Ein klarer, wiederholbarer Monatsabschluss in Factorial vermeidet Überraschungen und beschleunigt die Buchung in Ihrem Buchhaltungssystem. Nachfolgend finden Sie eine kurze Checkliste für jeden Monat, gefolgt von detaillierten Schritten, empfohlenen Exporten, Abstimmungsprüfungen, häufigen Fehlerbehebungen und Freigabepunkten.
Schnelle Checkliste – Ansicht auf einer Seite
- Legen Sie einen Abgabetermin für den Zeitraum fest und teilen Sie ihn mit.
- Stellen Sie sicher, dass alle Ausgaben für den Zeitraum eingereicht wurden.
- Genehmigen Sie ausstehende Genehmigungen oder fordern Sie Änderungen an.
- Stellen Sie sicher, dass alle Quittungen beigefügt und lesbar sind.
- Gleichen Sie Kartentransaktionen mit Ausgabeneinträgen ab.
- Überprüfen Sie nicht von den Richtlinien erfasste Ausgaben und Ausnahmen.
- Fehlende Abrechnungscodes oder Projekt-/Kostenstellen-Tags anwenden.
- Erstellen Sie einen erweiterten Ausgabenexport für den Zeitraum.
- Exportieren Sie das Hauptbuch aus der Buchhaltung zur Buchung ins ERP.
- Generieren Sie Zahlungsdateien, wenn Sie Rückerstattungen von Factorial (SEPA usw.) ausführen.
- Importieren Sie Dateien in ERP, buchen Sie Journale und gleichen Sie Summen ab.
- Archivieren Sie Exporte und fügen Sie dem Abschluss Monatsabschlussnotizen bei.
- Beenden Sie den Monat und veröffentlichen Sie eine kurze Abschlusszusammenfassung.
Detaillierte Schritte zum Monatsende
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Vor dem Abschluss – legen Sie die Regeln fest
- Geben Sie einen Abgabetermin bekannt. Nach diesem Datum werden die Ausgaben in die nächste Periode übertragen.
- Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, ausstehende Ausgaben einzureichen und Belege beizufügen.
- Erinnern Sie die Genehmiger daran, ausstehende Anfragen vor dem Schließen zu löschen.
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Genehmigungen und Status überprüfen
- Gehen Sie zu Ausgaben > Mitarbeiterausgaben.
- Filtern Sie nach Transaktionsdatum für den Abschlusszeitraum und nach Status (ausstehend, Änderungen angefordert, genehmigt).
- Genehmigen Sie jede ausstehende Ausgabe oder fordern Sie Änderungen an. Lassen Sie keine Posten ausstehend.
- Bestätigen Sie bei Elementen mit der Bezeichnung „Änderungsanforderung“, dass der Mitarbeiter sie aktualisiert hat.
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Belege und Unterlagen bestätigen
- Stellen Sie sicher, dass für alle Ausgaben, die Ihren Belegschwellenwert überschreiten, Belege beigefügt sind.
- Überprüfen Sie stichprobenartig eine Auswahl von Quittungen auf Lesbarkeit und übereinstimmende Beträge.
- Fordern Sie fehlende Belege an oder befolgen Sie Ihre Ausnahmeregelung.
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Kartentransaktionen abgleichen
- Verwenden Sie den Kartentransaktions-Feed in „Ausgaben“ – Factorial ausgestellte Karten sollten automatisch synchronisiert werden.
- Vergleichen Sie Kartentransaktionen mit Bank-/Kartenauszügen – Abgleich nach Betrag, Datum und card_last4 oder Transaktions-ID.
- Untersuchen Sie nicht übereinstimmende Kartenelemente und kennzeichnen Sie bei Bedarf Streitigkeiten oder Rückerstattungen.
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Behandeln Sie Ausnahmen und nicht den Richtlinien entsprechende Elemente
- Filtern Sie die Ausgabenansicht nach Richtlinienabweichungen und Ausnahmen.
- Genehmigen Sie jede Ausnahme mit Begründung, fordern Sie weitere Informationen an oder markieren Sie sie zur manuellen Anpassung.
- Protokollieren Sie alle Ausnahmen, die Sie zulassen. Geben Sie in den Spesenkommentaren zur Prüfung den Grund und den Genehmiger an.
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Anwenden von Buchungscodes und Kostenstellen
- Stellen Sie sicher, dass jeder genehmigten Ausgabe, die gebucht werden muss, ein Accounting_Account_Code, Project_Code oder Cost_Center zugewiesen ist.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit Massenbearbeitungen oder bitten Sie die Teams, fehlende Felder vor dem Abschluss auszufüllen.
- Wenn Ihre Integration bestimmte Beschriftungen erwartet, überprüfen Sie, ob die exportierten Spaltenbeschriftungen mit den ERP-Feldnamen übereinstimmen.
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Rückstellungen und Cut-off-Anpassungen
- Identifizieren Sie Ausgaben, die im Zeitraum angefallen sind, aber verspätet in Rechnung gestellt oder eingereicht wurden.
- Erstellen Sie bei Bedarf manuelle Abgrenzungsjournaleinträge in Ihrem ERP oder in einem Zwischenbuch.
- Dokumentieren Sie die Abgrenzungslogik und die Beträge für den Prüfpfad.
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Daten zum Veröffentlichen exportieren
- Exportieren Sie die erforderlichen Ausgaben- und Hauptbuchdaten:
- Für Details auf Transaktionsebene verwenden Sie Ausgaben > Mitarbeiterausgaben – entweder Ansicht exportieren, nachdem Sie Spalten bearbeiten verwendet haben, oder verwenden Sie Erweiterter Export für benutzerdefinierte Spalten, Beschriftungen und Filter (Drei-Punkte-Menü oben rechts in der Tabelle).
- Für buchhaltungsfertige Zeilen verwenden Sie Buchhaltung > Hauptbuch und die zugehörige Exportoption – dieselben erweiterten Optionen wie oben.
- Erwägen Sie für wiederkehrende oder komplexe Extraktionen einen geplanten SQL Analytics-Bericht oder die öffentliche API, um die Daten programmgesteuert abzurufen.
- Wählen Sie das von Ihrem ERP unterstützte Dateiformat – CSV UTF-8 oder XLSX empfohlen.
- Exportieren Sie die erforderlichen Ausgaben- und Hauptbuchdaten:
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Zahlungsdateien generieren
- Wenn Sie Rückerstattungen von Factorial ausführen, generieren Sie SEPA- oder Bankzahlungsdateien wie konfiguriert.
- Überprüfen Sie die Zahlungsdatei vor dem Hochladen anhand der Bankformatanforderungen.
- Erfassen Sie gegebenenfalls Zahlungsreferenzen in Factorial .
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In ERP buchen und Summen abgleichen
- Importieren Sie den Hauptbuchexport oder den Ausgabenexport in Ihr ERP.
- Buchen Sie Journale oder Lieferantenzahlungen nach Bedarf.
- Gleichen Sie die gebuchten Gesamtbeträge mit den Factorial ab – vergleichen Sie die Gesamtsummen in der Basiswährung und die Gesamtsummen der einzelnen Konten.
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Kontrollen und Prüfpfad nach dem Abschluss
- Führen Sie den Ausgabenexport für den Zeitraum erneut aus, um zu bestätigen, dass keine verspäteten Änderungen vorgenommen wurden.
- Speichern Sie alle Exporte und legen Sie sie in Ihrem Monatsendordner ab. Fügen Sie eine kurze Abschlussnotiz bei, in der alle manuellen Anpassungen oder Rückstellungen erläutert werden.
- Führen Sie ein Prüfprotokoll darüber, wer Ausnahmen genehmigt hat und warum.
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Abmeldung und Bericht
- Der Finanzmanager unterzeichnet den Abschluss für die juristische Person.
- Veröffentlichen Sie für die Beteiligten eine kurze Zusammenfassung – Gesamtsummen, wichtige Ausnahmen und alle übertragenen Posten.
Empfohlene Exporte und Beispiel-CSV-Header
Welcher Export soll verwendet werden?
- Schnelle Listenanpassung der Benutzeroberfläche – verwenden Sie die Exportansicht nach dem Bearbeiten der Spalten unter „Ausgaben“ > „Mitarbeiterausgaben“ .
- Buchhaltungsimport – verwenden Sie Buchhaltung > Hauptbuchexport für journalfähige Zeilen.
- Komplexe oder geplante Berichte – verwenden Sie SQL Analytics oder die öffentliche API.
Schließen Sie für die ERP-Abstimmung sowohl die Transaktionswährung als auch die Basiswährung (Basisbetrag) ein.
Verwenden Sie den Exportbezeichnungseditor (Erweiterter Export), um Spalten so umzubenennen, dass sie genau den ERP-Feldnamen entsprechen.
Auszuführende Kontrollen und Abstimmungsprüfungen
- Gesamtprüfung – die Summe der exportierten Ausgaben entspricht dem im ERP für den Zeitraum gebuchten Gesamtbetrag.
- Prüfung pro Konto – Beträge nach accounting_account_code in Factorial gleichen ERP-Buchungen ab.
- Kartenabgleich – die Gesamtsummen der Kartenabrechnungen stimmen mit den Gesamtsummen der Factorial Kartentransaktionen überein.
- Duplikaterkennung – prüfen Sie auf identische Beträge, Daten, Händler und Mitarbeiter, um Duplikate zu erkennen.
- Fehlende Buchhaltungscodes – Liste der genehmigten Ausgaben ohne Buchhaltungskontocode.
- Ausstehende Genehmigungen – null ausstehende Genehmigungen im Zeitraum.
Erforderliche Berechtigungen
- Finanz- oder Verwaltungszugriff auf Ausgaben- und Buchhaltungsmodule , um Exporte auszuführen und alle Details anzuzeigen.
- Zugriff auf Genehmigungsabläufe, um Genehmiger bei Bedarf zu testen oder neu zuzuweisen.
- API-Anmeldeinformationen, wenn Sie Exporte automatisieren.
Häufige Probleme und Lösungen
- Bei großen Exporten kommt es zu einer Zeitüberschreitung . Schränken Sie den Datumsbereich ein oder fordern Sie einen geplanten SQL Analytics-Extrakt an.
- Kodierung oder Sonderzeichen – Export als UTF-8-CSV, Import mit dem ERP-Importassistenten, der UTF-8 unterstützt.
- Fehlende Belege – Erstellen Sie einen Bericht über genehmigte Ausgaben ohne Belege und befolgen Sie die Ausnahmerichtlinien.
- Währungskonflikt – stellen Sie sicher, dass die Spalten „exchange_rate“ und „base_amount“ enthalten sind und Ihrer Devisenrichtlinie entsprechen.
- Falsche Kontozuordnung – überprüfen Sie den Exportbezeichnungseditor oder fordern Sie einen benutzerdefinierten SQL-Export mit genauen ERP-Feldnamen an.
- Zahlungsdatei von der Bank abgelehnt – SEPA-Format und Pflichtfelder validieren und anschließend neu generieren.
Abmeldung und Aufbewahrung
- Führen Sie einen Monatsabschlussordner mit: endgültigen Exporten, Zahlungsdateien, einer kurzen Abschlussnotiz mit einer Beschreibung manueller Anpassungen und Genehmigungsnachweisen für Ausnahmen.
- Aufbewahrung – Beachten Sie die gesetzlichen oder unternehmensspezifischen Anforderungen zur Aufbewahrung von Finanzunterlagen. Üblicherweise beträgt die Aufbewahrungsdauer 7 Jahre. Bitte klären Sie dies mit der örtlichen Rechtsabteilung ab.