¿Qué son los presupuestos?
Los presupuestos definen la cantidad máxima de dinero que puede gastar un grupo específico de empleados durante un período determinado. Ayudan a prevenir gastos excesivos, mejoran la planificación financiera y brindan visibilidad sobre el uso de los fondos.
Si un gasto supera el presupuesto asignado, los gerentes y revisores verán una alerta durante el proceso de aprobación para ayudarlos a decidir si aprobarlo o rechazarlo.
Dónde encontrar presupuestos
Para acceder y administrar presupuestos:
- En la barra lateral, vaya a Gastos
- Seleccione la pestaña Gastos de colaboradores/as en la parte superior
- Abra la subpestaña Presupuestos
- Desde aquí, verá una lista de presupuestos activos y presupuestos archivados.

Cómo crear un presupuesto
- En tu barra lateral, ve a Gastos
- Seleccione la pestaña Gastos de colaboradores/as en la parte superior
- Abra la subpestaña Presupuestos
- Haga clic en + Agregar presupuesto y complete la siguiente información:
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Información básica:
- Dale un nombre claro al presupuesto (por ejemplo, “Viajes de ventas del primer trimestre” o “Campaña de marketing 2025”).
- Opcionalmente, agregue una descripción.
- Establezca las fechas de inicio y finalización del presupuesto.
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Acceso:
- Elija quién puede ver y administrar este presupuesto.
- Asigne permisos a administradores, gerentes o roles específicos según sea necesario.
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Límites:
- Introduzca el importe total del presupuesto.
- Seleccione la moneda (el valor predeterminado es la moneda de la entidad legal de la empresa).
- Opcionalmente, divídalo en límites específicos por categoría (por ejemplo, viajes, comidas).
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Empleados:
- Asignar empleados o equipos que utilizarán este presupuesto.
- Utilice filtros para buscar por nombre de empleado, lugar de trabajo o equipo.
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Información básica:
- Haga clic en Guardar para finalizar el presupuesto.

Consejo: comience con presupuestos más amplios (por ejemplo, por equipo) antes de introducir presupuestos muy específicos para grupos o proyectos más pequeños.
Cómo editar o actualizar un presupuesto existente
- En tu barra lateral, ve a Gastos
- Seleccione la pestaña Gastos de colaboradores/as en la parte superior
- Abra la subpestaña Presupuestos y haga clic en el nombre del presupuesto para abrir su vista detallada
- Utilice el botón Editar para actualizar:
- Nombre o descripción
- Fechas
- Límite de presupuesto o límites de categoría
- Empleados o equipos asignados
- Haga clic en Guardar cambios para aplicar las actualizaciones

Nota:
- Los cambios se aplicarán a gastos futuros. Los gastos ya presentados se contabilizarán en el presupuesto según su configuración al momento del envío.
- Los gastos que excedan el presupuesto actualizado activarán una alerta visible para los gerentes/revisores durante la aprobación.
Mejores prácticas
- Utilice nombres descriptivos que incluyan el propósito y el período de tiempo (por ejemplo, “Equipo de TI 2025”).
- Revise las tendencias de gasto en la vista de detalles del presupuesto para realizar ajustes informados.
- Establecer límites realistas para equilibrar las necesidades de control y operativas.
- Actualizar los presupuestos al inicio de cada trimestre o fase del proyecto.
- Utilice límites específicos de cada categoría para controlar los tipos de gastos de alto riesgo.
- Comunicar a los aprobadores que deben verificar si hay alertas de presupuesto excedido durante el proceso de revisión.
Preguntas frecuentes
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¿Puedo asignar un/a colaborador/a a varios presupuestos?
Sí, los/as colaboradores/as pueden asignarse a más de un presupuesto.
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¿Qué pasa si un gasto excede el presupuesto?
Los aprobadores verán una alerta y podrán decidir si aprobarlo o rechazarlo.
Crear y editar políticas de gastos
Configurar flujos de aprobación
Asignar centros de costos
Lo que ven los empleados al enviar un gasto