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Liste de contrôle de clôture de fin de mois pour les finances

Maîtrisez le processus de clôture de fin de mois en finance avec cette liste de contrôle complète couvrant toutes les tâches critiques et assurant une transition financière en douceur.

Une clôture mensuelle claire et reproductible dans Factorial élimine les surprises et accélère la comptabilisation dans votre système comptable. Vous trouverez ci-dessous une courte liste de contrôle à exécuter chaque mois, suivie des étapes détaillées, des exportations recommandées, des vérifications de rapprochement, des correctifs courants et des éléments à valider.


Liste de contrôle rapide - vue sur une page

  • Fixez la date limite de soumission pour la période et communiquez-la.
  • Assurez-vous que toutes les dépenses de la période ont été soumises.
  • Approuver ou demander des modifications pour toute approbation en attente.
  • Confirmez que tous les reçus sont joints et lisibles.
  • Rapprochez les transactions par carte avec les entrées de dépenses.
  • Examiner les dépenses et les exceptions hors politique.
  • Appliquer les codes comptables manquants ou les balises de projet/centre de coûts.
  • Générer une exportation de dépenses avancées pour la période.
  • Exporter le grand livre de la comptabilité pour le comptabiliser dans l'ERP.
  • Générez des fichiers de paiement si vous exécutez des remboursements depuis Factorial (SEPA etc.).
  • Importez des fichiers dans l'ERP, publiez des journaux et rapprochez les totaux.
  • Archivez les exportations et joignez les notes de fin de mois à la clôture.
  • Terminez le mois et publiez un bref résumé de clôture.

Étapes détaillées de fin de mois

  1. Pré-clôture - définir les règles
    • Annoncez une date limite de soumission - après cette date, les dépenses sont reportées à la période suivante.
    • Rappelez aux employés de soumettre les dépenses en suspens et de joindre les reçus.
    • Rappelez aux approbateurs de supprimer les demandes en attente avant la clôture.
       
  2. Vérifier les approbations et les statuts
    • Accédez à Dépenses > Dépenses des employés.
    • Filtrer par date de transaction pour la période de clôture et par statut (en attente, modifications demandées, approuvées).
    • Pour chaque dépense en attente, approuvez-la ou demandez des modifications. Ne laissez aucun élément en attente.
    • Pour les éléments « modifications demandées », confirmez que l’employé les a mis à jour.
       
  3. Confirmer les reçus et la documentation
    • Assurez-vous que les reçus sont joints pour toutes les dépenses supérieures à votre seuil de reçu.
    • Vérifiez un échantillon de reçus pour vous assurer de leur lisibilité et de la correspondance des montants.
    • Pour les reçus manquants, demandez-les ou suivez votre politique d'exception.
       
  4. Rapprocher les transactions par carte
    • Utilisez le flux de transactions par carte dans Dépenses - Factorial - les cartes émises doivent se synchroniser automatiquement.
    • Comparez les transactions par carte aux relevés bancaires/de carte - faites correspondre par montant, date et card_last4 ou identifiant de transaction.
    • Enquêtez sur les articles de carte non appariés et étiquetez les litiges ou les remboursements si nécessaire.
       
  5. Gérer les exceptions et les éléments non conformes à la politique
    • Filtrez la vue des dépenses pour les dépenses hors politique et les exceptions.
    • Pour chaque exception, approuvez avec justification, demandez plus d'informations ou marquez pour un ajustement manuel.
    • Enregistrez toutes les exceptions que vous autorisez - incluez la raison et l'approbateur dans les commentaires de dépenses pour l'audit.
       
  6. Appliquer les codes comptables et les centres de coûts
    • Assurez-vous que chaque dépense approuvée qui doit être comptabilisée dispose d'un code de compte comptable, d'un code de projet ou d'un centre de coûts attribué.
    • Utilisez des modifications groupées lorsque cela est possible ou demandez aux équipes de remplir les champs manquants avant la clôture.
    • Si votre intégration attend des étiquettes spécifiques, vérifiez que les étiquettes des colonnes exportées correspondent aux noms de champs ERP.
       
  7. Ajustements de régularisation et de coupure
    • Identifier les dépenses engagées au cours de la période mais facturées ou soumises en retard.
    • Créez des écritures de journal d'accumulation manuelles dans votre ERP ou dans un grand livre intermédiaire si nécessaire.
    • Logique d'accumulation des documents et montants pour la piste d'audit.
       
  8. Exportation de données pour publication
    • Exporter les données de dépenses et de grand livre requises :
      • Pour les détails au niveau des transactions, utilisez Dépenses > Dépenses des employés - soit Exporter la vue après avoir utilisé Modifier les colonnes , soit utiliser l'exportation avancée pour les colonnes, les étiquettes et les filtres personnalisés (menu à trois points en haut à droite du tableau).
      • Pour les lignes prêtes pour la comptabilité, utilisez Comptabilité > Grand livre et son option Exporter - mêmes options avancées que ci-dessus.
      • Pour les extraits récurrents ou complexes, envisagez un rapport SQL Analytics planifié ou l'API publique pour extraire les données par programmation.
    • Choisissez le format de fichier pris en charge par votre ERP - CSV UTF-8 ou XLSX recommandé.
       
  9. Générer des fichiers de paiement
    • Si vous exécutez des remboursements depuis Factorial , générez des fichiers de paiement SEPA ou bancaires comme configuré.
    • Validez le fichier de paiement par rapport aux exigences de format bancaire avant le téléchargement.
    • Enregistrez les références de paiement dans Factorial , le cas échéant.
       
  10. Publier dans l'ERP et rapprocher les totaux
    • Importez l'exportation du grand livre ou l'exportation des dépenses dans votre ERP.
    • Publier les journaux ou les paiements des fournisseurs selon les besoins.
    • Rapprochez les montants totaux affichés avec les totaux Factorial - comparez les totaux de la devise de base et les totaux des comptes individuels.
       
  11. Vérifications post-clôture et piste d'audit
    • Réexécutez l'exportation des dépenses pour la période afin de confirmer qu'aucune modification tardive n'a été effectuée.
    • Enregistrez toutes les exportations et stockez-les dans votre dossier de fin de mois - incluez une brève note de clôture expliquant les ajustements manuels ou les provisions.
    • Conservez un journal d’audit indiquant qui a approuvé les exceptions et pourquoi.
       
  12. Signature et rapport
    • Le directeur financier signe la clôture de l'entité juridique.
    • Publiez un bref résumé à l’intention des parties prenantes : totaux, principales exceptions et tous les éléments reportés.
       

Quelle exportation utiliser

  • Interface utilisateur de correspondance de liste rapide - utilisez la vue Exporter après avoir modifié les colonnes dans Dépenses > Dépenses des employés .
  • Importation comptable - utilisez Comptabilité > Exportation du grand livre pour les lignes prêtes pour le journal.
  • Rapports complexes ou planifiés : utilisez SQL Analytics ou l'API publique.

Inclure à la fois la devise de transaction et la devise de base (base_amount) pour le rapprochement ERP.

Utilisez l'éditeur d'étiquettes d'exportation (exportation avancée) pour renommer les colonnes afin qu'elles correspondent exactement aux noms de champs ERP.

 

Contrôles et vérifications de rapprochement à exécuter

  • Contrôle total - la somme des dépenses exportées est égale au total enregistré dans l'ERP pour la période.
  • Vérification par compte - montants par accounting_account_code dans les écritures ERP de correspondance Factorial .
  • Rapprochement de carte - les totaux des relevés de carte correspondent aux totaux des transactions de carte Factorial .
  • Détection des doublons - vérifiez les montants, les dates, le commerçant et l'employé identiques pour détecter les doublons.
  • Codes comptables manquants - liste des dépenses approuvées sans accounting_account_code.
  • Approbations en suspens - aucune approbation en attente au cours de la période.

Autorisations requises

  • Accès financier ou administratif aux modules Dépenses et Comptabilité pour exécuter des exportations et afficher tous les détails.
  • Accédez aux flux d'approbation pour tester ou réaffecter les approbateurs si nécessaire.
  • Informations d'identification API si vous automatisez les exportations.

Problèmes courants et correctifs

  • Les délais d'exportation importants expirent : réduisez la plage de dates ou demandez une extraction SQL Analytics planifiée.
  • Codage ou caractères spéciaux - exportation au format CSV UTF-8, importation à l'aide de l'assistant d'importation ERP prenant en charge UTF-8.
  • Reçus manquants - générez un rapport des dépenses approuvées sans reçus, suivez la politique d'exception.
  • Non-concordance des devises : assurez-vous que les colonnes exchange_rate et base_amount sont incluses et correspondent à votre politique de change.
  • Mappage de compte incorrect - vérifiez l'éditeur d'étiquettes d'exportation ou demandez une exportation SQL personnalisée avec des noms de champs ERP exacts.
  • Fichier de paiement rejeté par la banque - valider le format SEPA et les champs obligatoires, puis regénérer.
 

Signature et conservation

  • Conservez un dossier de fin de mois contenant : les exportations finales, les fichiers de paiement, une brève note de clôture décrivant les ajustements manuels et les preuves d'approbation des exceptions.
  • Conservation : respectez les exigences de votre entreprise ou de la loi en matière de conservation des documents financiers. La durée habituelle est de 7 ans, mais vérifiez auprès des autorités juridiques locales.

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