El reembolso por kilometraje es una solicitud de compensación por la distancia recorrida en vehículo particular para fines laborales. En lugar de presentar recibos de combustible, los/as empleados/as registran la cantidad de kilómetros o millas conducidas y reciben una compensación según la tarifa por milla de la empresa.

Gestionar con precisión los gastos de kilometraje es fundamental para mantener las finanzas de la empresa organizadas y en cumplimiento con la normativa. Ya sea que los/as empleados/as viajen para reunirse con clientes, asistir a eventos o visitar diferentes lugares de trabajo, las empresas necesitan un método claro y coherente para reembolsar esos gastos de viaje.

Con Factorial , crear un informe de gastos de kilometraje es sencillo y eficiente. La plataforma permite a los/as empleados/as registrar la distancia recorrida, adjuntar los detalles relevantes, añadir paradas y enviar la solicitud en pocos pasos. Los/as gerentes y los equipos financieros pueden revisar y aprobar el gasto rápidamente, centralizando los registros y reduciendo la necesidad de cálculos manuales o documentación dispersa.

En este artículo, te explicaremos cómo crear un gasto por kilometraje en Factorial , desde ingresar los detalles del viaje hasta enviar el gasto para su aprobación.

Presentación de un informe de gastos de kilometraje

1. Iniciar un nuevo gasto
   1. En la web: En la barra lateral, ve a Mis gastos y haz clic en + Agregar gasto
   2. En la aplicación móvil: Abre Gastos desde el menú principal y pulsa + Añadir
2. Selecciona el kilometraje
3. Rellena el información
   • Información sobre gastos
     • Propietario del gasto
     • Fecha del viaje
   • Información del viaje
     • Origen
     • Destino
     • Paradas (si las hay)
     • Selecciona si se trata de un viaje de ida y vuelta o no
   • Información sobre el kilometraje
     • Moneda del documento
     • Valor fijo por kilómetro
     • Unidad de medida: KM o MI
     • Distancia total
     • Reembolso total
   • Presupuesto y proyecto: Añade detalles internos de la empresa para garantizar un procesamiento correcto
   • Centros de costos: Define los centros de costos de tu empresa para asignar tus gastos y sincronizarlos con tu ERP
   • Información adicional
   • Archivos
4. Haz clic en Enviar para su aprobación o guárdalo como borrador

Reutilizar viajes anteriores

1. Al crear un gasto de kilometraje, haz clic en Usar viaje anterior
2. Selecciona un viaje anterior
3. Haz clic en Seleccionar kilometraje
4. Revisa el viaje y haz clic en Enviar para su aprobación

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo subir recibos en formato PDF?
   Sí, se admiten los formatos PDF, JPG y PNG.
    
2. ¿Cómo se calcula el importe del reembolso?
   El importe del reembolso se calcula automáticamente en función de la distancia introducida y la tarifa por milla configurada por tu empresa. Una vez que introduzcas la distancia total, la plataforma calculará el importe final.
    
3. ¿Quién aprueba mi gasto de kilometraje?
   Los gastos de kilometraje suelen enviarse a tu gerente o responsable de aprobación de gastos una vez presentados. Ellos/as revisarán los detalles y aprobarán o rechazarán la solicitud.