Was ist der Stellenkatalog?

Der Stellenkatalog ist die Struktur, in der Sie alle Rollen in Ihrem Unternehmen definieren.

Die Hierarchie funktioniert folgendermaßen:

1. Familie – Die breiteste Kategorie (z. B. Marketing, Ingenieurwesen, Personalwesen)
2. Funktion – Ein spezifischerer Bereich innerhalb einer Familie (HR → Talent Ops, Recruitment…).
3. Rolle – Die Position selbst (z. B. Softwareentwickler)
4. Level – Die Seniorität oder der Karriereschritt innerhalb einer Rolle (z. B. Junior, Senior).

Diese Struktur trägt dazu bei, dass Ihre Organisation übersichtlich, skalierbar und konsistent bleibt.

Über die Strukturierung von Rollen hinaus ermöglicht Ihnen der Stellenkatalog Folgendes:

• Gehaltsspannen pro Rolle und Ebene definieren
• Arbeitsbedingungen konfigurieren
• Kompetenzen und Erwartungen zuweisen
• Karriereverlauf strukturieren

Diese Informationen werden in der gesamten Factorial wiederverwendet und sind besonders wichtig, wenn:

• Stellenanzeige erstellen
• Einstellung eines neuen Mitarbeiters
• Werbeaktionen verwalten
• Mitarbeiter nach Rolle, Ebene oder Abteilung filtern

Der Stellenkatalog hilft Ihnen , Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Konsistenz während des Wachstums Ihres Unternehmens zu gewährleisten .

Wo finde ich den Stellenkatalog?

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf „Organisation“.
2. Klicken Sie auf „Jobs“.

Sie können den Katalog auf zwei Arten erkunden:

• Baumansicht
  Zeigt die vollständige Hierarchie (Familie → Funktion → Rolle → Ebene)
  
• Detailansicht
  Klicken Sie auf ein beliebiges Element, um dessen Informationen anzuzeigen und zu bearbeiten.
  Nutzen Sie den Baum, um die Struktur zu verstehen.
  Nutzen Sie die Detailansicht, um bestimmte Elemente zu konfigurieren.

So importieren Sie Ihren bestehenden Stellenkatalog

Wenn Sie Ihre Rollen bereits in Excel definiert haben, können Sie diese mithilfe des Jobkatalog-Importers in Factorial importieren. Um die Jobkatalogrollen aus einer Tabellenkalkulation importieren zu können, dürfen im System keine Rollen Verträgen zugeordnet sein.

Die Struktur verstehen

Der Stellenkatalog hat 4 Ebenen:

1. Familie (z. B. Marketing, Ingenieurwesen, Personalwesen)
2. Funktion
3. Rolle
4. Ebene

Das System liest Ihre Datei von oben nach unten , daher muss jede Ebene vor der darunter liegenden erstellt werden.

Stellen Sie es sich vor wie das Anpflanzen eines Baumes:

• Zuerst der Stamm (Familie)
• Dann die Zweige (Funktion)
• Dann kleinere Zweige (Rolle)
• Schließlich die Blätter (Ebenen)

Existiert noch keine höhere Ebene, schlägt der Import fehl.

So formatieren Sie Ihre Excel-Datei

Ihre Datei muss pro Ebene eine Spalte enthalten:

Beim Hinzufügen einer neuen Struktur müssen Sie jede Ebene Schritt für Schritt definieren.

Beachten Sie Folgendes:

• Die erste Zeile definiert nur Ebene 1.
• Die nächste Zeile definiert Ebene 1 + Ebene 2
• Dann Stufe 1 + Stufe 2 + Stufe 3
• Abschließend die Rolle (Stufe 4)

Dadurch wird sichergestellt, dass das System die Hierarchie korrekt aufbaut.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

• Level überspringen
• Auch wenn Sie nur eine Rolle benötigen, müssen Sie dennoch alle vorherigen Ebenen in separaten Zeilen definieren.
• Falsche Reihenfolge
• Höhere Ebenen müssen immer über niedrigeren Ebenen liegen.
• Fehlende Währung für Gehälter
• Wenn Sie Gehaltsinformationen angeben, müssen Sie eine Währung definieren.
• Bearbeiten der Spaltennamen
• Ändern Sie die Vorlagenüberschriften nicht.

Wie importiere ich die Datei?

1. Gehen Sie zu Organisation > Jobs
2. Klicken Sie auf Importieren.
3. Laden Sie Ihre ausgefüllte Excel-Datei hoch.
4. Vorschau ansehen
5. Import bestätigen

Wie man eine neue Rolle erstellt

So erstellen Sie eine neue Rolle:

1. Gehen Sie zu Organisation > Jobs
2. Navigieren Sie zur richtigen Funktion
3. Klicken Sie auf „Rolle hinzufügen“.
4. Füllen Sie die Rollendetails aus (dann können Sie auch die verschiedenen Rollenebenen erstellen).
5. Speichern

Eine Rolle muss immer einer Funktion zugeordnet sein.

Wie man Elemente in der Struktur verschiebt

Sie können Ihren Katalog jederzeit neu organisieren.

Rollen in eine andere Funktion verschieben

1. Rolle öffnen
2. Ändere die übergeordnete Funktion
3. Speichern

Die Baumansicht wird automatisch aktualisiert.

Wie man Mitarbeitern Aufgaben zuweist

Rollen und Hierarchieebenen werden im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters festgelegt.

1. Mitarbeiterprofil öffnen
2. Gehe zu den Vereinbarungen
3. Wählen Sie „Neue Bedingungen auswählen“ oder „Bedingungen bearbeiten“ aus.
4. Rolle auswählen
5. Wählen Sie die Ebene aus
6. Speichern

Kompetenzen

Was sind Kompetenzen?

Kompetenzen definieren die Fähigkeiten, Kenntnisse und Verhaltensweisen, die für eine bestimmte Tätigkeit (z. B. Führung oder Projektmanagement) erwartet werden.

Sie tragen dazu bei, die Erwartungen an ähnliche Positionen zu vereinheitlichen.

Wie Kompetenzen in der Hierarchie funktionieren

Kompetenzen werden von oben nach unten vererbt:

Unternehmen → Familie → Funktion → Rolle → Ebene

Das heisst:

• Wird eine Kompetenz auf Familienebene zugewiesen, erbt sie jede darunterliegende Ebene.
• Wenn die Zuweisung auf Rollenebene erfolgt, erben nur diese Rolle und ihre Ebenen die Zuweisung.
• Bei Bedarf können Sie auf niedrigeren Ebenen genauer werden.

Vererbung gewährleistet Konsistenz bei gleichzeitiger Flexibilität.

Wie man Kompetenzen zuweist

1. Gehen Sie zu Organisation > Jobs
2. Öffnen Sie die Ebene, der Sie sie zuweisen möchten (Familie, Funktion, Rolle oder Ebene).
3. Navigieren Sie zum Abschnitt „Kompetenzen“ .
4. Fügen Sie die relevanten Kompetenzen hinzu.
5. Speichern

Wenn Sie eine Kompetenz auf einer höheren Ebene zuweisen (z. B. Familie), gilt dies automatisch für alle darunter liegenden Ebenen.

Wie man Kompetenzstufen zuweist

Sobald die Kompetenzen zugeordnet sind, kann das erwartete Kompetenzniveau definiert werden.

1. Öffnen Sie die entsprechende Rolle oder Ebene.
2. Gehen Sie zum Abschnitt „Kompetenzen“ .
3. Wählen Sie für jede Kompetenz das erwartete Niveau aus (z. B. Anfänger, Mittelstufe, Fortgeschritten).
4. Speichern

Die Definition von Kompetenzstufen trägt dazu bei, Erwartungen zu verdeutlichen und Leistungsbeurteilungen einheitlicher zu gestalten.

Arbeitsbedingungen

Wie sind die Arbeitsbedingungen?

Die Arbeitsbedingungen sind gemeinsame vertragliche Regelungen, die für mehrere Arbeitsplätze gelten.

Sie repräsentieren:

• Arbeitsverträge
• unternehmensspezifische Richtlinien
• Allgemeine Vertragsbedingungen

Sie können je nach Arbeitsplatz variieren.

Anstatt diese Details jedes Mal manuell zu konfigurieren, definieren Sie sie einmalig im Jobkatalog.

Nach der Einrichtung werden sie automatisch angewendet, wenn:

• Stellenanzeige erstellen
• Einen neuen Vertrag erstellen
• Werbeaktionen verwalten

Dies gewährleistet Konsistenz, reduziert den manuellen Aufwand und hilft, Fehler zu vermeiden.

Wie die Arbeitsbedingungen strukturiert sind

Die Arbeitsbedingungen können auf verschiedenen Hierarchieebenen definiert werden.

Weil die Vererbungsregeln gelten:

• Wenn sie auf Familienebene definiert sind, erben alle Funktionen, Rollen und Ebenen sie.
• Wenn sie auf Rollenebene definiert sind, erben nur die zugehörigen Ebenen diese.
• Sie können diese Einstellungen bei Bedarf auf einer niedrigeren Ebene überschreiben.

Wie sie in Verträgen angewendet werden

Bei der Vertragserstellung:

1. Rolle auswählen
2. Wählen Sie die Ebene aus

Das System schlägt automatisch die mit diesem Level verbundenen Arbeitsbedingungen vor.

Sie können diese vor der endgültigen Vertragsunterzeichnung überprüfen und anpassen.

Dies gewährleistet Konsistenz und ermöglicht gleichzeitig Flexibilität, wenn diese erforderlich ist.