La planification des effectifs est un module dans la planification financière (l'espace de travail anciennement appelé Espace de travail financier) qui permet aux RH, à la Finance et aux responsables de planifier ensemble leur future main-d'œuvre en un seul endroit. Au lieu de gérer les plans d'embauche dans des feuilles de calcul déconnectées, vous créez une période de planification, collectez les demandes d'effectifs des responsables de département, les examinez et les approuvez, et vous vous retrouvez avec un plan d'embauche unique approuvé, avec des prévisions de coûts en direct et un lien direct vers le Recrutement.

Cet article explique ce qu'est la planification des effectifs, qui l'utilise et où la trouver.

Aperçu

La planification des effectifs est un module au sein de la planification financière qui vous aide à planifier votre future main-d'œuvre en un seul endroit. Au lieu de gérer les plans d'embauche à travers des feuilles de calcul, vous pouvez créer une période de planification, collecter des demandes d'effectifs, les examiner et les approuver, et suivre le plan d'embauche résultant avec des prévisions de coûts en direct et une connexion au Recrutement.

Une fois les postes approuvés, la vue organigramme vous donne une représentation visuelle de votre plan. Vous pouvez voir les postes prévus dans le contexte de leurs futures lignes de reporting, aux côtés des employés actuels, ce qui facilite la compréhension des postes occupés, de ceux encore ouverts et de la façon dont les équipes vont se développer.

Pour qui est-ce

Trois rôles interagissent avec une période de planification :

• Propriétaire (RH, Finance ou niveau C). Crée et gère la période, définit la fenêtre de demande et examine et approuve les demandes. La personne qui crée une période en est automatiquement le Propriétaire.
• Planificateur d'effectifs (généralement un VP ou un responsable de département). Soumet des demandes d'effectifs pour son équipe pendant la fenêtre de demande.
• Collaborateur (Éditeur ou Spectateur). A un accès limité uniquement aux employés qu'il gère déjà. Les éditeurs peuvent modifier les effectifs pour leurs rapports directs ; les spectateurs peuvent le voir mais ne peuvent pas le changer.

Où trouver la planification des effectifs

Pour y accéder :

1. Dans la barre latérale, allez à la planification financière
2. Accédez à l'onglet Planification des effectifs

Si aucune période n'existe encore, vous verrez un état zéro vous invitant à créer votre première avec un bouton Nouveau plan.

Comment utiliser

Créer et gérer une période de planification

1. Dans votre barre latérale, allez à la planification financière
2. Accédez à l'onglet Planification des effectifs
3. Créez une nouvelle période de planification ou ouvrez une période existante
4. Le Propriétaire assigne des Planificateurs d'effectifs et définit la fenêtre de demande
5. Pendant la fenêtre de demande, les Planificateurs d'effectifs soumettent des demandes pour de nouvelles embauches, des remplacements et des licenciements
6. Une fois la fenêtre de demande fermée, le Propriétaire examine les demandes soumises
7. Le Propriétaire approuve ou rejette les demandes
8. Les postes approuvés deviennent partie du plan d'embauche et peuvent être suivis tout au long du processus d'embauche

Voir votre plan sous forme d'organigramme

La Feuille des employés dans un plan d'effectifs comprend une vue organigramme.

1. Ouvrez un plan d'effectifs
2. Allez à la Feuille des employés
3. Ouvrez le panneau des paramètres
4. Alternez entre Table et Organigramme
5. Utilisez l'organigramme pour voir les employés actuels et les postes prévus dans leur structure de reporting
6. Sélectionnez un poste ou un employé pour ouvrir son panneau latéral en lecture seule et voir des informations supplémentaires

Comment fonctionne l'organigramme

L'organigramme affiche les postes prévus comme des nœuds sous le responsable auquel ils sont censés rendre compte. Les employés actuels sont affichés aux côtés de ces postes prévus, ce qui vous permet de voir la relation entre votre organisation actuelle et celle prévue.

Les postes prévus sont affichés en utilisant différentes couleurs :

• Bleu : Nouvelle embauche
• Orange : Remplacement

Chaque poste prévu montre :

• Identifiant de poste
• Rôle cible
• Lieu de travail
• Statut d'embauche

Le statut d'embauche est affiché comme :

• Embauche non commencée
• Embauche en cours
• Embauché

Voir les détails du poste et de l'employé

Cliquez sur n'importe quel nœud dans l'organigramme pour ouvrir un panneau latéral en lecture seule.

Pour les postes prévus, vous pouvez voir :

• Recruteur
• Responsable de l'embauche
• Responsable hiérarchique
• Offre d'emploi liée
• Détails du poste
• Un lien Aller au plan d'embauche

Pour les employés, vous pouvez voir leurs informations professionnelles et utiliser Aller au profil pour ouvrir leur profil d'employé.

Statuts des périodes

• Prévu — la période existe mais la fenêtre de demande n'a pas encore commencé.
• Demandes ouvertes — la fenêtre de demande est actuellement ouverte.
• En cours d'examen — la fenêtre de demande est fermée et le Propriétaire doit examiner.
• En cours — la période prévue est actuellement en cours, aucune action possible.
• Fermé — une période passée ou abandonnée ; aucune action possible.