Automatische Benachrichtigungen in Factorial helfen Ihnen, Mitarbeiter, Manager und Finanzteams über Spesenabrechnungen und -genehmigungen auf dem Laufenden zu halten. Als Administrator können Sie entscheiden, wer welche Benachrichtigungen erhält, und bei Bedarf zusätzliche benutzerdefinierte Benachrichtigungen konfigurieren.

Was sind automatische Benachrichtigungen?

Benachrichtigungen sind Warnmeldungen, die gesendet werden, wenn im Ausgabenmodul bestimmte Aktionen stattfinden.

Die Zustellung kann erfolgen über:

• Posteingang ( Factorial Plattform)
• E-Mail
• Push-Benachrichtigungen (mobile App)

Standardbenachrichtigungen in Ausgaben

Standardmäßig sendet Factorial automatisch die folgenden Benachrichtigungen:

• An die Genehmiger :
  • wenn ein Mitarbeiter eine neue Ausgabe einreicht.
• An die Mitarbeiter :
  • wenn ihre Ausgaben genehmigt oder abgelehnt werden oder Änderungen angefordert werden.
  • Bei einer Zahlung mit der Factorial Card erhält der Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung, die die Zahlung bestätigt und zum Hochladen des Dokuments auffordert.
• An die Finanzabteilung/Administration :
  • wenn eine Ausgabe vollständig genehmigt und zur Bearbeitung bereit ist.

Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Wenn Sie mehr Kontrolle benötigen, können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen. Dies geschieht in:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen → Erweiterte Konfiguration
2. Wählen Sie Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
3. Klicken Sie auf Benachrichtigung erstellen
4. Definieren Sie Folgendes:
   • Auslöser : Wann soll die Benachrichtigung gesendet werden? (z. B. wenn eine Ausgabe erstellt wird, regelmäßig oder an einem bestimmten Datum).
   • Bedingungen : Für welche Ausgaben oder Benutzer soll es gelten? (z. B. richtlinienbasiert, Betragsschwellen, Abteilung).
   • Aktion : Wer soll die Benachrichtigung erhalten und wie.
5. Speichern und aktivieren Sie die Benachrichtigung

Best Practices

• Verwenden Sie Standardbenachrichtigungen für Genehmigungen, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Fügen Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen nur für Fälle hinzu, in denen Ihr Arbeitsablauf zusätzliche Transparenz erfordert (z. B. die Finanzabteilung benachrichtigen, wenn die Ausgaben 500 € übersteigen, oder die Personalabteilung benachrichtigen, wenn Ausgaben ohne Belege eingereicht werden).
• Überprüfen Sie regelmäßig die Benachrichtigungseinstellungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nicht überlastet werden.

Häufig gestellte Fragen

1. Können Standardbenachrichtigungen deaktiviert werden?
   Nein, Standardbenachrichtigungen sind obligatorisch, um ordnungsgemäße Spesenabrechnungsabläufe sicherzustellen.
    
2. Können Benachrichtigungen nur per E-Mail versendet werden?
   Ja, beim Erstellen einer benutzerdefinierten Benachrichtigung können Sie die Zustellungsmethode auswählen.