Die manuelle Erstellung von Schichtplänen ist oft zeitaufwendig, fehleranfällig und stressig. Führungskräfte müssen betriebliche Anforderungen mit arbeitsrechtlichen Bestimmungen, vertraglichen Vorgaben und der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden in Einklang bringen – oft ohne die richtigen Werkzeuge. Die automatische Schichtplanung , exklusiv für Enterprise-Tarife , vereinfacht diesen Prozess, indem sie mit wenigen Klicks optimierte Wochenpläne erstellt.

Wie konfiguriert man es?

Die automatische Schichtplanung funktioniert in drei einfachen Schritten:

1. Definieren Sie die Planungsregeln.

Diese Einstellungen tragen zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen bei, wenn Schichten automatisch generiert werden. Beginnen Sie damit, die Regeln im Arbeitsvertrag jedes Mitarbeiters festzulegen:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Organisation“ .
2. Wählen Sie ein Mitarbeiterprofil aus
3. Gehen Sie zum Abschnitt „Vertrag“ und klicken Sie auf „Bedingungen korrigieren“ oder „Neue Bedingungen erstellen“.
4. Im Abschnitt „Arbeitszeiten“ legen Sie die folgenden Werte fest:
   1. Vertragsstunden
   2. Maximale tägliche Stunden
   3. Mindestruhezeiten zwischen Arbeitstagen (z. B. 12 Stunden in Spanien)

2. Bedarf an Versicherungsschutz festlegen

Dieser Schritt legt fest, wie viele Personen pro Stelle während der Woche benötigt werden.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Schichten
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abdeckung“ .
3. Wählen Sie den entsprechenden Arbeitsplatz aus (z. B. Ihre Filiale in Barcelona).
4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol , um den Abdeckungsbereich festzulegen.
   1. Wählen Sie den Datumsbereich (z. B. die gesamte Woche).
   2. Geben Sie die Anzahl der benötigten Personen pro Funktion an (z. B. 3 Verkaufsassistenten am Morgen und 3 am Abend).
   3. Wählen Sie eine oder mehrere gespeicherte Schichten aus, die zu den Rollen passen.
   4. Wählen Sie eine Generierungsmethode aus:
      1. Automatische Generierung aus Schichten
      2. Vorherige Berichterstattung kopieren
5. Klicken Sie auf Speichern.

3. Führen Sie den automatischen Planer aus.

In diesem Schritt werden die Schichten anhand der von Ihnen definierten Regeln und Abdeckung zugewiesen.

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Schichten
2. Klicken Sie im Abschnitt „Abdeckung“ auf die Schaltfläche „Automatische Planung“ .
3. Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie Folgendes tun können:
   1. Wählen Sie die anzuwendenden Regeln aus.
   2. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die einbezogen werden sollen (wenn Sie den Standortfilter verwenden, werden standardmäßig alle Mitarbeiter an diesem Standort ausgewählt).
4. Klicken Sie auf „Ausführen“ , um den Scheduler zu starten.
5. Veröffentlichen Sie die Schichten, wenn Sie bereit sind.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterverträge mit den korrekten vereinbarten Arbeitszeiten und Ruhezeiten aktualisiert sind.
• Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Versicherungsschutz, um ihn an Geschäftsspitzen oder Feiertage anzupassen.

Häufig gestellte Fragen

1. Warum werden den Mitarbeitern keine Schichten zugeteilt?
   Dies kann passieren, wenn nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die den definierten Regeln und Rollen entsprechen.
   
2. Warum sind Änderungen nach der Terminplanung nicht sichtbar?
   Versuchen Sie, die Seite neu zu laden, falls die neuen Schichten nicht sofort angezeigt werden.
   
3. Was passiert, wenn für eine Schicht kein Mitarbeiter zur Verfügung steht?
   Das System lässt die Schicht unbesetzt, und Sie sehen dies im Bereich „Schichtabdeckung“.
   
4. Kann ich Schichten bearbeiten, nachdem sie erstellt wurden?
   Ja, Schichten können nach Abschluss der automatischen Planung (vor der Veröffentlichung) manuell angepasst werden.