Un cierre de mes claro y repetible en Factorial elimina sorpresas y agiliza la contabilización en tu sistema contable. A continuación, encontrarás una breve lista de verificación para ejecutar cada mes, seguida de pasos detallados, exportaciones recomendadas, comprobaciones de conciliación, correcciones comunes y elementos de aprobación.

Lista de verificación rápida: vista de una página

• Establecer fecha límite de presentación para el período y comunicarla.
• Asegúrese de que se hayan presentado todos los gastos del período.
• Aprobar o solicitar cambios para cualquier aprobación pendiente.
• Confirme que todos los recibos estén adjuntos y sean legibles.
• Conciliar las transacciones de tarjeta con las entradas de gastos.
• Revise los gastos fuera de política y las excepciones.
• Aplicar códigos de contabilidad faltantes o etiquetas de proyecto/centro de costo.
• Generar exportación de gastos anticipados para el periodo.
• Exportar el libro mayor desde Contabilidad para contabilizarlo en ERP.
• Generar ficheros de pago si se ejecutan reembolsos desde Factorial (SEPA etc.).
• Importar archivos a ERP, registrar diarios y conciliar totales.
• Archivar exportaciones y adjuntar notas de fin de mes al cierre.
• Cerrar el mes y publicar un breve resumen de cierre.

Pasos detallados de fin de mes

1. Pre-cierre - establecer las reglas
   • Anuncie una fecha límite de presentación: después de esta fecha, los gastos se trasladan al siguiente período.
   • Recuerde a los empleados que presenten los gastos pendientes y adjunten los recibos.
   • Recuerde a los aprobadores que borren las solicitudes pendientes antes del cierre.
      
2. Verificar aprobaciones y estados
   • Vaya a Gastos > Gastos de empleados.
   • Filtrar por fecha de transacción para el período de cierre y por estado (pendiente, cambios solicitados, aprobado).
   • Para cada gasto pendiente, apruébalo o solicita cambios. No dejes gastos pendientes.
   • Para los elementos “cambios solicitados”, confirme que el empleado los haya actualizado.
      
3. Confirmar recibos y documentación
   • Asegúrese de adjuntar los recibos de todos los gastos que superen su umbral de recibo.
   • Revise una muestra de recibos para verificar su legibilidad y que los montos coincidan.
   • Para recibos faltantes, solicítelos o siga su política de excepciones.
      
4. Conciliar transacciones con tarjeta
   • Utilice el feed de transacciones de tarjeta en Gastos: las tarjetas emitidas por Factorial deberían sincronizarse automáticamente.
   • Compare las transacciones con tarjeta con los extractos bancarios/de tarjeta: haga coincidir por monto, fecha y card_last4 o ID de transacción.
   • Investigar artículos de tarjetas no coincidentes y etiquetar disputas o reembolsos cuando sea necesario.
      
5. Manejar excepciones y elementos fuera de política
   • Filtrar la vista de gastos para gastos fuera de política y excepciones.
   • Para cada excepción, apruebe con justificación, solicite más información o marque para ajuste manual.
   • Registre cualquier excepción que permita: incluya el motivo y el aprobador en los comentarios de gastos para la auditoría.
      
6. Aplicar códigos contables y centros de costos
   • Asegúrese de que cada gasto aprobado que necesite contabilización tenga asignado un código de cuenta contable, un código de proyecto o un centro de costos.
   • Utilice ediciones masivas cuando sea posible o solicite a los equipos que completen los campos faltantes antes del cierre.
   • Si su integración espera etiquetas específicas, verifique que las etiquetas de las columnas exportadas coincidan con los nombres de los campos de ERP.
      
7. Acumulaciones y ajustes de corte
   • Identifique los gastos incurridos en el período pero facturados o presentados fuera de plazo.
   • Cree asientos de diario de acumulación manuales en su ERP o en un libro mayor provisional si es necesario.
   • Documentar la lógica de acumulación y los importes para el registro de auditoría.
      
8. Exportación de datos para publicación
   • Exportar los datos de gastos y libros contables requeridos:
     • Para obtener detalles a nivel de transacción, utilice Gastos > Gastos de empleados : exporte la vista después de usar Editar columnas o utilice la exportación avanzada para columnas, etiquetas y filtros personalizados (menú de tres puntos en la parte superior derecha de la tabla).
     • Para filas preparadas para contabilidad, utilice Contabilidad > Libro mayor y su opción Exportar (las mismas opciones avanzadas que las anteriores).
     • Para extracciones recurrentes o complejas, considere un informe de SQL Analytics programado o la API pública para extraer los datos mediante programación.
   • Elija el formato de archivo que su ERP admite: se recomienda CSV UTF-8 o XLSX.
      
9. Generar archivos de pago
   • Si ejecutas reembolsos desde Factorial , genera ficheros de pago SEPA o bancarios según lo configurado.
   • Valide el archivo de pago contra los requisitos de formato del banco antes de cargarlo.
   • Registrar referencias de pago en Factorial cuando corresponda.
      
10. Contabilizar en ERP y conciliar totales
    • Importe la exportación del libro mayor o la exportación de gastos a su ERP.
    • Registrar diarios o pagos a proveedores según sea necesario.
    • Conciliar los importes totales registrados con los totales Factorial : comparar los totales de la moneda base y los totales de las cuentas individuales.
       
11. Controles posteriores al cierre y registro de auditoría
    • Vuelva a ejecutar la exportación de gastos del período para confirmar que no se realizaron ediciones tardías.
    • Guarde todas las exportaciones y almacénelas en su carpeta de fin de mes; incluya una breve nota de cierre que explique cualquier ajuste o acumulación manual.
    • Mantenga un registro de auditoría de quién aprobó las excepciones y por qué.
       
12. Aprobación e informe
    • El gerente de finanzas firma el cierre de la entidad legal.
    • Publique un breve resumen de cierre para las partes interesadas: totales, excepciones clave y todos los elementos transferidos.
       

Exportaciones recomendadas y encabezado CSV de muestra

¿Qué exportación utilizar?

• Interfaz de usuario de coincidencia de lista rápida: utilice la vista Exportar después de Editar columnas en Gastos > Gastos de empleados .
• Importación contable: utilice Contabilidad > Exportación de libro mayor para obtener filas listas para el diario.
• Informes complejos o programados: utilice SQL Analytics o la API pública.

Controles y comprobaciones de conciliación a ejecutar

• Verificación total : la suma de los gastos exportados es igual al total registrado en ERP para el período.
• Comprobación por cuenta : los importes por código de cuenta contable en Factorial coinciden con las contabilizaciones del ERP.
• Conciliación de tarjetas : los totales del extracto de la tarjeta coinciden con los totales de transacciones de tarjeta Factorial .
• Detección de duplicados : verifique cantidades, fechas, comerciantes y empleados idénticos para detectar duplicados.
• Códigos contables faltantes : lista de gastos aprobados sin accounting_account_code.
• Aprobaciones pendientes : cero aprobaciones pendientes en el período.

Se requieren permisos

• Acceso de Finanzas o Administración a los módulos de Gastos y Contabilidad para ejecutar exportaciones y ver todos los detalles.
• Acceso a los flujos de aprobación para probar o reasignar aprobadores cuando sea necesario.
• Credenciales de API si automatiza las exportaciones.

Aprobación y retención

• Mantenga una carpeta de fin de mes con: exportaciones finales, archivos de pago, una breve nota de cierre que describa los ajustes manuales y evidencia de aprobación para excepciones.
• Retención: cumpla con los requisitos legales o de su empresa para la retención de registros financieros. La práctica habitual es de 7 años, pero confírmelo con la legislación local.