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Asignar presupuestos por equipo, persona o centro de costos

Ayude a administradores, personas de RR.HH. y de finanzas a crear, asignar y gestionar presupuestos en Factorial garantizando que los equipos y colaboradores tengan límites de gasto claros para períodos de tiempo, proyectos o propósitos específicos.

¿Qué son los presupuestos?

Los presupuestos definen la cantidad máxima de dinero que puede gastar un grupo específico de empleados durante un período determinado. Ayudan a prevenir gastos excesivos, mejoran la planificación financiera y brindan visibilidad sobre el uso de los fondos.

Si un gasto supera el presupuesto asignado, los gerentes y revisores verán una alerta durante el proceso de aprobación para ayudarlos a decidir si aprobarlo o rechazarlo.

 

 

Dónde encontrar presupuestos

Para acceder y administrar presupuestos:

  1. En la barra lateral, vaya a Gastos
  2. Seleccione la pestaña Gastos de colaboradores/as en la parte superior
  3. Abra la subpestaña Presupuestos
  4. Desde aquí, verá una lista de presupuestos activos y presupuestos archivados.

 

Cómo crear un presupuesto

  1. En tu barra lateral, ve a Gastos
  2. Seleccione la pestaña Gastos de colaboradores/as en la parte superior
  3. Abra la subpestaña Presupuestos
  4. Haga clic en + Agregar presupuesto y complete la siguiente información:
    1. Información básica:
      • Dale un nombre claro al presupuesto (por ejemplo, “Viajes de ventas del primer trimestre” o “Campaña de marketing 2025”).
      • Opcionalmente, agregue una descripción.
      • Establezca las fechas de inicio y finalización del presupuesto.
    2. Acceso:
      • Elija quién puede ver y administrar este presupuesto.
      • Asigne permisos a administradores, gerentes o roles específicos según sea necesario.
    3. Límites:
      • Introduzca el importe total del presupuesto.
      • Seleccione la moneda (el valor predeterminado es la moneda de la entidad legal de la empresa).
      • Opcionalmente, divídalo en límites específicos por categoría (por ejemplo, viajes, comidas).
    4. Empleados:
      • Asignar empleados o equipos que utilizarán este presupuesto.
      • Utilice filtros para buscar por nombre de empleado, lugar de trabajo o equipo.
  5. Haga clic en Guardar para finalizar el presupuesto.

Consejo: comience con presupuestos más amplios (por ejemplo, por equipo) antes de introducir presupuestos muy específicos para grupos o proyectos más pequeños.

 

 

Cómo editar o actualizar un presupuesto existente

  1. En tu barra lateral, ve a Gastos
  2. Seleccione la pestaña Gastos de colaboradores/as en la parte superior
  3. Abra la subpestaña Presupuestos y haga clic en el nombre del presupuesto para abrir su vista detallada
  4. Utilice el botón Editar para actualizar:
    • Nombre o descripción
    • Fechas
    • Límite de presupuesto o límites de categoría
    • Empleados o equipos asignados
  5. Haga clic en Guardar cambios para aplicar las actualizaciones

Nota:

  • Los cambios se aplicarán a gastos futuros. Los gastos ya presentados se contabilizarán en el presupuesto según su configuración al momento del envío.
  • Los gastos que excedan el presupuesto actualizado activarán una alerta visible para los gerentes/revisores durante la aprobación.
 

 

Mejores prácticas

  • Utilice nombres descriptivos que incluyan el propósito y el período de tiempo (por ejemplo, “Equipo de TI 2025”).
  • Revise las tendencias de gasto en la vista de detalles del presupuesto para realizar ajustes informados.
  • Establecer límites realistas para equilibrar las necesidades de control y operativas.
  • Actualizar los presupuestos al inicio de cada trimestre o fase del proyecto.
  • Utilice límites específicos de cada categoría para controlar los tipos de gastos de alto riesgo.
  • Comunicar a los aprobadores que deben verificar si hay alertas de presupuesto excedido durante el proceso de revisión.

 

Preguntas frecuentes

  1. ¿Puedo asignar un/a colaborador/a a varios presupuestos?
    Sí, los/as colaboradores/as pueden asignarse a más de un presupuesto.
     
  2. ¿Qué pasa si un gasto excede el presupuesto?
    Los aprobadores verán una alerta y podrán decidir si aprobarlo o rechazarlo.

Crear y editar políticas de gastos

Configurar flujos de aprobación

Asignar centros de costos

Lo que ven los empleados al enviar un gasto

 

 

 

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