachrichtigt und erhält außerdem eine Bestätigung per E-Mail.

4. Ist es möglich, mehrere Seiten eines Dokuments zu signieren?

Ja, Sie können mehrere Seiten eines Dokuments unterschreiben. Mit unserer fortgeschrittenen digitalen Signatur brauchen Sie jedoch nur eine Seite zu unterschreiben. Die digitale Signatur wirkt wie ein Stempel, der alle Seiten des Dokuments abdeckt. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite unseres Partners: Dokumente – Fragen.

Wenn Sie es vorziehen, dass ein Benutzer jede Seite unterschreibt, können Sie dies über das Profil des Mitarbeiters tun. Diese Option ist nur für individuell hochgeladene Dateien mit einem einzigen Empfänger verfügbar.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste auf Mitarbeiter.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie eine elektronische Unterschrift anfordern möchten
3. Laden Sie ein PDF-Dokument hoch
4. Wählen Sie den Zielordner (wenn Sie sich nicht bereits in einem Ordner befinden)
5. Wählen Sie „E-Signatur anfordern“. 
   
   1. Empfänger: Der Empfänger des Dokuments wird eine Signaturanforderung erhalten.
   2. Zusätzlicher Unterzeichner: Die ausgewählten Benutzer erhalten ebenfalls eine Aufforderung, die Datei zu signieren.
6. Wählen Sie „Erweiterte Signatureinstellungen“, wenn Sie die Signatur platzieren möchten
7. Ziehen Sie die Signaturkarten an die Stelle, an der der Empfänger unterschreiben soll, und passen Sie bei Bedarf die Größe an.
    

8. Klicken Sie auf Dokument hochladen und E-Signatur anfordern.

5. Ist es möglich, die Platzierung der Unterschriften zu bestimmen?
 

Ja, Sie können entscheiden, wo die Unterschriften platziert werden sollen. Diese Option ist über das Mitarbeiterprofil und nur beim Hochladen einzelner Dateien verfügbar. Mit diesen erweiterten Einstellungen können Sie den genauen Ort für die Unterschrift festlegen.

Bitte befolgen Sie dazu die in der vorherigen Frage beschriebenen Schritte.

6. Ist die Factorial elektronische Signatur legal?

Ja, die Factorial elektronische Signatur ist legal. Die von Factorial bereitgestellte elektronische Signaturlösung wird von Signaturit angeboten, einem Legaltech-Unternehmen, das als Qualified Trust Service Provider (QTSP) akkreditiert ist. Dieses Unternehmen bietet Lösungen für elektronische Signaturen, zertifizierte elektronische Zustellung und elektronische Identifizierung. In der Europäischen Union legt die eIDAS-Verordnung die Mindestanforderungen fest, um eine elektronische Signatur als gültig und ihre Rechtswirkungen zu betrachten. Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen kann jedoch je nach Dokument variieren und unterliegt der Gesetzgebung des jeweiligen Landes. Daher empfiehlt es sich, für konkrete Anwendungsfälle Rücksprache mit Ihrem Rechtsberater zu halten.

7. Wie groß darf ein zum Signieren gesendetes Dokument maximal sein?

Die maximale Größe eines Dokuments, das zur elektronischen Signatur gesendet werden kann, beträgt 15 MB . Jede größere Datei wird korrekt gespeichert, es wird jedoch keine E-Signatur angefordert.