Volver

Asignar presupuestos por equipo, persona o centro de costes

Ayuda a administradores/as, personas de RR.HH. y de finanzas a crear, asignar y gestionar presupuestos en Factorial garantizando que los equipos y personas tengan límites de gasto claros para períodos de tiempo, proyectos o propósitos específicos.

¿Qué son los presupuestos?

Los presupuestos definen la cantidad máxima de dinero que puede gastar un grupo específico de personas durante un período determinado. Ayudan a prevenir gastos excesivos, mejoran la planificación financiera y brindan visibilidad sobre el uso de los fondos.

Si un gasto supera el presupuesto asignado, los/as managers y revisores/as verán una alerta durante el proceso de aprobación para ayudarles a decidir si aprobarlo o rechazarlo.

 

 

Dónde encontrar presupuestos

Para acceder y administrar presupuestos:

  1. En la barra lateral, ir a Gastos
  2. Seleccionar la pestaña Gastos de empleados/as en la parte superior
  3. Abrir la subpestaña Presupuestos
  4. Desde aquí, verás una lista de presupuestos activos y presupuestos archivados

 

Cómo crear un presupuesto

  1. En la barra lateral, ir a Gastos
  2. Seleccionar la pestaña Gastos de empleados/as en la parte superior
  3. Abrir la subpestaña Presupuestos
  4. Hacer clic en + Agregar presupuesto y completar la siguiente información:
    1. Información básica:
      • Poner un nombre claro al presupuesto (por ejemplo, “Viajes de ventas del primer trimestre” o “Campaña de marketing 2025”).
      • Opcionalmente, agregar una descripción.
      • Establecer las fechas de inicio y finalización del presupuesto.
    2. Acceso:
      • Elegir quién puede ver y administrar este presupuesto.
      • Asignar permisos a administradores/as, managers o roles específicos según sea necesario.
    3. Límites:
      • Introducir el importe total del presupuesto.
      • Seleccionar la moneda (el valor predeterminado es la moneda de la entidad legal de la empresa).
      • Opcionalmente, dividirlo en límites específicos por categoría (por ejemplo, viajes, comidas).
    4. Empleados/as:
      • Asignar empleados/as o equipos que utilizarán este presupuesto.
      • Utilizar filtros para buscar por nombre de empleado, lugar de trabajo o equipo.
  5. Hacer clic en Guardar para finalizar el presupuesto.

Consejo: comienza con presupuestos más amplios (por ejemplo, por equipo) antes de introducir presupuestos muy específicos para grupos o proyectos más pequeños.

 

 

Cómo editar o actualizar un presupuesto existente

  1. En la barra lateral, ir a Gastos
  2. Seleccionar la pestaña Gastos de empleados/as en la parte superior
  3. Abrir la subpestaña Presupuestos y hacer clic en el nombre del presupuesto para abrir su vista detallada
  4. Utilizar el botón Editar para actualizar:
    • Nombre o descripción
    • Fechas
    • Límite de presupuesto o límites de categoría
    • Empleados o equipos asignados
  5. Hacer clic en Guardar cambios para aplicar las actualizaciones

Nota:

  • Los cambios se aplicarán a gastos futuros. Los gastos ya presentados se contabilizarán en el presupuesto según su configuración al momento del envío.
  • Los gastos que excedan el presupuesto actualizado activarán una alerta visible para los/as managers/revisores/as durante la aprobación.
 

 

Buenas prácticas

  • Utiliza nombres descriptivos que incluyan el propósito y el período de tiempo (por ejemplo, “Equipo de TI 2025”).
  • Revisa las tendencias de gasto en la vista de detalles del presupuesto para realizar ajustes informados.
  • Establezca límites realistas para equilibrar las necesidades de control y operativas.
  • Actualice los presupuestos al inicio de cada trimestre o fase del proyecto.
  • Utiliza límites específicos de cada categoría para controlar los tipos de gastos de alto riesgo.
  • Comunica a las personas aprobadoras que deben verificar si hay alertas de presupuesto excedido durante el proceso de revisión.

 

Preguntas frecuentes

  1. ¿Puedo asignar un/a empleado/a a varios presupuestos?
    Sí, los/as empleados/as pueden asignarse a más de un presupuesto.
     
  2. ¿Qué pasa si un gasto excede el presupuesto?
    Las personas aprobadores verán una alerta y podrán decidir si aprobarlo o rechazarlo.

Crear y editar políticas de gastos

Configurar flujos de aprobación

Asignar centros de costos

Lo que ven los empleados al enviar un gasto

 

 

 

¿Te ha sido útil este artículo?

Give feedback about this article

¿No encuentras lo que estás buscando?

Nuestro equipo de servicio al cliente está aquí para ti.

Contáctanos

Knowledge Base Software powered by Helpjuice