Une clôture mensuelle claire et reproductible dans Factorial élimine les surprises et accélère la comptabilisation dans votre système comptable. Vous trouverez ci-dessous une courte liste de contrôle à exécuter chaque mois, suivie des étapes détaillées, des exportations recommandées, des vérifications de rapprochement, des correctifs courants et des éléments à valider.
Liste de contrôle rapide - vue sur une page
- Fixez la date limite de soumission pour la période et communiquez-la.
- Assurez-vous que toutes les dépenses de la période ont été soumises.
- Approuver ou demander des modifications pour toute approbation en attente.
- Confirmez que tous les reçus sont joints et lisibles.
- Rapprochez les transactions par carte avec les entrées de dépenses.
- Examiner les dépenses et les exceptions hors politique.
- Appliquer les codes comptables manquants ou les balises de projet/centre de coûts.
- Générer une exportation de dépenses avancées pour la période.
- Exporter le grand livre de la comptabilité pour le comptabiliser dans l'ERP.
- Générez des fichiers de paiement si vous exécutez des remboursements depuis Factorial (SEPA etc.).
- Importez des fichiers dans l'ERP, publiez des journaux et rapprochez les totaux.
- Archivez les exportations et joignez les notes de fin de mois à la clôture.
- Terminez le mois et publiez un bref résumé de clôture.
Étapes détaillées de fin de mois
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Pré-clôture - définir les règles
- Annoncez une date limite de soumission - après cette date, les dépenses sont reportées à la période suivante.
- Rappelez aux employés de soumettre les dépenses en suspens et de joindre les reçus.
- Rappelez aux approbateurs de supprimer les demandes en attente avant la clôture.
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Vérifier les approbations et les statuts
- Accédez à Dépenses > Dépenses des employés.
- Filtrer par date de transaction pour la période de clôture et par statut (en attente, modifications demandées, approuvées).
- Pour chaque dépense en attente, approuvez-la ou demandez des modifications. Ne laissez aucun élément en attente.
- Pour les éléments « modifications demandées », confirmez que l’employé les a mis à jour.
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Confirmer les reçus et la documentation
- Assurez-vous que les reçus sont joints pour toutes les dépenses supérieures à votre seuil de reçu.
- Vérifiez un échantillon de reçus pour vous assurer de leur lisibilité et de la correspondance des montants.
- Pour les reçus manquants, demandez-les ou suivez votre politique d'exception.
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Rapprocher les transactions par carte
- Utilisez le flux de transactions par carte dans Dépenses - Factorial - les cartes émises doivent se synchroniser automatiquement.
- Comparez les transactions par carte aux relevés bancaires/de carte - faites correspondre par montant, date et card_last4 ou identifiant de transaction.
- Enquêtez sur les articles de carte non appariés et étiquetez les litiges ou les remboursements si nécessaire.
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Gérer les exceptions et les éléments non conformes à la politique
- Filtrez la vue des dépenses pour les dépenses hors politique et les exceptions.
- Pour chaque exception, approuvez avec justification, demandez plus d'informations ou marquez pour un ajustement manuel.
- Enregistrez toutes les exceptions que vous autorisez - incluez la raison et l'approbateur dans les commentaires de dépenses pour l'audit.
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Appliquer les codes comptables et les centres de coûts
- Assurez-vous que chaque dépense approuvée qui doit être comptabilisée dispose d'un code de compte comptable, d'un code de projet ou d'un centre de coûts attribué.
- Utilisez des modifications groupées lorsque cela est possible ou demandez aux équipes de remplir les champs manquants avant la clôture.
- Si votre intégration attend des étiquettes spécifiques, vérifiez que les étiquettes des colonnes exportées correspondent aux noms de champs ERP.
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Ajustements de régularisation et de coupure
- Identifier les dépenses engagées au cours de la période mais facturées ou soumises en retard.
- Créez des écritures de journal d'accumulation manuelles dans votre ERP ou dans un grand livre intermédiaire si nécessaire.
- Logique d'accumulation des documents et montants pour la piste d'audit.
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Exportation de données pour publication
- Exporter les données de dépenses et de grand livre requises :
- Pour les détails au niveau des transactions, utilisez Dépenses > Dépenses des employés - soit Exporter la vue après avoir utilisé Modifier les colonnes , soit utiliser l'exportation avancée pour les colonnes, les étiquettes et les filtres personnalisés (menu à trois points en haut à droite du tableau).
- Pour les lignes prêtes pour la comptabilité, utilisez Comptabilité > Grand livre et son option Exporter - mêmes options avancées que ci-dessus.
- Pour les extraits récurrents ou complexes, envisagez un rapport SQL Analytics planifié ou l'API publique pour extraire les données par programmation.
- Choisissez le format de fichier pris en charge par votre ERP - CSV UTF-8 ou XLSX recommandé.
- Exporter les données de dépenses et de grand livre requises :
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Générer des fichiers de paiement
- Si vous exécutez des remboursements depuis Factorial , générez des fichiers de paiement SEPA ou bancaires comme configuré.
- Validez le fichier de paiement par rapport aux exigences de format bancaire avant le téléchargement.
- Enregistrez les références de paiement dans Factorial , le cas échéant.
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Publier dans l'ERP et rapprocher les totaux
- Importez l'exportation du grand livre ou l'exportation des dépenses dans votre ERP.
- Publier les journaux ou les paiements des fournisseurs selon les besoins.
- Rapprochez les montants totaux affichés avec les totaux Factorial - comparez les totaux de la devise de base et les totaux des comptes individuels.
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Vérifications post-clôture et piste d'audit
- Réexécutez l'exportation des dépenses pour la période afin de confirmer qu'aucune modification tardive n'a été effectuée.
- Enregistrez toutes les exportations et stockez-les dans votre dossier de fin de mois - incluez une brève note de clôture expliquant les ajustements manuels ou les provisions.
- Conservez un journal d’audit indiquant qui a approuvé les exceptions et pourquoi.
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Signature et rapport
- Le directeur financier signe la clôture de l'entité juridique.
- Publiez un bref résumé à l’intention des parties prenantes : totaux, principales exceptions et tous les éléments reportés.
Exportations recommandées et exemple d'en-tête CSV
Quelle exportation utiliser
- Interface utilisateur de correspondance de liste rapide - utilisez la vue Exporter après avoir modifié les colonnes dans Dépenses > Dépenses des employés .
- Importation comptable - utilisez Comptabilité > Exportation du grand livre pour les lignes prêtes pour le journal.
- Rapports complexes ou planifiés : utilisez SQL Analytics ou l'API publique.
Inclure à la fois la devise de transaction et la devise de base (base_amount) pour le rapprochement ERP.
Utilisez l'éditeur d'étiquettes d'exportation (exportation avancée) pour renommer les colonnes afin qu'elles correspondent exactement aux noms de champs ERP.
Contrôles et vérifications de rapprochement à exécuter
- Contrôle total - la somme des dépenses exportées est égale au total enregistré dans l'ERP pour la période.
- Vérification par compte - montants par accounting_account_code dans les écritures ERP de correspondance Factorial .
- Rapprochement de carte - les totaux des relevés de carte correspondent aux totaux des transactions de carte Factorial .
- Détection des doublons - vérifiez les montants, les dates, le commerçant et l'employé identiques pour détecter les doublons.
- Codes comptables manquants - liste des dépenses approuvées sans accounting_account_code.
- Approbations en suspens - aucune approbation en attente au cours de la période.
Autorisations requises
- Accès financier ou administratif aux modules Dépenses et Comptabilité pour exécuter des exportations et afficher tous les détails.
- Accédez aux flux d'approbation pour tester ou réaffecter les approbateurs si nécessaire.
- Informations d'identification API si vous automatisez les exportations.
Problèmes courants et correctifs
- Les délais d'exportation importants expirent : réduisez la plage de dates ou demandez une extraction SQL Analytics planifiée.
- Codage ou caractères spéciaux - exportation au format CSV UTF-8, importation à l'aide de l'assistant d'importation ERP prenant en charge UTF-8.
- Reçus manquants - générez un rapport des dépenses approuvées sans reçus, suivez la politique d'exception.
- Non-concordance des devises : assurez-vous que les colonnes exchange_rate et base_amount sont incluses et correspondent à votre politique de change.
- Mappage de compte incorrect - vérifiez l'éditeur d'étiquettes d'exportation ou demandez une exportation SQL personnalisée avec des noms de champs ERP exacts.
- Fichier de paiement rejeté par la banque - valider le format SEPA et les champs obligatoires, puis regénérer.
Signature et conservation
- Conservez un dossier de fin de mois contenant : les exportations finales, les fichiers de paiement, une brève note de clôture décrivant les ajustements manuels et les preuves d'approbation des exceptions.
- Conservation : respectez les exigences de votre entreprise ou de la loi en matière de conservation des documents financiers. La durée habituelle est de 7 ans, mais vérifiez auprès des autorités juridiques locales.