Wenn Sie eine Ausgabe in Factorial einreichen, durchläuft sie je nach ihrem Stadium im Genehmigungs- und Zahlungsablauf verschiedene Status . Manchmal werden Ihnen auch Warnmeldungen angezeigt, die zusätzlichen Kontext zu Ihrer Ausgabe liefern.
Ausgabenstatus
Mithilfe des Ausgabenstatus können Mitarbeiter und Manager nachvollziehen, an welcher Stelle im Arbeitsablauf sich eine Ausgabe befindet – von der Entwurfserstellung bis zur Erstattung.
- Entwurf – Die Ausgabe wurde erstellt, aber noch nicht zur Genehmigung eingereicht.
- Ausstehend – Die Ausgabe wurde übermittelt und wartet auf die Überprüfung durch den Manager/Genehmiger.
- Änderungswünsche – Der Prüfer hat Sie gebeten, Informationen zu aktualisieren oder zu korrigieren (z. B. fehlendes Dokument, falsche Kategorie).
- Abgelehnt – Die Ausgabe wurde nicht genehmigt. Wenden Sie sich an Ihren Manager/Genehmiger, um den Grund zu erfahren.
- Genehmigt – Die Ausgabe wurde bestätigt und kann zur Zahlung weitergeleitet werden.
- Zur Zahlung gesendet – Die Ausgabe wurde zur Zahlung eingeplant (je nach den Einstellungen Ihres Unternehmens per Gehaltsabrechnung oder SEPA-Überweisung).
- Bezahlt – Die Ausgabe wurde erstattet.
- Doppelte Ausgaben – Wenn bei regelmäßigen Ausgaben oder Tagesspesen zwei Einträge gleich zu sein scheinen , kennzeichnen wir sie auf diese Weise.
- Kategoriekonflikt – Bei einer regelmäßigen Ausgabe und einer Tagespauschale: Wenn sie sich an denselben Daten für die Kategorien „Lebensmittel und Getränke“ überschneiden, kennzeichnen wir sie auf diese Weise.
Warnungen
Manchmal werden bei Ausgaben Warnmeldungen angezeigt, die den Prüfern bei der Entscheidungsfindung helfen:
- Verstoß gegen die Richtlinien – Die Ausgabe entspricht nicht den Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens (z. B. liegt sie über der maximalen täglichen Verpflegungspauschale).
- Budgetüberschreitung – Die Ausgabe übersteigt das zugewiesene Budget. Der Manager/Prüfer sieht diese Warnung bei der Genehmigung.
Eine Warnung bedeutet nicht , dass Ihre Ausgabe automatisch abgelehnt wird. Es handelt sich lediglich um ein Signal für die Prüfer, das sie während des Genehmigungsprozesses berücksichtigen sollten.
Häufig gestellte Fragen
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Bedeuten Benachrichtigungen, dass meine Ausgabe abgelehnt wurde?
Nein. Warnmeldungen sind Warnungen an die Prüfer, sie können die Ausgabe aber trotzdem genehmigen.
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Wie lange dauert es, bis eine genehmigte Ausgabe bezahlt wird?
Dies hängt vom Erstattungszyklus Ihres Unternehmens ab (Lohnabrechnung oder Banküberweisung).
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Kann ich eine Ausgabe nach der Einreichung bearbeiten?
Nur wenn der Prüfer Änderungen verlangt. Andernfalls müssen Sie den Beitrag löschen und erneut übermitteln.