¿Qué son los presupuestos?

Los presupuestos definen la cantidad máxima de dinero que puede gastar un grupo específico de personas durante un período determinado. Ayudan a prevenir gastos excesivos, mejoran la planificación financiera y brindan visibilidad sobre el uso de los fondos.

Dónde encontrar presupuestos

Para acceder y administrar presupuestos:

1. En la barra lateral, ir a Gastos
2. Seleccionar la pestaña Gastos de empleados/as en la parte superior
3. Abrir la subpestaña Presupuestos
4. Desde aquí, verás una lista de presupuestos activos y presupuestos archivados

Cómo crear un presupuesto

1. En la barra lateral, ir a Gastos
2. Seleccionar la pestaña Gastos de empleados/as en la parte superior
3. Abrir la subpestaña Presupuestos
4. Hacer clic en + Agregar presupuesto y completar la siguiente información:
   1. Información básica:
      • Poner un nombre claro al presupuesto (por ejemplo, “Viajes de ventas del primer trimestre” o “Campaña de marketing 2025”).
      • Opcionalmente, agregar una descripción.
      • Establecer las fechas de inicio y finalización del presupuesto.
   2. Acceso:
      • Elegir quién puede ver y administrar este presupuesto.
      • Asignar permisos a administradores/as, managers o roles específicos según sea necesario.
   3. Límites:
      • Introducir el importe total del presupuesto.
      • Seleccionar la moneda (el valor predeterminado es la moneda de la entidad legal de la empresa).
      • Opcionalmente, dividirlo en límites específicos por categoría (por ejemplo, viajes, comidas).
   4. Empleados/as:
      • Asignar empleados/as o equipos que utilizarán este presupuesto.
      • Utilizar filtros para buscar por nombre de empleado, lugar de trabajo o equipo.
5. Hacer clic en Guardar para finalizar el presupuesto.

Cómo editar o actualizar un presupuesto existente

1. En la barra lateral, ir a Gastos
2. Seleccionar la pestaña Gastos de empleados/as en la parte superior
3. Abrir la subpestaña Presupuestos y hacer clic en el nombre del presupuesto para abrir su vista detallada
4. Utilizar el botón Editar para actualizar:
   • Nombre o descripción
   • Fechas
   • Límite de presupuesto o límites de categoría
   • Empleados o equipos asignados
5. Hacer clic en Guardar cambios para aplicar las actualizaciones

Buenas prácticas

• Utiliza nombres descriptivos que incluyan el propósito y el período de tiempo (por ejemplo, “Equipo de TI 2025”).
• Revisa las tendencias de gasto en la vista de detalles del presupuesto para realizar ajustes informados.
• Establezca límites realistas para equilibrar las necesidades de control y operativas.
• Actualice los presupuestos al inicio de cada trimestre o fase del proyecto.
• Utiliza límites específicos de cada categoría para controlar los tipos de gastos de alto riesgo.
• Comunica a las personas aprobadoras que deben verificar si hay alertas de presupuesto excedido durante el proceso de revisión.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo asignar un/a empleado/a a varios presupuestos?
   Sí, los/as empleados/as pueden asignarse a más de un presupuesto.
    
2. ¿Qué pasa si un gasto excede el presupuesto?
   Las personas aprobadores verán una alerta y podrán decidir si aprobarlo o rechazarlo.