Was ist eine Urlaubsregelung?
Eine Urlaubsrichtlinie ist ein Regelwerk, das festlegt, wie Mitarbeiter Urlaub, Krankheitstage und andere Abwesenheitsarten nehmen können. Sie enthält typischerweise Details wie:
- Die Anzahl der freien Tage, auf die Arbeitnehmer Anspruch haben.
- Der Ablauf zur Beantragung von Urlaub.
- Alle Einschränkungen oder Anforderungen im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme von Urlaub.
Eine gut strukturierte Urlaubsregelung stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Ansprüche kennen und ermöglicht es den Unternehmen, Abwesenheiten effizient zu verwalten.
Beispiel: Unterschiedliche Richtlinien für unterschiedliche Standorte
In manchen Fällen müssen Unternehmen aufgrund lokaler Arbeitsgesetze oder betrieblicher Vereinbarungen unterschiedliche Urlaubsregelungen für ihre Mitarbeiter festlegen. Zum Beispiel:
- Die Mitarbeiter im Büro in Barcelona haben 23 Urlaubstage, plus einen zusätzlichen freien Tag an ihrem Geburtstag .
- Die Mitarbeiter im Pariser Büro haben 30 Urlaubstage .
Um diese Richtlinien korrekt zu konfigurieren, müssen verschiedene Urlaubszähler eingerichtet werden:
- Barcelona-Politik :
- Ein Urlaubszähler mit 23 Urlaubstagen.
- Ein separater Urlaubszähler mit 1 Tag für den Geburtstagsurlaub.
- Pariser Politik :
- Ein einziger Urlaubszähler mit 30 Urlaubstagen.
Da die Anspruchsstrukturen an den verschiedenen Standorten unterschiedlich sind, müssen separate Richtlinien erstellt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die korrekte Anzahl an Urlaubstagen erhalten. Eine einheitliche Richtlinie für alle Mitarbeiter wäre nicht praktikabel, da die Urlaubsansprüche dann nicht mit ihren jeweiligen Leistungen übereinstimmen würden.
Durch die Einrichtung unterschiedlicher Richtlinien mit den entsprechenden Urlaubszählern können Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeiter die korrekten Urlaubsansprüche erhalten und gleichzeitig die lokalen Vorschriften eingehalten werden.
Wie die einzelnen Bestandteile der Urlaubsplanung zusammenwirken
Damit eine Urlaubsrichtlinie ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle mit dem Urlaubsmanagement zusammenhängenden Elemente korrekt konfiguriert sein. Dazu gehören:
- Definition von Abwesenheitsarten – Einrichtung verschiedener Abwesenheitsarten (z. B. Urlaub, Krankheitsurlaub, persönliche Abwesenheit usw.).
- Verknüpfung von Abwesenheitsarten mit Zählern – Zuordnung jeder Abwesenheitsart zum entsprechenden Abwesenheitszähler innerhalb der Abwesenheitsrichtlinie.
- Festlegung von Richtlinien – Festlegung der Regeln dafür, wie und wann Mitarbeiter Urlaub nehmen können, einschließlich Anrechnungsregeln, Übertragungsgrenzen und Sperrdaten.
- Mitarbeiterzuordnung – Sicherstellen, dass die Mitarbeiter anhand ihres Standorts, ihres Vertrags oder anderer Kriterien der richtigen Urlaubsregelung zugeordnet werden.
Wo finde ich die Urlaubsrichtlinien?
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen.
- Gehe zu Zeit
- Klicken Sie auf „Auszeit“
Dort finden Sie die von Factorial vordefinierte Standard-Urlaubsrichtlinie . Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens sind dieser Richtlinie standardmäßig zugeordnet. Sie können diese Urlaubsrichtlinie direkt bearbeiten, indem Sie auf „Richtlinie anzeigen“ klicken, oder diesem Artikel folgen, um zu erfahren, wie Sie eine neue erstellen.
Die Einstellungen für die Urlaubsrichtlinie sind in 4 Registerkarten unterteilt:
- Urlaubsregelungen
- Abwesenheitsarten
- Genehmigungsgruppen
- Gesperrte Zeiträume
Denken Sie daran:
- Die Standard-Abwesenheitsrichtlinie kann nicht gelöscht werden.
- Sobald Sie mehrere Urlaubsrichtlinien erstellt haben, können Sie durch Klicken auf das Zahnradsymbol festlegen, welche Richtlinie die Standardrichtlinie sein soll.
Um eine Urlaubsrichtlinie zu erstellen
- Auf der Seite „Urlaub“ die Schaltfläche „ Urlaub hinzufügen “ (📍 oben rechts) anklicken.
- Wählen Sie den Namen der Police aus.
- Klicken Sie auf Zusätzliche Urlaubsregelung
- Im Reiter „Basisinformationen“ können Sie bearbeiten/hinzufügen
- Grundlegende Informationen zur Richtlinie (Name und Beschreibung)
- Die Freistellungsansprüche
Erfahren Sie mehr über Urlaubsansprüche.
Mitarbeiter hinzufügen
- Gehen Sie im Abschnitt „Urlaubsrichtlinien“ zum Mitarbeiterbereich.
- Klicken Sie auf das (+) 📍 in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus
- Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“ .
Einem Mitarbeiter kann nur eine einzige Urlaubsregelung zugeordnet werden , die Zuordnung kann jedoch bei Bedarf geändert werden.
