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Lista de verificação de fechamento de mês para finanças

Domine o processo de fechamento do mês em finanças com esta lista de verificação abrangente que abrange todas as tarefas críticas e garante uma transição financeira tranquila.

Um fechamento mensal claro e repetível no Factorial elimina surpresas e agiliza os lançamentos no seu sistema contábil. Abaixo, você encontra uma lista de verificação rápida para executar a cada mês, seguida de etapas detalhadas, exportações recomendadas, verificações de reconciliação, correções comuns e itens de aprovação.


Lista de verificação rápida - visualização de uma página

  • Defina uma data limite para envio para o período e comunique-a.
  • Garantir que todas as despesas do período tenham sido enviadas.
  • Aprovar ou solicitar alterações para quaisquer aprovações pendentes.
  • Confirme se todos os recibos estão anexados e legíveis.
  • Reconcilie transações de cartão com entradas de gastos.
  • Revise despesas fora da política e exceções.
  • Aplique códigos contábeis ausentes ou tags de projeto/centro de custo.
  • Gerar exportação de despesas antecipadas para o período.
  • Exportar razão geral da contabilidade para lançamento no ERP.
  • Gere arquivos de pagamento se você executar reembolsos da Factorial (SEPA etc.).
  • Importe arquivos para o ERP, publique diários e reconcilie totais.
  • Arquive as exportações e anexe notas de fim de mês ao fechamento.
  • Encerre o mês e publique um breve resumo.

Etapas detalhadas do final do mês

  1. Pré-fechamento - defina as regras
    • Anuncie uma data limite para envio - após essa data, as despesas são transferidas para o próximo período.
    • Lembre os funcionários de enviar despesas pendentes e anexar recibos.
    • Lembre os aprovadores de limpar as solicitações pendentes antes do fechamento.
       
  2. Verificar aprovações e status
    • Acesse Gastos > Despesas de funcionários.
    • Filtrar por data de transação para o período de fechamento e por status (pendente, alterações solicitadas, aprovado).
    • Para cada despesa pendente, aprove ou solicite alterações. Não deixe itens pendentes.
    • Para itens de “alterações solicitadas”, confirme se o funcionário os atualizou.
       
  3. Confirmar recibos e documentação
    • Certifique-se de anexar recibos para todas as despesas acima do seu limite de recebimento.
    • Verifique uma amostra de recibos para verificar se estão legíveis e se os valores correspondem.
    • Para recibos faltantes, solicite-os ou siga sua política de exceções.
       
  4. Reconciliar transações de cartão
    • Use o feed de transações de cartão em Gastos - Os cartões emitidos Factorial devem ser sincronizados automaticamente.
    • Compare transações de cartão com extratos bancários/de cartão - compare por valor, data e card_last4 ou ID da transação.
    • Investigue itens de cartas não correspondentes e conteste disputas de tags ou reembolsos quando necessário.
       
  5. Lidar com exceções e itens fora da política
    • Filtre a exibição de despesas para ver se há exceções e itens fora da política.
    • Para cada exceção, aprove com justificativa, solicite mais informações ou marque para ajuste manual.
    • Registre todas as exceções permitidas - inclua o motivo e o aprovador nos comentários de despesas para auditoria.
       
  6. Aplicar códigos contábeis e centros de custo
    • Garanta que cada despesa aprovada que precisa ser lançada tenha um accounting_account_code, project_code ou cost_center atribuído.
    • Use edições em massa sempre que possível ou peça às equipes que preencham os campos ausentes antes do fechamento.
    • Se sua integração espera rótulos específicos, verifique se os rótulos das colunas exportadas correspondem aos nomes dos campos do ERP.
       
  7. Ajustes de acréscimos e cortes
    • Identifique despesas incorridas no período, mas faturadas ou enviadas com atraso.
    • Crie lançamentos contábeis de competência manual no seu ERP ou em um razão provisório, se necessário.
    • Documente a lógica de acumulação e os valores para trilha de auditoria.
       
  8. Exportando dados para publicação
    • Exportar dados de despesas e razão necessários:
      • Para obter detalhes no nível da transação, use Gastos > Despesas de funcionários - Exportar visualização após usar Editar colunas ou use Exportação avançada para colunas, rótulos e filtros personalizados (menu de três pontos no canto superior direito da tabela).
      • Para linhas prontas para contabilidade, use Contabilidade > Razão geral e sua opção Exportar - mesmas opções avançadas acima.
      • Para extrações recorrentes ou complexas, considere um relatório agendado do SQL Analytics ou a API pública para extrair os dados programaticamente.
    • Escolha o formato de arquivo suportado pelo seu ERP: CSV UTF-8 ou XLSX recomendado.
       
  9. Gerar arquivos de pagamento
    • Se você executar reembolsos do Factorial , gere arquivos de pagamento SEPA ou bancário conforme configurado.
    • Valide o arquivo de pagamento em relação aos requisitos de formato do banco antes do upload.
    • Registre referências de pagamento no Factorial quando aplicável.
       
  10. Postar no ERP e reconciliar totais
    • Importe a exportação do Razão geral ou a exportação de despesas para seu ERP.
    • Publique diários ou pagamentos a fornecedores conforme necessário.
    • Reconcilie os valores totais lançados com os totais Factorial - compare os totais da moeda base e os totais de contas individuais.
       
  11. Verificações pós-fechamento e trilha de auditoria
    • Execute novamente a exportação de gastos do período para confirmar que nenhuma edição tardia foi feita.
    • Salve todas as exportações e armazene-as na sua pasta de fim de mês - inclua uma breve nota de encerramento explicando quaisquer ajustes manuais ou acréscimos.
    • Mantenha um registro de auditoria de quem aprovou as exceções e por quê.
       
  12. Assinatura e relatório
    • O gerente financeiro assina o fechamento da entidade legal.
    • Publique um breve resumo para as partes interessadas: totais, principais exceções e quaisquer itens transferidos.
       

Qual exportação usar

  • Interface de correspondência de lista rápida - use a visualização Exportar após Editar colunas em Gastos > Despesas de funcionários .
  • Importação de contabilidade - use Contabilidade > Exportação do razão geral para linhas prontas para lançamento no diário.
  • Relatórios complexos ou agendados - use o SQL Analytics ou a API pública.

Inclua a moeda da transação e a moeda base (base_amount) para reconciliação de ERP.

Use o editor de rótulos de exportação (exportação avançada) para renomear colunas para que correspondam exatamente aos nomes dos campos do ERP.

 

Controles e verificações de reconciliação a serem executados

  • Total de cheques - a soma das despesas exportadas é igual ao total lançado no ERP no período.
  • Verificação por conta - valores por accounting_account_code em lançamentos de ERP de correspondência Factorial .
  • Reconciliação de cartão - os totais dos extratos do cartão correspondem aos totais de transações do cartão Factorial .
  • Detecção de duplicatas - verifique se há valores, datas, comerciantes e funcionários idênticos para detectar duplicatas.
  • Códigos contábeis ausentes - lista de despesas aprovadas sem accounting_account_code.
  • Aprovações pendentes - zero aprovações pendentes no período.

Permissões necessárias

  • Acesso financeiro ou administrativo aos módulos de gastos e contabilidade para executar exportações e visualizar todos os detalhes.
  • Acesso aos fluxos de aprovação para testar ou reatribuir aprovadores quando necessário.
  • Credenciais de API se você automatizar exportações.

Problemas comuns e correções

  • Tempo limite de exportação longo - restrinja o intervalo de datas ou solicite uma extração agendada do SQL Analytics.
  • Codificação ou caracteres especiais - exporte como UTF-8 CSV, importe usando o assistente de importação de ERP compatível com UTF-8.
  • Recibos ausentes - gere um relatório de despesas aprovadas sem recibos, siga a política de exceções.
  • Incompatibilidade de moedas - certifique-se de que as colunas exchange_rate e base_amount estejam incluídas e correspondam à sua política de câmbio.
  • Mapeamento de conta incorreto - verifique o editor de rótulos de exportação ou solicite uma exportação SQL personalizada com nomes exatos de campos ERP.
  • Arquivo de pagamento rejeitado pelo banco - valide o formato SEPA e os campos obrigatórios e depois gere novamente.
 

Aprovação e retenção

  • Mantenha uma pasta de fim de mês com: exportações finais, arquivos de pagamento, uma breve nota de encerramento descrevendo ajustes manuais e evidências de aprovação de exceções.
  • Retenção - siga os requisitos legais ou da sua empresa para retenção de registros financeiros. A prática comum é de 7 anos, mas confirme com o departamento jurídico local.

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