Um fechamento mensal claro e repetível no Factorial elimina surpresas e agiliza os lançamentos no seu sistema contábil. Abaixo, você encontra uma lista de verificação rápida para executar a cada mês, seguida de etapas detalhadas, exportações recomendadas, verificações de reconciliação, correções comuns e itens de aprovação.
Lista de verificação rápida - visualização de uma página
- Defina uma data limite para envio para o período e comunique-a.
- Garantir que todas as despesas do período tenham sido enviadas.
- Aprovar ou solicitar alterações para quaisquer aprovações pendentes.
- Confirme se todos os recibos estão anexados e legíveis.
- Reconcilie transações de cartão com entradas de gastos.
- Revise despesas fora da política e exceções.
- Aplique códigos contábeis ausentes ou tags de projeto/centro de custo.
- Gerar exportação de despesas antecipadas para o período.
- Exportar razão geral da contabilidade para lançamento no ERP.
- Gere arquivos de pagamento se você executar reembolsos da Factorial (SEPA etc.).
- Importe arquivos para o ERP, publique diários e reconcilie totais.
- Arquive as exportações e anexe notas de fim de mês ao fechamento.
- Encerre o mês e publique um breve resumo.
Etapas detalhadas do final do mês
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Pré-fechamento - defina as regras
- Anuncie uma data limite para envio - após essa data, as despesas são transferidas para o próximo período.
- Lembre os funcionários de enviar despesas pendentes e anexar recibos.
- Lembre os aprovadores de limpar as solicitações pendentes antes do fechamento.
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Verificar aprovações e status
- Acesse Gastos > Despesas de funcionários.
- Filtrar por data de transação para o período de fechamento e por status (pendente, alterações solicitadas, aprovado).
- Para cada despesa pendente, aprove ou solicite alterações. Não deixe itens pendentes.
- Para itens de “alterações solicitadas”, confirme se o funcionário os atualizou.
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Confirmar recibos e documentação
- Certifique-se de anexar recibos para todas as despesas acima do seu limite de recebimento.
- Verifique uma amostra de recibos para verificar se estão legíveis e se os valores correspondem.
- Para recibos faltantes, solicite-os ou siga sua política de exceções.
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Reconciliar transações de cartão
- Use o feed de transações de cartão em Gastos - Os cartões emitidos Factorial devem ser sincronizados automaticamente.
- Compare transações de cartão com extratos bancários/de cartão - compare por valor, data e card_last4 ou ID da transação.
- Investigue itens de cartas não correspondentes e conteste disputas de tags ou reembolsos quando necessário.
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Lidar com exceções e itens fora da política
- Filtre a exibição de despesas para ver se há exceções e itens fora da política.
- Para cada exceção, aprove com justificativa, solicite mais informações ou marque para ajuste manual.
- Registre todas as exceções permitidas - inclua o motivo e o aprovador nos comentários de despesas para auditoria.
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Aplicar códigos contábeis e centros de custo
- Garanta que cada despesa aprovada que precisa ser lançada tenha um accounting_account_code, project_code ou cost_center atribuído.
- Use edições em massa sempre que possível ou peça às equipes que preencham os campos ausentes antes do fechamento.
- Se sua integração espera rótulos específicos, verifique se os rótulos das colunas exportadas correspondem aos nomes dos campos do ERP.
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Ajustes de acréscimos e cortes
- Identifique despesas incorridas no período, mas faturadas ou enviadas com atraso.
- Crie lançamentos contábeis de competência manual no seu ERP ou em um razão provisório, se necessário.
- Documente a lógica de acumulação e os valores para trilha de auditoria.
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Exportando dados para publicação
- Exportar dados de despesas e razão necessários:
- Para obter detalhes no nível da transação, use Gastos > Despesas de funcionários - Exportar visualização após usar Editar colunas ou use Exportação avançada para colunas, rótulos e filtros personalizados (menu de três pontos no canto superior direito da tabela).
- Para linhas prontas para contabilidade, use Contabilidade > Razão geral e sua opção Exportar - mesmas opções avançadas acima.
- Para extrações recorrentes ou complexas, considere um relatório agendado do SQL Analytics ou a API pública para extrair os dados programaticamente.
- Escolha o formato de arquivo suportado pelo seu ERP: CSV UTF-8 ou XLSX recomendado.
- Exportar dados de despesas e razão necessários:
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Gerar arquivos de pagamento
- Se você executar reembolsos do Factorial , gere arquivos de pagamento SEPA ou bancário conforme configurado.
- Valide o arquivo de pagamento em relação aos requisitos de formato do banco antes do upload.
- Registre referências de pagamento no Factorial quando aplicável.
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Postar no ERP e reconciliar totais
- Importe a exportação do Razão geral ou a exportação de despesas para seu ERP.
- Publique diários ou pagamentos a fornecedores conforme necessário.
- Reconcilie os valores totais lançados com os totais Factorial - compare os totais da moeda base e os totais de contas individuais.
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Verificações pós-fechamento e trilha de auditoria
- Execute novamente a exportação de gastos do período para confirmar que nenhuma edição tardia foi feita.
- Salve todas as exportações e armazene-as na sua pasta de fim de mês - inclua uma breve nota de encerramento explicando quaisquer ajustes manuais ou acréscimos.
- Mantenha um registro de auditoria de quem aprovou as exceções e por quê.
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Assinatura e relatório
- O gerente financeiro assina o fechamento da entidade legal.
- Publique um breve resumo para as partes interessadas: totais, principais exceções e quaisquer itens transferidos.
Exportações recomendadas e cabeçalho CSV de exemplo
Qual exportação usar
- Interface de correspondência de lista rápida - use a visualização Exportar após Editar colunas em Gastos > Despesas de funcionários .
- Importação de contabilidade - use Contabilidade > Exportação do razão geral para linhas prontas para lançamento no diário.
- Relatórios complexos ou agendados - use o SQL Analytics ou a API pública.
Inclua a moeda da transação e a moeda base (base_amount) para reconciliação de ERP.
Use o editor de rótulos de exportação (exportação avançada) para renomear colunas para que correspondam exatamente aos nomes dos campos do ERP.
Controles e verificações de reconciliação a serem executados
- Total de cheques - a soma das despesas exportadas é igual ao total lançado no ERP no período.
- Verificação por conta - valores por accounting_account_code em lançamentos de ERP de correspondência Factorial .
- Reconciliação de cartão - os totais dos extratos do cartão correspondem aos totais de transações do cartão Factorial .
- Detecção de duplicatas - verifique se há valores, datas, comerciantes e funcionários idênticos para detectar duplicatas.
- Códigos contábeis ausentes - lista de despesas aprovadas sem accounting_account_code.
- Aprovações pendentes - zero aprovações pendentes no período.
Permissões necessárias
- Acesso financeiro ou administrativo aos módulos de gastos e contabilidade para executar exportações e visualizar todos os detalhes.
- Acesso aos fluxos de aprovação para testar ou reatribuir aprovadores quando necessário.
- Credenciais de API se você automatizar exportações.
Problemas comuns e correções
- Tempo limite de exportação longo - restrinja o intervalo de datas ou solicite uma extração agendada do SQL Analytics.
- Codificação ou caracteres especiais - exporte como UTF-8 CSV, importe usando o assistente de importação de ERP compatível com UTF-8.
- Recibos ausentes - gere um relatório de despesas aprovadas sem recibos, siga a política de exceções.
- Incompatibilidade de moedas - certifique-se de que as colunas exchange_rate e base_amount estejam incluídas e correspondam à sua política de câmbio.
- Mapeamento de conta incorreto - verifique o editor de rótulos de exportação ou solicite uma exportação SQL personalizada com nomes exatos de campos ERP.
- Arquivo de pagamento rejeitado pelo banco - valide o formato SEPA e os campos obrigatórios e depois gere novamente.
Aprovação e retenção
- Mantenha uma pasta de fim de mês com: exportações finais, arquivos de pagamento, uma breve nota de encerramento descrevendo ajustes manuais e evidências de aprovação de exceções.
- Retenção - siga os requisitos legais ou da sua empresa para retenção de registros financeiros. A prática comum é de 7 anos, mas confirme com o departamento jurídico local.