Was sind Budgets?

Budgets legen den maximalen Geldbetrag fest, den eine bestimmte Mitarbeitergruppe in einem festgelegten Zeitraum ausgeben darf. Sie helfen, Mehrausgaben zu vermeiden, die Finanzplanung zu verbessern und Transparenz über die Mittelverwendung zu schaffen.

Wo finde ich Budgets?

So greifen Sie auf Budgets zu und verwalten sie:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu den Ausgaben
2. Wählen Sie oben die Registerkarte „Mitarbeiterausgaben“
3. Öffnen Sie die Unterregisterkarte „Budgets“
4. Von hier aus sehen Sie eine Liste der aktiven Budgets und archivierten Budgets

So erstellen Sie ein Budget

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben
2. Wählen Sie oben die Registerkarte „Mitarbeiterausgaben“
3. Öffnen Sie die Unterregisterkarte „Budgets“
4. Klicken Sie auf + Budget hinzufügen und geben Sie die folgenden Informationen ein :
   1. Grundlegende Informationen :
      • Geben Sie dem Budget einen eindeutigen Namen (z. B. „Verkaufsreisen Q1“ oder „Marketingkampagne 2025“).
      • Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu.
      • Legen Sie das Start- und Enddatum für das Budget fest.
   2. Zugang :
      • Wählen Sie aus, wer dieses Budget anzeigen und verwalten kann.
      • Weisen Sie Administratoren, Managern oder bestimmten Rollen nach Bedarf Berechtigungen zu.
   3. Grenzen :
      • Geben Sie den Gesamtbudgetbetrag ein.
      • Wählen Sie die Währung aus (Standard ist die Währung der juristischen Person des Unternehmens).
      • Optional können Sie es in kategoriespezifische Grenzen aufschlüsseln (z. B. Reisen, Mahlzeiten).
   4. Mitarbeiter :
      • Weisen Sie Mitarbeiter oder Teams zu, die dieses Budget verwenden werden.
      • Verwenden Sie Filter, um nach Mitarbeiternamen, Arbeitsplatz oder Team zu suchen.
5. Klicken Sie auf „Speichern“, um das Budget abzuschließen.

So bearbeiten oder aktualisieren Sie ein vorhandenes Budget

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben
2. Wählen Sie oben die Registerkarte „Mitarbeiterausgaben“
3. Öffnen Sie die Unterregisterkarte „Budgets“ und klicken Sie auf den Budgetnamen, um die Detailansicht zu öffnen.
4. Verwenden Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“, um Folgendes zu aktualisieren:
   • Name oder Beschreibung
   • Termine
   • Budgetlimit oder Kategorielimits
   • Zugewiesene Mitarbeiter oder Teams
5. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ , um die Aktualisierungen anzuwenden

Bewährte Methoden

• Verwenden Sie beschreibende Namen, die den Zweck und den Zeitraum enthalten (z. B. „IT-Ausrüstung 2025“).
• Überprüfen Sie die Ausgabentrends in der Budget-Detailansicht, um fundierte Anpassungen vorzunehmen.
• Setzen Sie realistische Grenzen, um Kontrolle und Betriebsanforderungen in Einklang zu bringen.
• Aktualisieren Sie die Budgets zu Beginn jedes Quartals oder jeder Projektphase.
• Verwenden Sie kategoriespezifische Limits, um risikoreiche Ausgabenarten zu kontrollieren.
• Teilen Sie den Genehmigern mit, dass sie während des Überprüfungsprozesses auf Warnungen bei Budgetüberschreitungen achten sollen.

Häufig gestellte Fragen

1. Kann ich einem Mitarbeiter mehrere Budgets zuweisen?
   Ja, Mitarbeiter können mehreren Budgets zugewiesen werden.
    
2. Was passiert, wenn eine Ausgabe das Budget überschreitet?
   Genehmiger sehen eine Warnung und können entscheiden, ob sie die Genehmigung erteilen oder ablehnen.