Una chiusura di fine mese chiara e ripetibile in Factorial elimina le sorprese e velocizza la contabilizzazione nel tuo sistema contabile. Di seguito è riportata una breve checklist da eseguire ogni mese, seguita da passaggi dettagliati, esportazioni consigliate, controlli di riconciliazione, correzioni comuni e voci di approvazione.

Lista di controllo rapida - visualizzazione di una pagina

• Stabilire la data limite per l'invio delle candidature per il periodo e comunicarla.
• Assicurarsi che tutte le spese del periodo siano state presentate.
• Approvare o richiedere modifiche per eventuali approvazioni in sospeso.
• Verificare che tutte le ricevute siano allegate e leggibili.
• Riconciliare le transazioni con carta con le voci di spesa.
• Esaminare le spese e le eccezioni fuori polizza.
• Applicare i codici contabili mancanti o i tag di progetto/centro di costo.
• Generare l'esportazione delle spese anticipate per il periodo.
• Esportare il libro mastro generale dalla contabilità per la registrazione nell'ERP.
• Genera file di pagamento se esegui rimborsi da Factorial (SEPA ecc.).
• Importa file nell'ERP, registra giornali di registrazione e riconcilia i totali.
• Archivia le esportazioni e allega le note di fine mese alla chiusura.
• Concludi il mese e pubblica un breve riepilogo finale.

Fasi dettagliate di fine mese

1. Pre-chiusura: imposta le regole
   • Annunciare una data limite per la presentazione delle spese: dopo questa data, le spese vengono trasferite al periodo successivo.
   • Ricordare ai dipendenti di presentare le spese in sospeso e di allegare le ricevute.
   • Ricordare agli approvatori di cancellare le richieste in sospeso prima della chiusura.
      
2. Verificare le approvazioni e gli stati
   • Vai a Spese > Spese dipendenti.
   • Filtra per data di transazione per il periodo di chiusura e per stato (in sospeso, modifiche richieste, approvate).
   • Per ogni spesa in sospeso, approva o richiedi modifiche. Non lasciare voci in sospeso.
   • Per gli elementi "modifiche richieste", confermare che il dipendente li abbia aggiornati.
      
3. Confermare le ricevute e la documentazione
   • Assicuratevi di allegare le ricevute per tutte le spese superiori alla soglia indicata sulla ricevuta.
   • Controllare a campione un campione di ricevute per verificarne la leggibilità e la corrispondenza degli importi.
   • Per le ricevute mancanti, richiedetele o seguite la vostra politica sulle eccezioni.
      
4. Riconciliare le transazioni con carta
   • Utilizzare il feed delle transazioni con carta in Spesa - Factorial : le carte emesse dovrebbero sincronizzarsi automaticamente.
   • Confronta le transazioni con carta con gli estratti conto bancari/della carta: confronta per importo, data e card_last4 o ID transazione.
   • Esaminare gli articoli della carta non corrispondenti e segnalare eventuali controversie o rimborsi, se necessario.
      
5. Gestire le eccezioni e gli elementi fuori policy
   • Filtra la visualizzazione delle spese per eccezioni e fuori policy.
   • Per ogni eccezione, approvare giustificandola, richiedere maggiori informazioni o contrassegnare per la modifica manuale.
   • Registra tutte le eccezioni consentite, indicandone il motivo e l'approvatore nei commenti sulle spese per la verifica.
      
6. Applicare codici contabili e centri di costo
   • Assicurarsi che a ogni spesa approvata che deve essere registrata sia assegnato un accounting_account_code, un project_code o un cost_center.
   • Quando possibile, utilizzare le modifiche in blocco oppure chiedere ai team di compilare i campi mancanti prima della chiusura.
   • Se l'integrazione prevede etichette specifiche, verificare che le etichette delle colonne esportate corrispondano ai nomi dei campi ERP.
      
7. Accantonamenti e rettifiche di cut-off
   • Identificare le spese sostenute nel periodo ma fatturate o presentate in ritardo.
   • Se necessario, crea registrazioni di competenza manuale nel tuo ERP o in un registro provvisorio.
   • Documentare la logica di competenza e gli importi per la traccia di controllo.
      
8. Esportazione dei dati per la pubblicazione
   • Esporta i dati richiesti di spesa e di contabilità:
     • Per i dettagli a livello di transazione, utilizzare Spese > Spese dipendenti : esportare la vista dopo aver utilizzato Modifica colonne oppure utilizzare Esportazione avanzata per colonne, etichette e filtri personalizzati (menu a tre punti in alto a destra della tabella).
     • Per le righe pronte per la contabilità, utilizzare Contabilità > Contabilità generale e la relativa opzione Esporta : le stesse opzioni avanzate di cui sopra.
     • Per estrazioni ricorrenti o complesse, prendere in considerazione un report SQL Analytics pianificato o l'API pubblica per estrarre i dati a livello di programmazione.
   • Scegli il formato di file supportato dal tuo ERP: si consiglia CSV UTF-8 o XLSX.
      
9. Genera file di pagamento
   • Se esegui rimborsi da Factorial , genera file di pagamento SEPA o bancari come configurato.
   • Convalidare il file di pagamento in base ai requisiti del formato bancario prima di caricarlo.
   • Se applicabile, registrare i riferimenti di pagamento in Factorial .
      
10. Pubblicare su ERP e riconciliare i totali
    • Importa l'esportazione del libro mastro generale o l'esportazione delle spese nel tuo ERP.
    • Registrare i giornali o i pagamenti ai fornitori secondo necessità.
    • Riconcilia gli importi totali contabilizzati con i totali Factorial : confronta i totali della valuta base e i totali dei singoli conti.
       
11. Controlli post-chiusura e traccia di controllo
    • Eseguire nuovamente l'esportazione delle spese per il periodo per confermare che non siano state apportate modifiche tardive.
    • Salva tutte le esportazioni e archiviale nella cartella di fine mese, includendo una breve nota di chiusura che spieghi eventuali aggiustamenti manuali o accantonamenti.
    • Conserva un registro di controllo in cui vengono indicati chi ha approvato le eccezioni e perché.
       
12. Firma e rapporto
    • Il responsabile finanziario firma la chiusura dell'entità legale.
    • Pubblicare un breve riepilogo per le parti interessate: totali, eccezioni chiave e qualsiasi elemento riportato.
       

Esportazioni consigliate e intestazione CSV di esempio

Quale esportazione utilizzare

• Interfaccia utente di corrispondenza rapida dell'elenco: utilizzare la vista Esporta dopo aver modificato le colonne in Spese > Spese dipendenti .
• Importazione contabilità: utilizzare Contabilità > Esportazione contabilità generale per le righe pronte per il giornale.
• Report complessi o pianificati: utilizzare SQL Analytics o l'API pubblica.

Controlli e verifiche di riconciliazione da eseguire

• Controllo totale : la somma delle spese esportate è uguale al totale registrato nell'ERP per il periodo.
• Controllo per conto : gli importi per accounting_account_code in Factorial corrispondono alle registrazioni ERP.
• Riconciliazione delle carte : i totali dell'estratto conto della carta corrispondono ai totali delle transazioni della carta Factorial .
• Rilevamento duplicati : verifica la presenza di importi, date, commercianti e dipendenti identici per individuare i duplicati.
• Codici contabili mancanti : elenco delle spese approvate senza accounting_account_code.
• Approvazioni in sospeso : nessuna approvazione in sospeso nel periodo.

Permessi richiesti

• Accesso Finanza o Amministrazione ai moduli Spesa e Contabilità per eseguire esportazioni e visualizzare tutti i dettagli.
• Accesso ai flussi di approvazione per testare o riassegnare gli approvatori quando necessario.
• Credenziali API se si automatizzano le esportazioni.

Firma e conservazione

• Conserva una cartella di fine mese con: esportazioni finali, file di pagamento, una breve nota di chiusura che descriva le modifiche manuali e la prova di approvazione per le eccezioni.
• Conservazione: attenersi ai requisiti aziendali o legali per la conservazione dei documenti finanziari. La prassi comune è di 7 anni, ma è necessario verificare con le autorità locali.