Un tancament de mes clar i repetible a Factorial elimina les sorpreses i accelera la contabilització al vostre sistema comptable. A continuació, teniu una breu llista de comprovació ràpida per executar cada mes, seguida de passos detallats, exportacions recomanades, comprovacions de conciliació, correccions comunes i elements de signatura.

Llista de comprovació ràpida: vista d'una pàgina

• Establir la data límit de presentació per al període i comunicar-la.
• Assegureu-vos que s'han presentat totes les despeses del període.
• Aprovar o sol·licitar canvis per a qualsevol aprovació pendent.
• Confirmeu que tots els rebuts estiguin adjunts i siguin llegibles.
• Conciliar les transaccions amb targeta amb els registres de despeses.
• Reviseu les despeses i les excepcions fora de la pòlissa.
• Aplica els codis comptables o les etiquetes de projecte/centre de cost que falten.
• Generar una exportació de despeses avançades per al període.
• Exportar el llibre major des de Comptabilitat per registrar-lo a l'ERP.
• Genera fitxers de pagament si executes reemborsaments des de Factorial (SEPA, etc.).
• Importa fitxers a l'ERP, registra diaris i reconcilia totals.
• Arxiva les exportacions i adjunta les notes de final de mes al tancament.
• Tanca el mes i publica un breu resum.

Passos detallats de final de mes

1. Pre-tancament: estableix les regles
   • Anuncieu una data límit per a la presentació de les despeses; després d'aquesta data, les despeses es transferiran al següent període.
   • Recordeu als empleats que presentin les despeses pendents i adjunten els rebuts.
   • Recordeu als aprovadors que netegin les sol·licituds pendents abans del tancament.
      
2. Verificar aprovacions i estats
   • Aneu a Despeses > Despeses d'empleats.
   • Filtra per data de transacció per al període de tancament i per estat (pendent, canvis sol·licitats, aprovat).
   • Per a cada despesa pendent, aprova o sol·licita canvis. No deixis elements pendents.
   • Per als elements de "canvis sol·licitats", confirmeu que l'empleat els ha actualitzat.
      
3. Confirmar rebuts i documentació
   • Assegureu-vos d'adjuntar els rebuts de totes les despeses que superin el llindar de rebuts.
   • Reviseu una mostra de rebuts per verificar la seva llegibilitat i la coincidència dels imports.
   • Per rebuts que falten, sol·liciteu-los o seguiu la vostra política d'excepcions.
      
4. Conciliar transaccions amb targeta
   • Feu servir el canal de transaccions amb targeta a Spending - Factorial . Les targetes emeses s'haurien de sincronitzar automàticament.
   • Compareu les transaccions amb targeta amb els extractes bancaris/de targeta: feu coincidir per import, data i card_last4 o ID de transacció.
   • Investigueu els elements de la targeta no coincidents i etiqueteu les impugnacions o els reemborsaments quan calgui.
      
5. Gestionar excepcions i elements fora de política
   • Filtra la vista de despeses per les despeses fora de política i les excepcions.
   • Per a cada excepció, aproveu-la amb justificació, sol·liciteu més informació o marqueu-la per a un ajust manual.
   • Registreu qualsevol excepció que permeteu; incloeu el motiu i l'aprovador als comentaris de la despesa per a l'auditoria.
      
6. Aplicar codis comptables i centres de cost
   • Assegureu-vos que totes les despeses aprovades que s'hagin de registrar tinguin assignat un codi_compte_comptable, un codi_projecte o un centre_de_cost.
   • Feu servir edicions massives sempre que sigui possible o demaneu als equips que omplin els camps que falten abans del tancament.
   • Si la integració espera etiquetes específiques, verifiqueu que les etiquetes de les columnes exportades coincideixin amb els noms dels camps de l'ERP.
      
7. Ajustos de periodificació i de tall
   • Identifiqueu les despeses en què s'ha incorregut en el període però que s'han facturat o presentat amb retard.
   • Creeu assentaments de diari de periodificació manuals al vostre ERP o en un llibre major provisional si cal.
   • Documentar la lògica d'acumulació i els imports per al registre d'auditoria.
      
8. Exportació de dades per a la publicació
   • Exportar les dades de despeses i del llibre major requerides:
     • Per obtenir detalls a nivell de transacció, utilitzeu Despeses > Despeses dels empleats : Exporta la vista després d'utilitzar Edita columnes o utilitzeu l'exportació avançada per a columnes, etiquetes i filtres personalitzats (menú de tres punts a la part superior dreta de la taula).
     • Per a les files llestes per a la comptabilitat, utilitzeu Comptabilitat > Llibre major i la seva opció Exporta : les mateixes opcions avançades que les anteriors.
     • Per a extractes recurrents o complexos, considereu un informe SQL Analytics programat o l'API pública per extreure les dades mitjançant programació.
   • Trieu el format de fitxer que admeti el vostre ERP: es recomana CSV UTF-8 o XLSX.
      
9. Generar fitxers de pagament
   • Si executeu reemborsaments des de Factorial , genereu fitxers de pagament SEPA o bancaris tal com esteu configurats.
   • Valideu el fitxer de pagament segons els requisits de format bancari abans de carregar-lo.
   • Registra les referències de pagament a Factorial si escau.
      
10. Publicar a l'ERP i reconciliar els totals
    • Importeu l'exportació de Comptabilitat general o l'exportació de despeses al vostre ERP.
    • Registrar diaris o pagaments a proveïdors segons calgui.
    • Conciliar els imports totals registrats amb els totals Factorial : comparar els totals de la moneda base i els totals dels comptes individuals.
       
11. Comprovació posterior al tancament i pista d'auditoria
    • Torneu a executar l'exportació de despeses per al període per confirmar que no s'han fet edicions tardanes.
    • Deseu totes les exportacions i guardeu-les a la carpeta de final de mes; incloeu-hi una breu nota de tancament que expliqui qualsevol ajust manual o acumulació.
    • Mantingueu un registre d'auditoria de qui ha aprovat les excepcions i per què.
       
12. Signatura i informe
    • El gerent de finances signa el tancament de l'entitat jurídica.
    • Publicar un breu resum per a les parts interessades: totals, excepcions clau i qualsevol element traslladat.
       

Exportacions recomanades i capçalera CSV de mostra

Quina exportació utilitzar

• Interfície d'usuari de coincidència de llistes ràpides: utilitzeu la vista Exporta després d' Edita columnes a Despeses > Despeses dels empleats .
• Importació de comptabilitat: utilitzeu Comptabilitat > Exportació de llibre major per a les files llestes per al diari.
• Informes complexos o programats: utilitzeu SQL Analytics o l'API pública.

Controls i comprovacions de conciliació a executar

• Xec total : la suma de les despeses exportades és igual al total registrat a l'ERP per al període.
• Comprovació per compte : imports per codi_de_compte_comptable a les publicacions ERP de coincidència Factorial .
• Reconciliació de targetes : els totals de l'extracte de la targeta coincideixen amb els totals de les transaccions de la targeta Factorial .
• Detecció de duplicats : comproveu si hi ha imports, dates, comerciants i empleats idèntics per detectar duplicats.
• Falten codis comptables : llista de despeses aprovades sense codi_compte_comptable.
• Aprovacions pendents : zero aprovacions pendents en el període.

Permisos necessaris

• Accés de Finances o Administració als mòduls de Despeses i Comptabilitat per executar exportacions i veure'n tots els detalls.
• Accés als fluxos d'aprovació per provar o reassignar els aprovadors quan calgui.
• Credencials de l'API si automatitzeu les exportacions.

Aprovació i retenció

• Mantingueu una carpeta de final de mes amb: exportacions finals, fitxers de pagament, una breu nota de tancament que descrigui els ajustos manuals i proves d'aprovació per a excepcions.
• Retenció: seguiu el requisit legal o de la vostra empresa per a la retenció de registres financers. La pràctica habitual és de 7 anys, però confirmeu-ho amb el servei legal local.